監査項目の管理

費用計画を申請する際、総支出計画金額に対する基準を設定したり、費用精算申請の際、決済方法や使用場所、使用時間による金額の制限を設けて、ユーザーが費用計画や精算文書を作成する際に予め定められた制限事項を確認できるSelf check機能を提供します。 部外者が含まれた場合、一人当たりの使用金額を制限することができるため、「不正請託及び金品等の収受禁止に関する法律」(金英蘭法)に対応できます。

WORK PLACEが提供した監査項目テンプレートを基に、費用計画、費用精算に対する監査基準を生成·管理します。

Self Check 管理> 監査項目管理に移動します。

検索ボタン:監査項目名、適用状態(適用/一時停止/臨時保存)、適用段階(費用計画申請/費用精算申請)を入力し、必要な監査項目を素早く照会することができます。

追加ボタン:新しい監査項目を追加します。 追加ボタンを押すと、監査項目テンプレートの照会ポップアップが公開されます。

  • 提供されたテンプレートの監査ルール(外部人/基準金額/決済方法/地域/時間)を確認し、作成する監査内容に適したテンプレートを選択し、監査項目を追加**ボタンをクリックすると、新規監査項目作成画面に移動します。
  • 一定金額以上の費用を使用できないように制限するか、既存の決裁ラインと異なる決裁ライン(例:代表取締役決裁を含む)を利用しようとする場合、監査ルールに基準金額が記されたテンプレートを使用します。
  • 特定の決済手段として一定金額以上を使用できないように制限するか、既存の決裁ラインと異なる決裁ライン(例:代表取締役の決裁を含む)を利用しようとする場合、監査ルールに基準金額、決済方法が記されたテンプレートを使用します。
  • 本社から一定距離以上離れた場所で一定金額以上を使用できないように制限するか、既存の決裁ラインと異なる決裁ライン(例:代表取締役決裁を含む)を利用しようとする場合、監査ルールに基準金額とは距離が表示されたテンプレートを使用します。 この時、本社からの距離を測定するために、[管理]>[基本環境]>[会社情報管理]に本社住所が正確に登録されなければならず、法人カード連動で使用先の住所が含まれた場合にのみ活用可能です。
  • 休日や平日の特定時間に一定金額以上の費用を使用できないように制限したり、既存の決裁ラインと異なる決裁ライン(例:代表取締役の決裁を含む)を利用しようとする場合、監査規則に基準金額と時間が表示されたテンプレートを使用します。 この時、平日の特定時間を確認するため、法人カード連動でカード承認時間が含まれた場合のみ活用可能です。
  • 請託禁止法の対象が含まれた場合は、当該費用の件当たりの1人当たり使用金額を制限することがあります。 1人当たり一定金額以上の使用を制限しようとする場合、監査規則に外部者が表示されたテンプレートを使用します。

[削除]ボタン:監査項目を選択し、削除ボタンをクリックして削除します。 但し、監査項目が使用中の場合は削除できません。

監査項目名をクリックすると、監査項目の詳細を確認することができます。

監査項目の設定及び適用

監査項目適用の例

総金額制限のための監査項目作成

費用計画申請や費用精算申請時の総金額制限に対する監査項目を定義します。 監査項目テンプレート選択ポップアップで、「基準金額」監査ルールが適用されたテンプレートを選択します。

監査項目テンプレート:

  • 選択した監査項目テンプレートのID、テンプレート名などが露出されます。 例題文句は、WORK PLACEにおいて、当該監査テンプレートの理解を助けるために作成されたものです。

監査概要:

  • 監査項目名:監査項目名を入力します。
  • 説明:監査項目についての説明を入力します。
  • 適用段階:監査項目が適用される段階を選択します。
    • 総金額制限監査項目は費用計画申請、費用精算申請段階に全て適用できます。

監査適用対象:

  • 費用項目:監査項目を適用する費用項目を示します。
  • 帰属部署:監査を適用しようとする費用帰属部署を入力します。 「組織図」をクリックして適用部署を選択するか、全体をチェックすると、すべての部署に適用されます。 予算を付与された個人も費用帰属部署とみなされますが、その場合は、5例外設定タブからその社員名を入力し、違反金額を設定してください。
  • 職級:監査を適用しようとする職級を入力します。 選択した職級は、入力欄の下に表記されます。 全体をにチェックすると、すべての職級に適用されます。「人事 > 人事情報 > 基本情報設定」 で、職級を 「使用しない」 に設定した場合、職級の入力領域は表示されません。
  • 職責: 監査を適用しようとする職責を入力します。 選択した職責は入力欄の下に表記されます。 全体をにチェックすると、すべての職責に適用されます。 '人事 > 人事情報 > 基本情報設定' で職責を 「使用しない」 に設定した場合は、職責の入力領域は表示されません。

基本金額タブ:

  • 費用計画や費用精算時に制限する基準金額を入力します。

例外設定タブ:

  • 特定の社員または部署長に例外違反金額を設定しようとするときに入力します。 (例:営業チーム社員、もしくは営業チームリーダー)
  • 例外金額が設定された社員および部署長は、監査適用時、基本金額ではなく例外金額として適用されます。

監査違反処理:

  • 会社の監査基準に従って違反項目があっても決済を進め処理できるようにしました。
  • 上申不可:費用計画申請または費用精算申請時に違反メッセージが表示され、決裁進行されません。
  • 上申可能:違反メッセージが表示されるが、上申可能で適用する決裁ライン(基本決裁ライン/違反決裁ライン)を選択します。 違反の決裁ラインの設定方法は決裁ラインの設定ガイドを参照してください。 違反決裁ラインが未使用となっている場合、[ワークフロー] > [決裁ライン設定] から「'使用」 に変更します。

監査項目保存:

  • 臨時保存:監査項目作成作業の臨時保存であり、実際の費用計画申請や費用精算申請には適用されません。
  • 適用:監査項目入力完了後、適用ボタンをクリックすると内容が保存され、実際に適用されます。
  • 一時停止:適用された監査項目に対して一時停止することができ、一時停止を取り消すまで、当該監査項目は費用計画、費用精算時に適用されません。
  • 取消し:以前の監査項目リスト画面に移動します。 入力または修正作業中であれば、キャンセル有無を確認して移動します。

決済方法、地域、時間による総金額制限のための監査項目作成

決済方法/使用地域/使用時間を含めた総使用金額を制限する場合の監査項目を定義します。 監査ルールに従って見える領域が異なることがあります。

監査項目テンプレート:

  • 選択した監査項目テンプレートのID、テンプレート名などが露出されます。 例題文は、WORK PLACEにおいて、当該監査テンプレートの理解を助けるために作成されたものです。

監査概要:

  • 監査項目名:監査項目名を入力します。
  • 説明:監査項目についての説明を入力します。
  • 適用段階:監査項目が適用される段階を示します。
    • 決済方法/地域/時間を含めた基準金額制限監査項目は費用精算申請段階にのみ適用されます。
    • 基準金額を制限したり、外部の人を含む場合、一人当たり使用金額制限監査項目は費用計画申請、費用精算申請段階にすべて適用できます。

監査適用対象:

  • 費用項目:監査項目を適用する費用項目を示します。
  • 帰属部署:監査を適用しようとする費用の帰属部署を入力します。 「組織図」をクリックして適用部署を選択するか、全体をチェックするとすべての部署に適用されます。 予算を付与された個人も費用の帰属部署とみなされますが、その場合は、⑤例外設定タブからその社員名を入力し、違反金額を設定してください。
  • 職級:監査を適用しようとする職級を入力します。 選択した職級は、入力欄の下に表記されます。 全体をにチェックすると、すべての職級に適用されます。「人事 > 人事情報 > 基本情報設定」 で、職級を 「使用しない」 に設定した場合、職級の入力領域は表示されません。
  • 職責: 監査を適用しようとする職責を入力します。 選択した職責は入力欄の下に表記されます。 全体をにチェックすると、すべての職責に適用されます。 '人事 > 人事情報 > 基本情報設定' で職責を 「使用しない」 に設定した場合は、職責の入力領域は表示されません。

基本金額タブ:

  • 費用精算時に制限する基準金額を入力します。

例外設定タブ:

  • 特定の社員または部署長に例外違反金額を設定しようとするときに入力します。 (例:営業チーム社員もしくは営業チームリーダー)
  • 例外金額が設定された社員および部署長は、監査適用時に基本金額ではなく例外金額として適用されます。

費用精算申請の違反タイプ入力:

  • 費用精算申請にのみ適用される違反タイプです
  • 監査項目テンプレートは以下の3つの違反タイプの一つずつ設定するように提供されます。
  • 決済方法:社内規定上、許可されていない決済手段を入力します。 例えば、交通費は個人カード、現金使用を一定金額以上使用を制限する場合、決済方法に個人カード、現金をチェックします。
  • 地域:会社の内規上、本社から一定距離以上離れた場所での使用を制限する場合、その距離を入力します。 入力した距離以上の位置で費用の支出を制限します。 この時、本社からの距離を測定するために、[管理]>[基本環境]>[会社情報管理]に本社住所が正確に登録されなければならず、法人カード連動で使用先の住所が含まれた場合にのみ活用可能です。 例えば、おやつ費を本社から10km以上離れた所では使用を制限した場合、10kmを入力します。
  • 時間:休日や平日の特定時間には使用を制限する場合、時間を入力します。 平日の場合、違反する時間区間を入力します。 休日を選択する際は、祝日を含む会社の休日、年次使用日に費用使用を制限します。 この時、平日の特定時間を確認するため、法人カード連動でカード承認時間が含まれた場合のみ活用可能です。 例えば、年次の日や平日22時以降に使用を制限した場合、平日チェック後制限時間入力、休日チェックをします。

監査違反処理:

  • 会社の監査基準に従って違反項目があっても決済を進め処理できるようにしました。
  • 上申不可:費用精算を申請すると違反メッセージが表示され、決済進行されません。
  • 上申可能:違反メッセージが表示されるが、上申可能で適用する決裁ライン(基本決裁ライン/違反決裁ライン)を選択します。 違反の決裁ラインの設定方法は決裁ラインの設定ガイドを参照してください。 違反決裁ラインが未使用となっている場合、[ワークフロー] > [決裁ライン設定] から 「使用」 に変更します。

監査項目保存:

  • 臨時保存:監査項目作成作業の臨時保存であり、実際の費用精算申請には適用されません。
  • 一時保存:監査項目作成作業の臨時保存であり、実際の費用精算申請には適用されません。
  • 一時停止:適用された監査項目に対して一時停止することができ、一時停止を取り消すまで当該監査項目は費用精算時に適用されません。
  • 取消し:以前の監査項目リスト画面に移動します。 入力または修正作業中であれば、取消しの有無を確認して移動します。

外部者が含まれた一人当たりの使用金額制限の監査項目の作成:

請託禁止法の対象が含まれた場合に適用する監査項目を作成します。 監査項目テンプレート選択ポップアップで、「外部人」監査規則が適用されたテンプレートを選択します。

監査項目テンプレート:

  • 選択した監査項目テンプレートのID、テンプレート名などが露出されます。 例題文は、WORK PLACEにおいて、当該監査テンプレートの理解を助けるために作成されたものです。

監査概要:

  • 監査項目名:監査項目名を入力します。
  • 説明:当該監査項目に対する説明を入力します。
  • 適用段階:監査項目が適用される段階を選択します。
    • 外部者が含まれた1人当たり使用金額制限監査項目は、費用計画申請、費用精算申請段階に全て適用できます。

監査適用対象:

  • 費用項目:当該監査項目を適用する費用項目を示します。
  • 帰属部署:外部者の出席者または請託禁止法の対象有無の確認が必要な費用項目の監査適用対象は、全部署です。
  • 職級(責): 外部者の出席者または請託禁止法の対象であることの確認が必要な費用項目の監査適用対象は、全体の職級(責)です。 [人事] > [人事情報] > [基本情報設定]で、職級(責)を「使用しない」に設定した場合は、職級(責)の入力領域は表示されません。

違反基準金額:

  • 請託禁止法の対象者を含むの場合1当たりの支出許容金額を制限します。
  • 設定された違反基準金額を超過すると違反メッセージが表示され、ワークフローの進行が制限されます。
  • 会社の規定によって金額変更が可能です。

監査項目保存:

  • 臨時保存:監査項目作成作業の臨時保存であり、実際の費用計画や費用精算申請には適用されません。
  • 適用:監査項目入力完了後、適用ボタンをクリックすると内容が保存され、実際に適用されます。
  • 臨時
  • 取消し:以前の監査項目リスト画面に移動します。 入力または修正作業中であれば、取消しの有無を確認して移動します。

違反及び疎明管理

費用精算申請後、ワークフロー処理が完了しても、同一使用先での使用件、休日使用件、深夜時間の使用件、勤務外の地域での使用件、同一時間で重複使用件、不適切な費用執行件、二重費用精算申請の疑いの件について、費用精算の申請者から入力された疎明内容を照会·管理することができます。 レポート > 各現況で疎明要請後、内容が入力された費用は本ページで確認できます。

疎明要請と管理の流れ

Self Check > 違反及び疎明管理に移動します。

検索 ボタン:帰属部署/疎明要請日/証憑タイプ/疎明要請区分/疎明可否を入力し、必要な結果を素早く検索できます。

  • 帰属部署:
    • 費用の申請者が2つ以上の部署に所属されたり、個人に付与した予算がある場合、照会する内容に適した費用の帰属部署やサウォンミョンを入力して照会してください。
    • 費用申請者の費用の帰属部署が明確な場合(所属部署1個)該当部署を入力して照会してください。
  • 疎明要請日:費用管理者が精算申請者に疎明を要請した日付です。 疎明要請は、レポート > 各使用状況から可能です。
  • 証憑タイプ:法人(共用)/法人(個人)/法人(チェック)/個人カード/現金のうち、決済に使用した方式です。
  • 疎明要請区分:同一使用先の重複使用/休日使用/深夜時間使用/勤務以外の地域使用/同一時間重複使用/不適切費用執行/二重費用精算申請の疑いなどに該当する疎明区分です。
  • 疎明の有無:費用精算申請者が疎明要請メールを受け取り、疎明した場合は「完了」で、疎明していない場合は「未完了」件で照会することができます。

③ 精算文書番号をクリックして、費用精算申請文書を確認します。

④ リストから費用項目ごとに照会することができます。

関連情報リンク

以下のガイドで関連情報が確認できます。

に対する検索結果は~件です。 ""

    に対する検索結果がありません。 ""

    処理中...