ご利用の前に
Q. 会社で使っているテンプレートがあります。WORKPLACEではどのように活用すればいいですか？
- WORKPLACE前に使っていたテンプレートをそのまま移して利用することはできますが、簡単に会社のテンプレートを作り、運用できるような機能を提供しています。Drag&Drop機能でコンポーネントを移して各社で多く使うテンプレートを構成することができます。
Q. 文書に入っている情報を集めてExcelでダウンロードすることはできますか?
- 会社の作ったテンプレートは文書としても保管されますが、データとしても管理することができます。承認されたデータは、特定のユーザーに照会権限を与え、入力された全ての内容をExcelでダウンロードして管理することができます。例えば、社員の名刺申請詳細を一々文書で確認するのではなく、Excelで全ての申請詳細をダウンロードすることができます。(2020年公開予定)
カテゴリー設定
会社の使うテンプレートの用途と種類に応じて、テンプレートのカテゴリーを区分して管理することができます。
デフォルトとして基本/人事/勤務/経費カテゴリーが提供され、'基本'カテゴリーは、カテゴリー名の修正とカテゴリーの削除が許容されません。'基本'カテゴリーを除く残りのカテゴリーは、カテゴリー名を修正して利用することができ、必要でない場合に削除することができます。その他に必要なテンプレートのカテゴリーがあれば追加してご利用ください。
設定されたカテゴリーは、ユーザーの文書を作成するメニューから、テンプレートを素早く探すための分類として活用されます。
① カテゴリーを設定するに移動します。
② [追加する]をクリックし、テンプレートのカテゴリーを追加します。
- 追加するカテゴリー名を入力します。
③ カテゴリー別に含まれているテンプレート数が表示されます。
④ カテゴリーの表示順を修正します。
⑤ [詳細をみる]をクリックし、カテゴリー内に含まれたテンプレートを確認することができます。
- 順番修正タブで含まれたテンプレートの表示順を修正します。
- カテゴリー修正タブで含まれたテンプレートのカテゴリーを修正します。
⑥ [削除する]をクリックしてカテゴリーを削除します。削除するカテゴリーに文書テンプレートがある場合、まずテンプレートを別のカテゴリーに移動した後削除してください。
⑦ [保存する]をクリックして保存します。
テンプレート管理
会社で利用する文書のテンプレートを作って管理します。
WORKPLACEで基本設定として提供する不在日程、勤務結果申請、経費精算申請などのテンプレートの他に、会社の業務目的に合ったテンプレートを直接作り、利用することができるようにテンプレート作成機能を提供します。テンプレート作成をサポートすべく、10種余りの主に使われるテンプレートを前もって作成しておきました。
① テンプレート管理に移動します。
② WORKPLACEが基本設定として提供するテンプレートが照会されます。このテンプレートは、修正や削除ができず、カテゴリーと提供するテンプレートの確認のみができます。
③ [テンプレートを作る]をクリックし、各社で必要とするテンプレートを作ります。
テンプレート作成
[テンプレートを作る]をクリックすると、テンプレート選択のポップアップが開きます。合計で3つの方法でテンプレートを作ることができます。
| 空のテンプレート | 提供テンプレート | 我が社のテンプレート |
|---|---|---|
| 新しいテンプレートを作れる空のテンプレート空間に移動します。 | テンプレート作成のベーシックテンプレートを提供します。 用途に合ったテンプレートを選択した後、各社に合わせて修正すると、自社ならではのテンプレートを作ることができます。 |
テンプレートを作る機能で作られた我が社のテンプレートです。 テンプレート名をクリックすると、運用中のテンプレートをコピーして提供します。新しい内容で適切に修正した後利用することができます。 |
空のテンプレートでテンプレートを作る
① [空のテンプレート]をクリックします。テンプレート作成ポップアップが開きます。
② コンポーネント領域：ベーシックコンポーネントとWORKPLACEコンポーネントで構成されます。ベーシックコンポーネントとして、ユーザーが入力するタイプを多様に設定することができます。WORKPLACEコンポーネントは、WORKPLACEの機能を活用したコンポーネントとして、社員及び部署の検索、完了した文書の添付に活用します。利用するコンポーネントをマウスDrag&Dropしてテンプレート空間に移動します。
- ベーシックコンポーネント：フレーズテンプレートの作成に使われるコンポーネントです。
| ベーシックコンポーネント | 用途 | プロパティ設定 |
|---|---|---|
| タイトル | 全てのテンプレートに基本的に含まれるコンポーネントであり、テンプレートを作る過程では入力しません。 | - |
| テキスト | 短いテキストを入力します。 | 最大入力文字数を設定することができます。 入力許容値として文字/数字/特殊記号のうち多重選択することができます。 |
| マルチテキスト | 長いテキストを入力します。 | 最大入力文字数を設定することができます。 |
| 字 | 数字を入力します。 | 最大入力桁数を設定することができます。 |
| 通貨 | 金額を入力します。管理者の設定した通貨値がない場合、会社の基準通貨が表示されます。 | 表示する通貨を選択すると、当該通貨の金額が入力されるようにします。 |
| ラジオボタン | 提供された項目の中から1つを選択します。 | 選択する項目を1~N個入力することができます。 |
| チェックボックス | 提供された項目のうち、単数又は複数の項目をチェックします。 | チェックする項目を1~N個入力することができます。 |
| セレクトボックス | 提供された複数の項目の中から1つの項目を選択します。 | リストの項目を1~N個入力することができます。 |
| 時間(単一) | 時間を選択します。 | 出力された時間間隔を10分/30分/1時間おきから選択することができます。 時間形式はAM/PM又は24時形式の中から選択することができます。 基本時間設定を行わない場合、空欄として出力され、ユーザーの設定によってユーザーの選択前に基本時間が表示されます。 基本時間は、既に入力した時間形式と分単位設定を考慮して作成してください。 |
| 時間(範囲) | 時間範囲を選択します。 | 出力された時間間隔を10分/30分/1時間おきから選択することができます。 時間形式はAM/PM又は24時形式の中から選択することができます。 基本時間設定を行わない場合、空欄として出力され、ユーザーの設定によってユーザーの選択前に基本時間が表示されます。 基本時間は、既に入力した時間形式と分単位設定を考慮して作成してください。 |
| 日付(単一) | 日付を選択します。 | ユーザーに出力される基本日付を入力しない場合、空欄で出力されます。 本日の日付を選択する場合は現在項目を、特定の日付を基本値に設定する場合はユーザー設定をクリックした後、基本日付設定値に日付を入力します。 |
| 期間(範囲) | 日付の範囲を選択します。 | ユーザーに出力される基本日付を入力しない場合、空欄で出力されます。 現在項目を選択する際、開始日と終了日に本日の日付が基本設定として提供されます。 特定の日付を基本値に設定する場合、ユーザー設定をクリックした後、開始日/終了日に日付を入力します。 |
| 案内フレーズ(テキスト) | ユーザーに案内フレーズが表示されます。エディタと類似しているが、ユーザーが入力できない項目です。 | 案内フレーズを予め定義しておくと、当該内容がテンプレート内で表示されます。 エディタから入力された内容は、モバイル画面で希望する形として表示されないことがあるため、プレビューを通じて確認した後保存してください。 |
| スマートエディタ | エディタを利用して内容を入力します。 | スマートエディタは、テンプレート別に一度のみを含むことができます。 モバイルでは、エディタを提供することができないため、マルチテキストに変換して表示されます。 スマートエディタ領域に予めフレーズを出力する場合、出力内容を入力すると、ユーザーのテンプレート作成に役に立ちます。 |
| ファイル添付 | 添付ボタンやdrag*drop機能を利用してユーザーがファイルを添付します。 添付ファイルは、1つの文書に一度だけ利用することができます。 |
ファイルの最大サイズの設定は、添付ファイルの最大サイズを指定するものとして、MB単位でチェックします。 添付できるファイル形式と数を選択することができます。 出力するボタン名を設定することができ(例えば、検索する)、当該ボタンをクリックする際、ブラウザが開きます。 |
| 自動番号発行 | 当該文書に自動番号を与えます。 | 1~7桁に増加する文書番号を設定することができます。 自動番号発行の際の開始番号には文字列を含めることができます。 |
| 表 | 表形式のデータを入力します。 | 出力されるフィールドは、数の制限なく設定することができます。但し、モバイル利用権限を考慮し、3-4項目に制限することをお勧めします。 行追加を利用すると、2行以上の項目を表形式で入れることができます。 |
| ヒドゥンテキスト | 作成時には表示されず、ユーザーが文書を保存すると表示されます。文書保存時間を記録として残す必要がある場合には使うことができます。 | 自動的に保存される時点の時刻をYYYY.MM.DD HH:MM:SSで表現することができます。 文字列でも設定することができます。 |
- WORKPLACEコンポーネント：組織図と連携した社員検索と関連文書検索のコンポーネントです。
| WORKPLACE コンポーネント | 用途 | プロパティ設定 |
|---|---|---|
| 社員検索自動完成 | 社員を検索します。 | 自動完成に元所属と兼任所属を一緒に表示するか、元所属のみを表示するか選択することができます。 |
| 関連文書選択 | 既に完了したワークフロー文書を関連文書として添付します。 | 出力されるボタン名を設定することができ(例えば、検索する)、当該ボタンをクリックすると、ブラウザが開きます。 |
③ テンプレートを作成するテンプレート空間です。
- テンプレートのカテゴリーを設定し、テンプレート名を入力します。
- コンポーネントをクリックすると、右の詳細設定領域でプロパティを設定することができます。コンポーネン別で提供されるプロパティが全て異なるため、それぞれのコンポーネントに対してプロパティ設定を行う必要があります。
- コンポーネントの上下順番をドラッグして修正することができます。
④ コンポーネントの詳細なプロパティを管理します。
- 設定されたプロパティ値に応じてユーザー画面に提供されます。
- 共通設定は、コンポーネントの表示する名称と必須か否か、概略説明を表示することができます。
- 詳細設定は、コンポーネント別に提供されるプロパティが全て異なり、上記表で確認することができます。
⑤ [プレビューを表示する]をクリックし、作られたテンプレートを確認します。PCとモバイルとで表示される画面が異なる場合があるため、2通り全部確認が必要です。
⑥ [一時保存する]をクリックしてテンプレートを一時保存します。
⑦ [テンプレートを保存する]をクリックしてテンプレートを保存します。保存されたテンプレートは、[テンプレート管理]リストから照会され、'利用する'に設定する場合、[マイページ] > [文書を作成する]に表示され、ユーザーが利用することができます。
提供テンプレートでテンプレートを作る
① [提供テンプレート]をクリックします。テンプレート作成ポップアップが開きます。テンプレート名をクリックすると、WORKPLACEの提供する通常の会社で主に使われるテンプレートをコピーして提供します。新しい内容で好適に修正した後ご利用ください。
一般起案紙
プロジェクト報告書
週間業務報告書
欠勤理由書
早退申請書
休職申請書
退職申請書
購買申請書
名刺申請書
誓約書
顧客苦情処理書
顧客相談日誌
アイディア提案書
我が社のテンプレートを選択する
① [我が社のテンプレート]をクリックします。テンプレート作成ポップアップが開きます。テンプレート名をクリックすると、我が社で運用中のテンプレートをコピーして提供します。新しい内容で好適に修正した後ご利用ください。
② 会社で作成したテンプレートリストが表示されます。テンプレートを選択します。
③ 既に作成したテンプレートがコピーされてポップアップが開きます。修正後[テンプレートを保存する]をクリックすると、新しいテンプレートが作られます。
作成したテンプレート照会
① テンプレート管理に移動します。
② [テンプレートを作る]を通じて作成したテンプレートが照会されます。作成されたテンプレートは、テンプレート利用の有無、(データ)管理の有無を設定することができ、詳細/修正/削除ボタンが表示されます。
③ 利用の有無：テンプレート利用の有無を切り替えることができます。'利用する'に設定する際、[マイページ] > [文書作成]画面に表示されます。
④ (データ)管理の有無：当該テンプレート(会社で作ったテンプレート)で作成した文書の詳細を常にダウンロードできる画面を提供します。文書を照会する際、検索項目/結果項目/データ照会権限を設定します。
- 検索項目設定：
- 文書のタイトル/テキスト/文書番号/作成日は、検索項目に基本設定として提供する項目として、別に追加しなくても基本的に業務文書照会画面検索領域で確認することができます。
- 追加の検索条件としてテキスト形式の項目を追加することができ、左から選択した後、[追加する]をクリックして検索項目リストに追加します。[削除する]をクリックして検索項目を削除することができます。
- 結果項目設定：
- 当該テンプレートで使われたコンポーネントが左領域に照会されます。
- 文書のタイトル/テキスト/文書番号/作成日は、結果項目に基本設定として提供する項目として、別に追加しなくても基本的に業務文書照会画面結果領域で確認することができます。
- 追加の詳細項目を照会する場合、左から結果項目として表示するコンポーネントを選択した後、[追加する]をクリックして結果項目リストに追加します。但し、結果項目追加に表、案内フレーズ、スマートエディタコンポーネントは提供されません。
- [順番を修正する]をクリックし、項目の順番を入れ替えることができ、[削除する]をクリックして項目を削除することができます。
- データ照会権限設定：
- 当該テンプレートとして作成された文書を照会できる権限を付与します。
- 左から社員を検索し、[追加する]をクリックして右の照会権限リストに追加します。
- 照会権限を与えられた社員は、[マイページ] > [文書をみる] > [業務文書を照会する]メニューが表示されます。
⑤ 詳細の[見る]をクリックすると、テンプレートのプレビューポップアップが開きます。
⑥ [修正する]をクリックし、テンプレートを修正することができ、テンプレート編集ポップアップが開きます。
⑦ [削除する]をクリックし、テンプレートを削除します。
