ご利用の前に

Q. ワークフローサービスの利用権限の取得方法を教えてください。

Q. 管理者の設定した決裁ライン(処理した人)をワークフローの処理中に文書作成者又は処理した人によって修正することはできますか?

  • 管理者の設定した基本処理者は、ユーザーが削除することができません。ワークフローに必須として追加されなければならない処理者は'決裁ライン設定'にて処理者として追加してください。

Q. 使っていた決裁願テンプレートを活用することはできますか?

  • ワークフロー管理の'一般テンプレート設定'機能を利用することで活用することができます。テンプレートが決まっている場合、文例を利用して表などの形式を構成することができます。モバイル上での文例は、エディタの画面を提供する際に制限があり、エディタを活用した構成は出来かねます。テンプレートが複雑な場合、PCのみによる文例をご利用ください。

Q. 年次申請の際、職名が部長以上の社員は、代表理事の決裁まで受けるように設定することってできますか?

  • 不在日程テンプレートの決裁ラインの設定において、基本決裁ラインの設定の他に、条件別の決裁ラインを追加で設定することができます。条件別決裁ラインの設定ポップアップで'不在項目を利用する'にチェックして年次休暇を選択します。'対象者を利用する'にチェックして対象者の人事情報に'職名'を選択した後、部長以上の職名を全て選択します。次の処理者入力で'直接入力する'方式で代表理事を選定した後保存します。

紹介

WORKPLACEのワークフローテンプレートを各社の環境に合わせて設定します。決裁ラインを利用しないか、全社員と文書を共有できるようにすることがことで、風通しのよい社風を構築することができます。

ワークフローの接続方法

  • ワークフローサービスは、画面上段にあるサービスの上メニューからアクセスすることができます。
  • メニューは、権限のあるユーザーの画面のみに表示されます。

決裁ライン設定

テンプレート別決裁ライン(処理する人)を設定します。決裁ラインの設定は、次数別上位部署長、次数別Reports To又は特定の社員単位で設定が可能であり、条件別決裁ラインを追加で設定することもできる。管理者の設定した基本処理者は、ユーザーが削除することができません。

決裁ラインを設定するに移動します。

② カテゴリーをクリックしてテンプレートを選択し、決裁ラインを利用するか否かを選択します。

  • 決裁ラインの'利用'が基本値に設定されて提供されます。
  • 決裁ラインの'利用'を解除すると、文書テンプレートに決裁ラインの設定領域が表示されません。

③ (決裁ラインを利用するに設定する際)追加するボタンをクリックします。

④ 作られた入力フィールドに処理者を入力します。

決裁ライン項目 説明 選択可能な場合 自動同意可否
第N次上位部署長 作成者の第1~N次上位部署長を自動でインポートします。会社の部署Level分指定することができます。 基本情報設定の部署利用を'はい'に設定した場合にのみ表示されます。 利用可能
Reports To 次数が自動的に設定されたReports Toが表示されます。例えば、Reports Toを2回設定する場合、第1次Reports To、第2次Reports To(Reports To's reports to)に設定されます。 基本情報設定のReports Toの利用を'はい'に設定した場合にのみ表示されます。 利用不可
直接入力 社員名を直接入力し、常に当該社員が同意できるように入力することができます。 いつも選択できます。 利用可能
  • [人事] > [人事情報] >[基本情報設定]でReports Toを利用するか否か'はい'に設定した場合、決裁ラインの設定で処理者を第N次Reports Toに選択することができます。

  • 決裁ラインに自動同意対象者を選択することができます。

    • 自動同意の選択された社員には、決裁が処理される時点で自動同意された文書を確認できる通知メールが送信されます。

  • WORKPLACEをグループ会社で利用する際、処理する人はグループ会社の全社員を選択することができます。詳しい内容は、グループ会社ガイドをご参照ください。

⑤ 順番の修正:処理者の処理順を修正することができます。

⑥ 削除:処理者を削除することができます。

⑦ 優先順位で適用する決裁条件がある場合、条件別決裁ラインを追加するをクリックして設定します。

  • 条件別決裁ライン設定のポップアップが表示されます。

  • ポップアップの上段の内容は、テンプレート別に異なるように表示されることがあります。

    • 不在日程:不在項目、対象者の人事情報に応じた設定ができます。(例:部長職の社員の年次休暇登録)
    • 証明書:証明書の区分、対象者の人事情報に応じた設定ができます。(例:派遣社員の在職証明書の発行)
    • 経費計画申請/経費精算申請:対象者の人事情報に応じた設定が可能です(例:事業場A所属の社員の精算申請)
    • 一般:テンプレート区分、対象者の人事情報に応じた設定が可能です。
    • 勤務計画申請/勤務結果申請/勤務結果申請取消:対象者の人事情報に応じた設定が可能です。(例:アルバイトの勤務結果申請)
  • 条件別決裁ラインの設定(例:不在日程テンプレート)

    • 不在項目に利用する際、'利用する'にチェックして適用する項目を選択します。
    • 対象者に利用する際、'利用する'にチェックして適用する対象者の部署/職位/職名/雇用形態/事業場の中から選択します。部署/職位/職名/雇用形態/事業場の選択は、[人事] > [人事情報] > [基本情報設定]の影響を受けることがあります。(例:基本情報設定で職位を'利用しない'に設定する際、選択項目に職位が表示されません。)
    • 追加ボタンをクリックして処理する人(部署長、Reports To、直接入力)を入力し、自動同意可否をチェックします。
    • 確認をクリックすると、条件別決裁ラインの追加が完了します。条件別決裁ラインが複数追加された際、順位の高いものから実行され、最後に追加した条件が第1順位として適用されます。

⑧ 保存ボタンをクリックします。

⑨ 経費精算申請、経費計画申請テンプレートは、基本決裁ラインの他違反決裁ラインを追加で設定することができます。

  • 違反決裁ライン:違反決裁ラインは、[経費] > [Self Check管理] > [監査項目管理]にて監査項目を作る際、違反された項目に対し、ワークフローを継続する場合、基本決裁ラインと異なる決裁ラインを適用する際に利用します。違反決裁ラインは、基本決裁ラインより上位の処理者や経費担当者を直接指定して活用します。(例:監査項目違反時、代表理事の決裁を追加)

  • 違反された項目を違反決裁ランとして決裁できるように設定するためには、違反決裁ラインの利用の有無がチェックされていなければなりません。詳しい内容は、監査項目作成に関する説明書をご参照ください。

決裁ライン設定のコツ

  • '決裁ライン'は'処理する人'、'決裁者'は'処理者'を意味します。
  • 管理者の設定した決裁ラインに有効でない決裁者(退職、休職による一時停止)が発生する場合、ワークフロー管理者に決裁ライン変修正リクエストを通知するメールが送信されます。
  • 管理者の設定した決裁ラインに空席の部署長が含まれている場合、テンプレートの決裁ラインは空制対象の除外された状態で提供されます。

決裁ライン例外管理

テンプレート別に設定された決裁ラインで処理者別に例外処理が必要な場合、決裁ライン例外管理に登録します。

決裁ライン例外管理に移動します。

② 例外内容を入力して登録するをクリックすると、下段リストに追加されます。

  • 原決裁者別、カテゴリー別、テンプレート別、テンプレート細部項目別で設定が可能です。
  • 決裁者の省略、変更設定又は自動同意設定ができ、変更設定を完了するためには決裁委任者を指定しなければなりません。
  • 重複された例外変更設定を登録することができません。
  • WORKPLACEをグループ会社で利用する際、原決裁者と変更する決裁者の検索範囲はグループ会社ガイドをご参照ください。

決裁ライン設定のコツ

  • [削除する]をクリックし、例外設定項目を削除します。
  • 決裁ラインの例外設定が文書作成時点に反映された場合、決裁ラインの例外項目を削除するとしても例外設定が維持されます。
  • 処理者が退職などの事由により例外反映ができない場合、例外設定はシステム上で自動的に削除され、元の決裁ラインが適用されます。
  • 自動同意設定の際、処理すべき段階で自動的に同意され、処理者に通知メールが送信されます。

説明領域管理

説明領域を利用してユーザーに文書作成ガイドを提供することができます。説明領域から提供するコンテンツは、テキストとイメージを利用して自由に編集することができます。

説明領域のフレーズ例

テンプレート 説明フレーズ例
不在日程 休暇、慶弔、出張、外回りの仕事などのような不在日程の共有に活用するテンプレートです。
経費精算申請 業務上支出した経費を精算します。法人カード、個人カード、現金など、様々な手段で使われた経費を精算することができます。
経費計画申請 業務上支出する経費計画を申請します。経費計画を予め申請すると、その経費計画を基に簡単に経費を精算することができます。。
一般 教育申請、備品購入申請などに活用するテンプレートです。予想される経費の支出に対して予め同意を得たり、社内社員と共有することができます。
証明書 会社から発行する証明書を申請します。'通知'に'完了'の通知が生成されると、グリーンファクトリーの4階にある窓口までお越しいただき、証明書をお受け取りください。
勤務計画申請 時間外勤務計画がある際に勤務計画を申請します。
勤務結果申請 出社退社記録の修正或いは勤務日に延長勤務をしたり、休日/休務日に勤務をした場合など延長(時間外)勤務として記録されるためには、勤務結果申請テンプレートを作成して承認を受ける必要があります。

テンプレート権限設定

テンプレート別作成権限を組織や権限、社員単位で与えたり除外する設定を行います。

  • WORKPLACEをグループ会社で利用する際、テンプレート権限は原所属社員及び他グループ会社所属の兼任社員を権限者として追加することができます。権限設定ガイドは、グループ会社ガイドをご参照ください。

テンプレート権限設定のコツ

  • テンプレート作成権限のないユーザーの画面には、当該テンプレートが表示されません。
  • 退職した人や削除された権限、部署があればリストから自動的に削除されます。

共有設定

テンプレート別共有状況を設定します。処理完了した文書に意見を共有します。全社員と文書を共有できるようにすることで風通しのよい社風を構築することができます。

  • WORKPLACEをグループ会社で利用する際、共有設定に対する詳しい説明は、グループ会社ガイドをご参照ください。

共有設定のコツ

  • 一部を共有する場合、組織や権限、作成者の部署、社員単位で共有対象を選択することができます。
  • 共有状況は、決裁処理中にユーザーによって修正することができます。

一般テンプレート設定

企業の内規に応じたワークフローのテンプレートを追加したり削除します。表/イメージの挿入など、テンプレート別の文例を自由に編集可能なエディタが提供されます。

一般テンプレート設定に移動します。

② テンプレートの追加を'利用する'に設定します。

③ [追加する]をクリックし、テンプレートを追加します。テンプレート名を入力します。

文例利用の有無にチェックする際、ユーザーの文書作成画面に設定された文例が表示されます。

⑤ エディタを利用してその文例を作成します。

⑥ [プレビューを表示する]をクリックし、テンプレートを確認します。

⑦ 保存ボタンをクリックすると、設定されたテンプレートが保存され、文書作成画面に適用されます。

一般テンプレート追加のコツ

  • 文例を'PC及びモバイル両方'に選択する場合、一部の編集機能が制限されます。
  • 文例を'PCのみ'に選択して作成すると、モバイルでは文例が表示されません。

文書番号管理

テンプレート別に文書番号の採番ルールを設定して自由に管理することができます。

文書番号管理のコツ

  • まず、文書番号形式を選択します。例:年月日+テンプレート区分+シリアル番号
  • 年月日形式/テンプレート区分名/シリアル番号長/区分子をそれぞれ選択します。
  • 文書番号の利用中にルールを変更すると、変更時点から作成された文書に適用されます。

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