使う前に

Q. 費用サービス権限はどうやって獲得しますか?

紹介

WORK PLACE費用サービスは、使用中の法人カード会社と連動してレシート処理を簡単にでき、費用精算を申請すると、内外の参加者を追加して処理過程を透明に管理できます。

費用サービス接続方法

  • 費用サービスは画面上部にあるメニューからアクセスできます。
  • 費用メニューは権限のあるユーザーにのみ露出されます

環境設定管理

費用サービスの環境設定では、決算区分、精算可能期間、予算使用可否、費用計画使用可否、カード会社連動可否、深夜時間など基本情報を設定します。

費用 > 設定 > 環境設定管理を選択します。

決算区分値を設定します。

  • 決算区分は会計で設定した決算月に自動設定されます。
  • 該当設定値によって会期で適用される月が異なります。
    • 例示)3月決算は会期が4月から翌年3月までに適用されます。

精算可能期間を設定します。

  • 法人カードの承認内訳について費用精算申請可能期間を設定できます。 長期間精算しないために生じる費用管理のRiskがあれば、精算可能期間を短く設定し、使用と同時にすぐに精算できるように設定することができます。
  • 費用使用日から設定された期間内に精算が可能になります。
  • 「0日」に設定時、期間制限なしに精算可能です。

予算の使用有無 を選択します。

  • 会社の費用支出に対する予算を部署別(または個人別)、費用項目別に管理する場合に使用します。
  • 予算は1年単位で樹立することができ、前年度編成の内訳を持ってきて容易に適用することができます
  • 予算の使用有無をNに設定すると、予算統制、予算現況などのような予算に関する一連の機能を使用することはできません。

費用計画の使用するかどうかを選択します。

  • 使用する費用に対する計画を申請する時に使用します。 参加者に予め費用支出計画を共有でき、費用計画が精算につながるため、費用使用後に手軽に精算することができます。
  • 費用計画使用の有無をYに設定時、ユーザーには費用計画申請、費用管理 >費用計画現況、費用管理者には費用 >費用精算管理 >計画現況照会メニューがオープンされます。 ユーザーが申請した費用計画の中に未精算の件がある場合、内空間精算内訳の左側に費用計画精算申請の領域が公開されます。

カード会社を連動するかどうかを選択します。

  • カード会社の連動ソリューションを通じてScrapingされたカード利用情報をカード会社から送信してもらえます。
  • 連動したカード会社に保存されたすべての承認内訳、買取内訳、請求内訳をひとまず提供します。
  • 韓国時間を基準に未明にバッチ作業を行い、前日の承認内訳まで確認できるようにします
  • 連動カード会社の法人カード登録時、1カードあたりの費用がかかります。
  • 基本的にカード会社の連動可否がNに設定されていて、カード会社の連動をしている場合は、カード内訳の照会、費用精算管理>精算除外状況、Self Check管理、レポートメニューがオープンします。

深夜時間を設定します。

  • 深夜時間を設定すると、該当時間に連動した法人カードとして使用された費用精算申請内訳を照会することができます。
  • レポート > 深夜時間使用状況で深夜時間使用履歴を確認後、作成者に釈明を要請することができます。

予算科目コードの管理

予算科目を設定·管理します。

費用 > 設定 > 予算科目コード管理を選択します。

② 検索エリアで予算と科目名を入力すると、希望する結果を素早く検索することができます。

予算科目コード名を修正するか、繰越の有無順番使用の有無を変更できます。

  • 繰越は会計の決算区分を基準として、1年内だけ可能です。 (例:決算区分が12月の場合、繰越は、当該1月から12月まで、予算の繰越可能。)
  • 使用中の予算科目を「使用しない」に修正する場合、まず設定 > 費用項目コード管理から当該予算項目が選択されている費用項目を他の予算科目にマッチングするか、その費用項目コードの使用を「N」に変更した後、予算科目の使用を「N」に変更してください。

追加をクリックして新規予算科目を追加します。

保存ボタンをクリックして保存します。

費用項目コードの管理

費用 > 設定 > 費用項目コード管理を選択します。

検索領域で費用項目名を入力すると、希望する結果を素早く検索できます。

  • 提供される費用項目の出席者を追加するかどうか、請託禁止法の対象であることを確認するかどうか、予算科目(費用>環境設定管理で予算「使用」時)、勘定科目および使用の有無を修正する必要がある場合、修正することができます。

追加をクリックし、新規費用項目を追加することができます。

  • 一番下に新規行が作成されます。
  • 費用項目コードを入力します。
  • 費用項目コード名を入力します。
  • 参加者を追加するかどうかを選択します。 [Y]の場合、費用精算申請を作成する際、内部の人および外部者の出席者を入力することができます。

  • 請託禁止法の対象を確認するかどうかを選択します。 [Y]の場合は、費用精算申請を作成すると外部者の領域が露出され、依頼禁止法の対象有無を選択·入力することができます。

  • 予算科目コードを選択します。 [費用] > [環境設定管理]で予算を「使用」時にのみ表示されるフィールドです。
  • 会計で使用する勘定科目を選択します。 アカウント科目を選択しないと、[会計] > [設定] > [伝票様式管理]に自動的に当該費用項目コード関連の伝票様式が生成されません。 ユーザーが追加した費用項目であり、ワークフロー承認時に自動的に伝票が作成できるようサポートします。
  • 費用項目コードを使用するか否かを選択します。

保存 ボタンをクリックして保存します。

カード管理

カード会社の連動に必要な各カード会社とカード情報を管理します。

カード会社の連動は、各カード会社の法人顧客ウェブサイトのログイン情報に基づき、承認内訳を自動的に取得する方式です。 管理者は、会社が使用中のカード会社のログインIDとパスワードを入力し、カード承認内訳をWORK PLACEに読み込むことができます。 カード会社のログインIDとPasswordは、NAVERクラウドプラットフォームの個人情報処理方針に従って、Naver Cloud Platform WORK PLACEに安全に保存/管理されます。

画面は大きく上段のカード会社管理領域と下段のカード情報管理領域で構成されます。

カード会社の管理

費用 > 設定 > カード管理 を選択します。

+カード会社追加ボタンをクリックすると、カード会社選択のポップアップが表示されます。

  • 環境設定でカード会社連動を「Y」に設定した場合は、
    • 連動タブ:カード会社連動ソリューションを通じて連動可能なクレジットカード会社(2018年9月現在、国民、ロッテ、ビシ、新韓(シンハン)、三星(サムスン)、ハナSK、現代(ヒョンデ)、農協、ウリ)が表示されます。 会社で使用中のクレジットカード会社を選択し、保存を押すとカード管理の上部にあるカード会社リストにカード会社が追加されます。 登録済みのカード会社はグレーで表記されます。
    • 未連動のタブ:WORK PLACEでカード会社連動サービスを提供しないカード会社のリストです。 会社で使用するカード会社がある場合、選択して保存をクリックします。 連動サービスは提供されないが、カード会社を登録しなければ個別カードを登録できません。

  • 環境設定でカード会社連動を「N」に設定した場合は、タブは提供されません。

③ 環境設定でカード会社連動しておいた場合(「費用>設定>環境設定管理」のカード会社連動可否がYの場合)にその領域が表示され、ONに基本設定されます。 特定のカード会社の連動を中断する場合、OFFに変更でき、連動設定されたカードの連動が中断されます。

  • ONの場合、カード会社と連動しているカードの承認内訳、買取内訳、請求内訳などをいったん上へスクレーピングして来ることができます。 カード会社Scraping可能条件を確認します。
    • カード会社のホームページのログインIDとPasswordを入力します。
    • 連動ボタンをクリックします。
      • Login ID/Password入力エラーが発生すると、個別のカード登録後、有効性検査時に"ログインエラー"状態で表示されます。 カード別有効性検査結果は、カード内訳照会 > 連動エラー状況**で確認できます。
    • 連動に成功すると、当該カード会社が保有しているクレジットカードリストが画面下部のカード情報管理領域に提供されます。
  • OFFの場合、カードの承認内訳をScrapingしませんが、法人カード精算申請などの目的で法人カード情報を追加することができます。

④ カード会社名タブのを押して登録されたカード会社を削除できます。 削除しようとするカード会社に登録された法人カードがある場合、当該カード会社の法人カードをすべて削除した後、カード会社の削除が可能です。

カード情報管理

追加ボタンをクリックして、会社で使用する法人カードを追加します。 カード会社と連動がONとなっている場合は、法人カードを追加するとカード1枚当たり費用がかかります。

  • カード会社の連動されていない法人カードは、Scraping機能は使用できませんが、費用精算と会計処理は可能です。

  • カード番号/カード別称/保有社員(カード担当者)を入力します。

    • 保有社員を入力すると、法人カードの承認内訳を提供し、個人別費用精算が簡単に行えます。
    • WORK PLACEをグループ会社の形で利用する場合、元所属社員および他グループ会社に所属する兼職社員をカード保有社員に設定することができます。 カードの保有社員設定の範囲はグループ社のガイドをご参考お願いします。
  • カード区分/決済日を選択します。 カードの区分が法人(チェック)の場合は、決済口座番号を選択して入力してください。

  • カードの有効期間をMM/YY形式で入力します。

  • 連動Y/Nを選択します。

    • カード登録後、個別カードの連動をY/Nに変更できます。 Nの状態でYに変更し、保存するとカードの有効性スキャンが行われます。
  • 連動状態:登録された法人カードの状態を表示します。

    • 新規登録:法人カードの新規追加時、「新規登録」状態が表示されます。
    • 連動登録:法人カード会社のログイン情報確認時に発行されたすべてのカード情報を読み込んだ時に「連動登録」と表示されます。
    • 正常:法人カード有効性検査の結果連動したカード会社であり、Scrapingに問題がない場合、「正常」と表示されます。
    • エラー:カード番号、カード状態(例:紛失·満了)およびその他の情報が正しくない場合、「エラー」と表示されます。
    • ログインエラー:カード会社連動ソリューションを通じてLogin Passwordが正しくない場合、「ログインエラー」と表示されます。 安全な法人カードホームページを利用できるよう、ログインエラー状態では、当該カード会社に対するScrapingをこれ以上進行しません。
    • 未連動:当該カード会社が連動していないカード会社であったり、カード情報の連動状態をNでチェックした場合、「未連動」と表示されます。
    • エラー/ログインエラー状態の連動現況は、カード履歴照会 > 連動エラー現況に累積されます。
  • カードの使用Y/Nを選択します。 使用を'N'に変更すると、費用精算を申請するとカード選択に当該カードが表示されません。

カードの有効性検査は、カード状態の変更が必要な場合、選択的にクリックしてカードの有効性を常時検査することができます。

  • 連動状態が「エラー」と表示された場合は、カード会社の連動可否およびカード情報を再確認したうえで有効性検査を行います。
  • 連動状態が「ログインエラー」と表示された時、カード会社のログイン情報を正確に入力した後、有効性検査を行います。

⑦ カードを選択した後、削除ボタンを押チルロカードを削除します。

⑧ 保存ボタンを押して保存します。

⑨ 登録されたすべての法人カード数と連動状態別のカード数を表示します。 「費用 > 設定 > 環境設定管理」のカード会社連動の有無がNの場合、連動状態別のカード数は表示されません。

⑩ [ダウンロード]ボタンをクリックして、登録されたカード会社別のカード情報をダウンロードします。

カード会社登録、費用精算(カード連動照会精算)及び会計の連結

法人カード保有社員が費用精算を申請する時、連動したカード承認内訳を照会して精算申請をすると、その内容で会計から自動伝票が作成され、会計管理者が出金伝票を作成すると、精算した費用はユーザーに入金されます。

カード会社の連動をしなくても、費用精算申請の際、法人共用カード、法人個人カードの選択が可能になり、登録された法人カードの精算内訳は会計管理に連結され、伝票処理されます。

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