使う前に

Q.会計管理者と担当者のどちらとも伝票が作成できますか。

  • 会計に基本的に提供される権限である会計担当者と会計管理者のうち、会計担当者は「作成/登録/要請」権限があり、伝票を作成することができます。 会計管理者は「承認/確定/差戻」が可能です。 伝票作成権限を付与するためには、会計担当者の権限を付与するか、「作成/登録/要請」の追加権限を作成して付与します。

Q.承認済みの伝票や承認を要請した伝票を削除または取消しできますか?

  • 承認された伝票を、会社の重要な企業会計情報として取消するには、「伝票逆仕訳」として記録を残すことを推奨します。 ただ、Trialを使用する時、テストデータの削除など特殊な目的で承認された伝票を削除しようとする場合には、承認を取り消した後に削除することができます。「伝票承認の取消」 メニューで承認された伝票を取り消した後、「伝票作成/照会」で該当伝票を削除します。

Q. .一度で複数の伝票の承認を要請できますか。

  • 「伝票作成/照会」の画面の伝票リストには、多重選択のためのチェックボックスを提供します。 2つ以上の承認する伝票('一時保存'状態)を選択した後、[承認要請]をします。

Q. .以前に作成された伝票をコピーして新規に作成したいです。

  • 「自動承認」伝票を除く「臨時保存」、「承認要請」、「承認完了」状態の伝票は、すべてコピー可能です。 伝票の照会画面下部の [伝票のコピー] ボタンをクリックすると、コピー伝票が作成され、「臨時保存」 状態で保存されます。

Q. 伝票が作成できません。

  • 締め切りの管理に移動し、締め切りの状態を確認します。 締め切られた月は伝票の修正または追加作成はできません。

Q. 作成された伝票を一括印刷できますか?

  • 「伝票作成/照会」画面の伝票リストには、多重選択のためのチェックボックスを提供します。 印刷する伝票を選択し、[印刷]をクリックします。

紹介

会社のすべての取引内訳を伝票で登録·管理します。 登録した伝票は、勘定の債権/債務区分に従って入金/出金の内訳管理に反映されます。 慶弔、出張、使用経費の申込によって発生する費用処理は、自動的に伝票が作成および承認され、出金内訳リストに反映されます。 伝票の作成と承認の権限を、会計担当者と会計管理者のそれぞれの固有権限に区分することで会計の安全性を強化しました。

入金/出金の内訳は債券/債務管理で詳しくご紹介します。 債権/債務管理ガイドをご参考お願いします。

伝票照会

検索条件によって伝票照会が可能です。 伝票は臨時保存、承認要請、承認、承認取消、差戻、自動承認の6つの状態に区分されます。

① 「伝票 > 伝票作成/照会」に移動して検索条件を入力します。

② 検索結果を確認します。

  • 関連伝票の照会:当該伝票に返済、逆仕訳で関連伝票を照会します。 関連伝票がある場合のみ、[照会]ボタンが表示されます。
  • 決裁文書:ユーザー画面で、決裁で自動伝票承認された場合、決裁文書のリンクを提供します。

伝票状態が表示され、伝票履歴を簡単に確認できます。

伝票処理区 伝票状態
伝票の最初の作成 状態の表示なし
臨時保存 臨時保存 2018.07.06
承認要請 承認要請 2018.07.06
承認完了 承認要請 2018.07.06 > 承認完了 2018.07.06
承認取消 承認要請2018.07.06 > 承認完了 2018.07.06 > 承認取消 2018.07.06
差戻 承認要請 2018.07.06 > 差戻 2018.07.06

担当者権限

  • 追加:伝票作成画面に移動します。 リストに選択された伝票がある場合、ボタンが無効化されます。
  • [削除]:決裁完了、臨時保存、差戻状態の伝票を削除する時に使用します。 承認要請、承認完了状態の伝票を選択すると、ボタンが無効化されます。
  • 承認要請:臨時保存状態の伝票を選択し、管理者に伝票承認を要請します。
  • 伝票逆仕訳:リストから1つずつ選択し、[伝票逆仕訳]を選択すると、伝票が逆仕訳されます。 元伝票(青い矢印)と逆仕訳伝票(赤い矢印)はリストから伝票番号の後ろに表示されます。

承認者権限

  • 承認:リストから「承認要請」状態の伝票を選択し、承認処理します。 複数の伝票を同時に選択して処理できます
  • 差戻:リストから「承認要請」状態の伝票を選択し、差戻処理します。 複数の伝票を同時に選択して処理できます。

伝票照会のチップ

  • 伝票リストでは、複数の伝票を選択して印刷が可能です。
  • ボタンが見えない場合は本人の権限を確認し、無効状態の場合は選択した伝票の状態を確認します。

伝票作成

会計の基本設定および勘定科目、共通コード設定した後に伝票が作成できます。

担当者が伝票の作成後に承認申込をすると、管理者は承認要請の件を確認し、承認または差戻処理を行います。 承認された伝票は債権/債務区分に従って入金/出金の内訳管理に反映されます。

① 伝票作成画面に移動します。

  • [伝票作成リンク] をクリックし、ご希望の伝票様式を選択します。
  • 「伝票 > 伝票作成/照会」画面で、[追加] ボタンを選択します。

伝票の基本情報を入力します。

  • 伝票日:今日の日付に自動設定されます。 入力フィールドをクリックして修正できます。
  • 証憑日は費用発生日を入力します。 領収書を添付する場合、領収書の日付を入力します。
  • 通貨:基本的に基準通貨を表示し、外貨を入力する場合、照会して選択します。 選択した通貨の証明日のレートで基準通貨に換算して基準通貨に表示されます。
  • 逆仕訳の可否: 「N」 を選択すると、逆仕訳伝票が作成できません。
  • ファイル添付:領収書と同じ証拠ファイルを添付します。 複数添付可能です。

伝票詳細を追加します。

  • 勘定:直接入力するか、照会して選択します。 選択した勘定に従って摘要、管理項目、補助画面などを照会入力します。
  • ライン摘要:勘定に登録されたライン摘要がある場合、選択するか直接入力します。
  • スケジュール管理:ライン別にスケジュール管理が可能です。 設定したスケジュールを入/出金内訳に反映されます。
    • 伝票項目が買入に関する内訳である場合は、当該取引先の支払の決済条件が登録された場合、当該支払日が予定日に入力されます。
    • 伝票項目が売上に関連した内訳である場合、当該取引先の受給の決済条件が登録された場合、当該支払日が予定日に入力されます。
  • 管理項目:勘定科目に応じた取引先、カード番号などの管理項目が表示されます。
  • 内訳保存:詳細内訳を作成後、[内訳保存]ボタンをクリックします。 変更する場合は、詳細内訳を選択し、[内訳保存] を選択します。
  • 取消し:作成履歴を取り消すには、[取消し] ボタンをクリックします。
  • 内訳削除:内訳を削除するには、当該内訳を選択した後、[内訳削除] をクリックします。

担当者権限

  • 承認要請:伝票作成完了後に管理者に承認要請します。
  • 伝票の逆仕訳:現在の伝票に対する逆仕訳伝票が作成されます。
  • 伝票のコピー:現在の伝票と同じ勘定科目にコピーされた伝票が作成されます。

承認者権限

  • 承認:承認要請された伝票を承認処理します。
  • 差戻:承認要請された伝票を差戻処理します。 差戻された文書は、担当者が修正した後、再び承認を要請することができます。
  • 伝票様式で保存:よく使用する伝票の場合、伝票様式で保存して使用します。 「設定>伝票様式管理」メニューで管理します。

伝票作成チップ

  • 勘定科目に応じた補助画面、管理項目の設定は「設定>勘定管理」から設定します。
  • 承認要請:伝票作成完了後に管理者に承認要請します。
  • 伝票の逆仕訳:現在の伝票に対する逆仕訳伝票が作成されます。
  • 伝票のコピー:現在の伝票と同じ勘定でコピーされた伝票が作成されます。

承認者権限

  • 承認:承認要請された伝票を承認処理します。
  • 差戻:承認要請された伝票を差戻し処理します。 差戻された文書は、担当者が修正した後、再び承認を要請することができます。
  • 伝票様式で保存:よく使用する伝票の場合、伝票様式で保存して使用します。 "設定>伝票様式管理"メニューで管理します。

伝票作成チップ

  • 勘定科目に応じた補助画面、管理項目の設定は「設定>勘定管理」から設定します。

伝票作成(自動)

使用経費、不在申込-慶弔のワークフローが作成されると自動的に伝票が作成され、承認されます。

  • 自動伝票の取消し

    • 出金伝票の作成前には、人事担当者によって取消しでき、自動的に逆仕訳伝票が作成されます。
    • 出金伝票の作成後には、会計担当者が出金伝票を逆仕訳した後、人事で取消し処理する必要があります。伝票番号をクリックして伝票照会画面に移動し、「伝票逆仕訳」をクリックします。
  • ただし、慶弔の場合、人事で取消し処理がされず、会計担当者が逆仕訳伝票を作成しなければなりません。

伝票承認の取消し

承認された伝票の項目および金額などの修正が必要であったり、業務上やむを得ず承認伝票の削除が必要な場合、承認された伝票を承認取消して承認要請状態と同様に変更して修正および削除することができます。 本機能は"管理者"にのみ提供されます。

伝票 > 伝票承認取消に移動します。

② 承認取消の伝票を選択します。

承認取消ボタンを押します。 承認取消された伝票はリストから削除され、「伝票作成/照会」画面で「承認取消」状態の伝票を確認することができます。

一般伝票承認の流れ:

承認された伝票の取消し:

  • 承認取消された伝票は、会計担当者が修正後、再び管理者に承認要請することができます。

伝票削除が可能な場合

  • 企業活動の一環として作成された伝票をなるべく削除しないことを推奨し、修正が必要な場合は伝票逆仕訳を実行します。
  • やむを得ず伝票を削除しなければならない場合、伝票状態が「仮保存」、「承認要請」、「差戻」、「承認取消」の場合は削除可能です。
  • 削除された伝票は復元できません

締め切りの管理

WORK PLACEは月単位の締め切りを提供します。 取引しようとする事業場と締め切り年度を選択すれば、当該年の1月から12月に締め切り状態が照会されます。

伝票 > 締め切りの管理に移動します。

② 検索:締め切ろうとする事業場と年度を検索します。

③ 状態:締め切ろうとする月の状態を「締切」に変更します。

  • 締め切られた月は伝票の修正または追加作成ができません。

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