ご使用にあたって

Q. 人事サービスの使用権限は、どのように取得しますか?

Q. 人事の基本設定は必ず必要ですか?

  • ユーザー登録のための社員情報の入力には、会社の人事の基準に沿った人事情報(部署、役職、職責、社員番号など)が含まれます。社員情報の入力のための組織の情報、勤怠基準を入力した後、社員の情報を入力します。

Q. 複数の社員情報を一度に追加したいと思います。

Q. 社員の役職・職責情報を変更したいです。

  • 社員の追加時に入力した部署、役職・職責、在職の状態、雇用形態については、人事発令を通じて変更することが可能です。[人事]>[人事発令]メニューに移動して人事発令を行います。詳細については、'人事発令ガイド'をご参考にしてください。

Q. WORKPLACE使用案内メール発送にエラーがあります。案内メールを再送することができますか ?

  • WORKPLACE メール再送が必要な場合は、WORKPLACE [管理] > [ユーザー管理]へ移動してメールをクリックします。

  • 再送後もメールの送信に問題がある場合、WORKPLACE[人事]>[社員管理]に移動して個人メールアドレス在職状態をもう一度確認してください。在職状態が入社予定なら予定されて入社予定日にWORKPLACEの使用案内メールが社員のプライベートメールアドレスに送信されます。メール再送時前に発送されたメールは、無効になります。

紹介

組織の人事基準を設定してWORKPLACEに社員を招待します。ここで説明する人事の基本設定はWORKPLACE使用のために一番先に行わなければなりません。

人事の基本設定のプロセス

人事サービスに接続方法

  • 人事サービスは、画面の上段にあるメニューからアクセスすることができます。
  • [人事]メニューは、アクセス権限をもつユーザーにしか表示されません。

組織情報の設定

Step 1. 組織図の設定

ツリー形式の組織図を設定します。画面から直接入力する方法とフォーム使って一括追加する方法があります。組織図を反映する時期を設定することができ、今日の日付を入力すると、すぐに反映されます。

[組織図]に移動し、[組織改編]をクリックします。

② 反映予定日を入力します。今日の日付を入力すると、すぐに反映されます。

  • 組織改編で組織図を作成したり、編集することができます。
  • 組織改編で、サブ部署や組員がいる組織を削除するには、移動される部署を入力する必要があります。
  • 部長は人事発令され、決裁ラインの上位組織の長に設定されます。

③ 組織図を編集します。組織を追加する方法は次のとおりです。

  • 追加:部署を追加します。部署名を編集する際に部署名を入力します。
  • 順番の変更:部署をマウスでドラッグしておいて、部署の階層及び順番を変更します。
  • 部署名の変更:部署を選択した後、変更する部署名を編集領域に入力します。多言語入力が可能です。

[確認]をクリックします。

その他の機能

  • 削除: 部署を削除します。プレビュー領域で、削除する部署を選択して、[削除]をクリックします。部署に所属員がいれば部署を削除することができません。
  • 時期別の組織・社員:特定の時期における組織や部署に所属社員、社員の役職や職責を確認することができます。

Step 2. 基本情報の設定

会社の人事施策に基づいて社員の属性情報を設定します。役職や職責など、社員情報の項目の使用有無を選択的に設定することができます。使用を設定した項目は、社員情報を入力する時に表示されるようになり、社員の検索結果から露出の有無を設定して、検索用の情報として用いることができます。

[基本情報の設定]に移動します。

入社日・在職状態・雇用形態の社員を検索する際に露出の有無を選択します。使用の場合は、[Y]を選択します。

役職・職責項目の使用有無を選択します。使用の場合は、[Y]を選択します。

  • 使用有無を[N]に変えると社員情報を入力する時に、そのフィールドは公開されません。
  • 役職・職責を使用中に、人事施策を変更するために使用有無を[N]に変えると、役職・職責の情報が初期化され、再び使用に変更しても元に復旧できません。
  • 役職・職責名は、会社の内部ルールに基づいて項目名を変更することができます。
    • 役職名・職責名を入力します。多言語を使用する場合、多言語入力[A] ボタンが見えるので、言語固有の名称を入力することができます。
    • [追加]をクリックして項目を追加します。
    • [順番の変更]を用いてリストの順番を変更することができます。
    • [削除]をクリックすると項目が削除できます。使用中の役職・職責は削除することができません。

Reports To項目の使用の有無を選択します。社員検索ウィンドウの組織図から個人レポートラインのReports Toを確認することができます。

「Reports To」とは何ですか?

報告対象を意味する言葉で、業務報告をする上位社員をReports Toで表現し、Reports To(person)を省略して呼びます。部署あるいは個人レポートラインの両方を使用している会社でも、Aの業務は、部署長を中心に、B業務はReports Toを中心にコンテキストを使用できます。例えば、経費精算は、個人レポートライン(Reports To)に応じて、不在予定は部長に報告して管理されている場合、書式別の決裁ラインを設定する時に、異なった設定を使用することができます。

社員番号 項目の使用の有無を選択します。

  • 社員番号の使用の有無[Y] に選択し、社員番号の項目をクリックすると、右側の領域から社員番号の自動付与の有無を選択することができます。
    • 社員番号の自動付与をチェックした際、その後に入社する社員から順番に番号が自動的に付けられます。[人事情報]> [社員番号の管理] メニューからは、社員番号を照会用にのみ使用することができます。
    • 社員番号の区分名、シリアル番号の長さを設定しておけば、より便利に利用することができます。
    • 既に入社した社員に、他のルールの社員番号が付与されている時に、社員番号の自動付与を先に解除して[人事情報]> [社員番号の管理] メニューから既に入社した社員の番号を手動で変更した後に使用してください。
    • 社員番号の自動付与機能を使用しない場合は、[人事情報]> [社員番号の管理] メニューから社員番号を手動で管理します。
  • 社員番号が付与された社員がいる状態で、社員番号の使用の有無を[N]に変更すると、既存の社員番号の情報は初期化されます。

生年月日・携帯電話・会社の電話番号項目の使用の有無を選択します。

業務メール・プライベートメールは基本的に使用に設定されます。

社員検索露出の有無[はい]に設定すると、、ユーザー画面の右上の社員検索を通じて検索された結果の画面に公開されます。

⑨ [保存]をクリックします。

Step 3. 追加情報の設定

会社で管理する情報のうち、基本的な情報に含まれていない項目は、追加情報から直接入力して管理することができます。 Y / N型、選択型、日付型、敍述型など、様々な方法で、必要な項目を追加することができ、さらに必要に応じて社員の情報検索に露出することができます。

追加情報の設定に移動します。

② 社員情報の登録時に個人情報・家族情報・キャリア情報・語学情報・資格・兵役情報・学歴情報の使用の有無を選択します。選択を解除した時には、社員情報登録フィールドは見えません。

追加をクリックすると、追加情報の設定ポップアップが立ち上がります。

  • 追加情報名を入力、形態の選択、社員の検索結果に露出の有無を選択して保存します。
  • 追加された情報が見えるので、順番の変更・修正・削除が可能です。
  • 選択型のコンボ型の場合は、項目名を設定することができ、右側の領域に、各詳細項目別に社員数が表示されます。
  • 社員検索露出の有無[Y] に設定した時、追加情報の項目が社員の検索結果に露出されます。

Step 4. 社員番号の管理

[人事情報]> [基本情報の設定] の社員番号の使用の有無が使用に設定され、社員番号の自動付与を使用していない時に、このメニューから社員に付与する社員番号を管理します。

[社員番号の管理] に移動します。

  • 社員番号:社員番号の入力フィールドに付与された社員番号を入力します。
  • 検索:検索領域に社員番号と社員名を入力すると、必要な情報をすばやく検索することができます。
  • ダウンロード:社員番号の情報をダウンロードしてExcelファイルに保存することができます。

[人事情報]> [基本情報の設定] 社員番号の自動付与にチェックの時、社員番号の入力フィールドは編集できない状態に変わり、既に入社した社員の社員番号の変更が必要な場合は、[人事情報]> [基本情報の設定]の社員番号の自動付与を先に解除して、社員番号の管理メニューから既に入社した社員の数を手動で変更した後に使用してください。

勤怠基準の設定

不在項目の設定

会社の不在項目を設定します。設定された項目は、不在スケジュール文書のフォームに反映されます。システムが提供する慶弔・出張の不在項目を使う時に、慶弔金や出張手当の支給のための会計処理が連動されます。

[不在項目設定]に移動します。 

[追加] をクリックすると、入力フィールドが生成されます。

③ 内容を書き込みます。

  • 不在項目名は、会社の内部ルールに基づいて設定することができます。
  • 理由(説明フレーズ)にフォーム作成ガイドを提供すると便利です。
  • 年次の反映を[Y]に設定すると、年次情報が反映されます。
  • 時間単位(終日・半日・1時間・2時間・30分)を選択します。
    • 基本的な値は、終日8時間です。 「勤務」サービスの勤務方式別の1日所定労働時間としてみなします。例えば、所定労働時間が8時間の場合、終日は8時間であり、半日は4時間です。
    • 2時間:会社の通常の労働時間が7時間である場合には、2時間・4時間・6時間単位で不在を申込むことができます。
  • 労働時間に含むかどうかを選択します。 該当項目は、「勤務」サービスを使用した場合のみ公開されている項目です。を [Y]に設定した時、申請した不在時間は、通常の労働時間に含まれて計算されます。但し、休日・定休日の不在は労働時間に含まれません。
  • 順番変更の矢印をクリックして、不在項目の順番を変更することができます。使用頻度の高い項目を優先順位に配置すると、使いやすいです。

[保存] をクリックします。

慶弔・出張基準の管理

慶弔、出張の不在スケジュール文書の書式を活用するために休暇日、慶弔金などの基準設定が必要です。 コストが支給される場合、WORKPLACEの会計サービスとの連動で自動伝票の作成と自動承認処理が行われます。

慶弔基準の管理

会社で慶弔と認める項目を設定し、各慶弔別に慶弔主体と社員との関係に応じて提供する慶弔休暇日数と慶弔金を設定します。

[慶弔基準の管理]に移動します。

② [追加]をクリックすると、下段に入力フィールドが生成されます。

③ 慶弔区分を入力します。

④ [追加]、[削除]をクリックして、慶弔休暇及び慶弔金を支給する家族関係を設定します。

⑤ 関係別に提供する休暇日数慶弔金を入力します。

⑥ [保存] をクリックします。

出張基準の管理

出張先や職級に応じて出張手当を設定します。

[出張基準管理]に移動します。

② [追加]をクリックすると、下段に入力フィールドが生成されます。

③ 出張先、海外出張の有無、通話を入力します。

  • 出張手当の支給基準を入力します。

  • 職級の使用の有無を[Y]に設定すると、職級別に出張手当を細分化して支給することができます。

  • 日給適用の方法を設定すると、選択された方式による日給が不在スケジュール(出張)の申請時に表示されます。

    • 日給支給 方式: 出張期間のすべての期間に出張日給を支給する方式です。

    • 1泊2日以上の日給支払方式:当日出張の際には日給を支給せず、出張期間が1泊2日以上になったときに、すべての期間に出張日給を支給する方式です。

    • 開始を除く方式:出張開始日を除き、残りの期間の出張日給が支給されます。

[保存] をクリックします。

休職区分の設定

休職も人事発令項目に反映する休職項目を設定して、項目別に給与に反映の有無、勤務日数の算定の有無を設定します。使用頻度の高い項目を優先順位に配置すると便利です。勤務日数を算定する無給休暇で、実際の勤務日数が80%に満たなければ年次に認められない場合があります。

社員情報の入力及び招待

社員情報の入力は直接入力する方法と、提供された書式を用いて「一括追加」方法があります。「一括追加」は、システムの初期設定時、既存の社員を再度登録するときに有用です。個人情報のすべての必要な値が入力されると、その社員にWORKPLACEの使用案内メールが自動的に送信されます。

WORKPLACE Collabo, Collabo+ お客様は、サポートセンターの支援を受けて社員情報の一部が反映されます。また追加で個人情報のすべての必要な値を入力することにより、お客様にWORKPLACEの使用案内メールが送信されます。

社員の管理

  • 社員を追加すると、個人メールにログイン案内メールが送信されます。メールを認証した社員は、WORKPLACEを使用することができます。
  • 社員情報の削除は、退社発令として処理します。
  • 一括追加は社員をいっぺんに追加する用途に限られるため、既に登録されている社員の人事情報は一括で変更することができません。
  • 入社予定者は、自動的に採用発令され、入社日からWORKPLACEを使うことができます。入社予定者は、入社予定日の前に削除が可能です。
  • 業務メールアドレスは、ユーザーのログインIDとして使われます。
  • [ビュー]をクリックすると、社員情報を確認することができます。
  • 右下の印刷アイコンを押すと、該当社員の人事カードをプリントすることができます。

サブメールとは?

  • 「業務メール」アドレスを変更すると、変更前の業務メールアドレスは、サブメールリストに追加され、メール受信が可能になります。
  • 変更前に使用していた業務メールアドレスにメールの受信が不要である場合、もしくは該当メールアドレスを再利用、または必要時に「補助メール照会」をクリックして削除して使用することができます。
  • 補助メールの検索機能は、WORKPLACE Collabo、Collabo+ユーザーのみになります。

人事カードのプリントアウト

印刷オプションウィンドウで、目的の出力項目を選択した後、確認をクリックすると、選択した項目のみをプリントアウトすることができます。出力項目に対する設定は、各社員ごとに異なる出力が可能です。

一括追加

[社員の管理]に移動します。

[一括追加]をクリックします。

[サンプルファイルのダウンロード]をクリックします。

サンプルファイル作成の案内

サンプルファイル作成の案内を参考にしてコンテンツを作成し保存します。

[一括追加]をクリックして作成したファイルを添付します。

[保存] をクリックします。

登録データの確認

  • 入力エラーがあるシートやセルは赤で表記され、下段にエラーメッセージが表示されます。
  • 登録したExcelファイルでエラーを修正した後、再アップロードします。

登録完了

社員の一括追加完了の結果を確認します。

  • 登録が完了すると、[人事]>[人事情報]>[社員の管理]で追加された社員を確認することができます。

個別に追加

[社員管理]に移動します。

[追加]をクリックします。

③社員の[基本情報]を入力します。社員の個人情報の内のすべての必須入力値を作成します。

  • 部署、役職・職責、在職の状態、雇用形態の変更は、[人事発令]で行われます。
  • 業務メールと個人メールのIDは、2桁以上の英数字特殊文字. - _ !を使います。

④ 会社で定義された追加情報がある場合には、追加情報をクリックして登録します。

[保存]をクリックすると、在職状態が在職、また休職の場合には、WORKPLACEの使用案内メールがすぐに送信されます。入社予定者は、入社予定日に案内メールが送信されます。 

年次基準の管理

年次発生の基準を設定し、勤続年数に応じた年次日数を設定します。年次は使用日の時点で算定され、次の年度の年次を事前に発生させたり、前年度の年次を特定の時点に締め切ることができる機能を提供します。

Step 1. 年次発生基準の設定

[年次発生基準の管理]に移動します。

年次発生基準会計年度入社日のいずれかを選択します。基準を変更した時、今年度の年次使用履歴が初期化されます。

年次発生時点を選択します。翌年の年次を事前に申請することができるように、翌年の年次が発生する時点を設定します。

  • 年次の起算日:翌年の年次が発生した日で、この日から翌年の年次を申請することができます。
  • 年次の起算日1/2/3ヶ月前:翌年の年次が発生する日から1ヶ月・2ヶ月・3ヶ月前で、この日から翌年の年次を申請することができます。例えば、「年次の起算日1ヶ月前」に設定した場合は、翌年が始まる日(例:1月1日)の1ヶ月前の日(今年12月1日)から翌年の年次を申請することができます。
  • 入社日を基準にする会社である場合には、社員ごとに入社日を基準に毎早朝に配置(Batch)が作動して年次発生時点の設定に基づいて自動的に年次が発生されます。

年次使用の期間を選択します。既に使用した前年度の年次を年が明けた後でも申請できる範囲を指定します。この機能は、年次を先に使用してから申請を後にした場合でも申し込むことができる締め切りの設定と似ています。設定された期間内の不在スケジュールを申請することができ、また期間が経過すると、前年度の年次は申込むことができなくなります。

  • 次回の年次起算日の直前:翌年の年次が発生した前日まで「不在スケジュール>年次」を申請することができます。例えば、翌年の年次が1月1日に発生した場合、今年12月31日まで不在スケジュールを申込まなければなりません。
  • 次回の年次起算日、10日/ 1ヶ月/ 3ヶ月/ 6ヶ月/ 1年以内:次回の年次発生日以降10日以内/ 1ヶ月/ 3ヶ月/ 6ヶ月/ 1年以内に不在スケジュール>年次を申込むことができます。例えば、「次回の年次起算日10日以内」に設定した場合、翌年の年次発生日以降、10日以内に不在スケジュールを申込むことができます。

年次使用の限度を選択します。

  • 残りの年次内でのみ使用:今年の残りの年次日数に限り申請できるように制限して年次がマイナス( - )にならないようにします。
  • 制限しない:今年の残りの年次日数より多い年次を申請することができます。

⑤1年未満の年次発生の基準を選択します。

  • 一ヶ月満勤時毎に:中途入社者の年次支払を毎月の満勤時ごとに1つずつ支給します。
  • 満勤を仮定して入社した時:当該年度に満勤することを想定して、事前に当該年度の残りの期間に対する年次を一括支給します。

⑥ 勤続年数別の年次です。

  • 会計年度(01.01〜12.31)を基準に年次が発生すると年次算定は易しいが、年次退職精算時の残り日数が異なる場合があります。
  • 会社内規に基づいて、勤続年数別の年次日数を編集することができます。この場合、勤続年数に応じた発生年次が自動的に調整されます。
  • 勤労基準法に基づいて勤務期間が満2年が経過した後、3~4年目には1日、5~6年目には2日の年次が追加で発生します。
  • 会計年度基準:会計年度の毎年1月1日を基準に一律に労働者に年次休暇を付与する方式です。
  • 入社日を基準:毎年入社日に1年間の年次を付与する方式です。

Step 2. 残りの年次日数の登録

[年次照会・変更] メニューに移動し、調整日数に社員の残りの年次日数を入力して、[保存] をクリックします。

部署メールの管理

WORKPLACE Collabo/Collabo+ 商品を使用している場合は、[人事]> [組織の情報]> [部署メールの管理]メニューが公開されます。部署メールアドレスは、組織の生成時に、各部門の部署コードによって自動的に生成されます。 WORKPLACEは、部署メールのアドレスを部署名など、意味のあるアドレスに変更して、使用できる機能を提供します。

  • メールアドレス:部署メールのアドレスを入力します。例えば、人事部署メールのアドレスをHR @会社のドメインに設定した後に使用するとさらに便利です。
  • 外部メール受信を許可:許可をチェックすると、該当部署メールのアドレスに外部メールを受信することができます。

関連情報のショートカット

下記のガイドで関連情報を確認することができます。

に対する検索結果は~件です。 ""

    に対する検索結果がありません。 ""

    処理中...