목차

소개

네이버 클라우드 플랫폼 WORKBOX(이하 WORKBOX)의 공유 폴더에서는 사용자들의 폴더 및 파일 공유를 통해 회사 업무를 더욱 쉽고 빠르게 처리하도록 도와줍니다. 관리자 또는 사용자(관리자가 사용자에게도 권한을 부여할 시)가 최상위 공유 폴더를 생성하면 해당 폴더의 멤버는 부여받은 권한에 따라 폴더 내에서 폴더 및 파일을 업로드, 관리할 수 있습니다.

폴더 생성하기

폴더 생성하기 캡처

1. 새 폴더를 클릭합니다.

2. 폴더 생성을 위한 팝업창이 나타납니다.

3. 폴더의 이름을 지정합니다. 폴더명은 최대 30자까지 입력 가능합니다.

4. 확인을 눌러 저장합니다.

링크 공유하기

링크 공유하기 캡처

1. 공유하고자 하는 폴더 및 파일 옆 체크박스를 클릭합니다.

2. 링크 공유를 클릭합니다.

3. 링크 공유를 위한 팝업창이 나타납니다.

4. 공유링크 설명 : 콘텐츠명은 선택한 폴더 이름이 기본값으로 출력됩니다. 사용자가 수정할 수 있으며, 링크 공유 시 콘텐츠명은 기존의 파일/폴더명과 중복되어도 무방합니다. 최대 20자까지만 입력 가능합니다.

5. 공유 링크 : 설정을 마친 후 확인 버튼을 눌러야 생성됩니다.

6. 외부인 접근 권한 : Workbox 멤버만 접근하도록 설정하거나, Workbox에 초대되어 있지 않은 외부 사용자가 OTP인증을 통해 폴더에 접근하도록 설정할 수 있습니다.

  • WORKBOX 멤버가 아닌 외부에 링크 공유를 원할 경우 관리자가 서비스 환경 설정 > 사용자 환경 설정 > 링크 공유 제어 탭에서 외부링크 공유 설정을 사용으로 변경해야 합니다.

  • OTP 인증 : WORKBOX의 구성원이 아닌 경우, 이메일을 통해 공유된 링크를 확인한 후에 OTP인증을 통해 공유된 폴더를 확인/다운로드 할 수 있습니다.

    ※ 발급받은 OTP코드를 5번 이상 잘못 기입할 경우 해당 OTP코드는 유효하지 않으며 새로운 OTP 코드를 발급받아야 합니다.

7. 링크 만료일 설정 : 링크가 만료되지 않도록 설정하거나, 만료일을 30일, 15일, 7일 이후로 설정하거나, 특정 만료일을 지정할 수 있습니다.

8. 다운로드 횟수 설정 : 콘텐츠를 다운로드할 수 있는 횟수입니다. 최대 100회까지 다운로드 가능합니다.

9. 이메일로 공유 : 이메일로 공유 옆 체크박스를 선택하지 않고 확인을 눌러도 공유 링크는 정상적으로 생성됩니다. 이메일로 공유를 선택 시 받는 사람의 이메일 주소를 추가하여 원하는 사람에게 생성한 링크를 이메일로 공유할 수 있습니다.

10. 확인 버튼을 누르면 공유 링크가 정상적으로 생성됩니다.

폴더 및 파일 다운로드하기

폴더 및 파일 다운로드하기 캡처

1. 마우스 커서를 대면 표시되는 박스를 클릭하여 다운로드 버튼을 활성화합니다.

2. 다운로드 버튼을 눌러 폴더나 파일을 다운로드합니다.

폴더 및 파일 복사하기

폴더 및 파일 복사하기 캡처

1. 마우스 커서를 대면 표시되는 박스를 클릭하여 복사 버튼을 활성화 시킵니다.

2. 복사 버튼을 클릭합니다.

3. 폴더나 파일 복사를 위한 팝업창이 생성됩니다.

4. 복사 후 이동시킬 새 폴더를 생성하거나 기존의 폴더 중 하나를 선택할 수 있습니다.

5. 확인을 누르면 폴더 혹은 파일이 복사됩니다.

  • 이동시킬 폴더를 선택하지 않고 확인을 누를 시, 동일한 폴더 안에 복사본이 생성됩니다.

폴더 및 파일 삭제하기

폴더 및 파일 삭제하기 캡처

1. 마우스 커서를 대면 표시되는 박스를 클릭하여 삭제 버튼을 활성화합니다.

2. 삭제 버튼을 클릭합니다.

3. 폴더 및 파일 삭제 팝업창이 나타납니다.

4. 팝업창 하단의 삭제 버튼을 다시 눌러 해당하는 폴더나 파일을 삭제합니다.

파일 업로드하기

파일 업로드하기 캡처

*공유 폴더에서는 최상위 폴더를 먼저 생성하고 그 폴더 내에만 파일을 업로드할 수 있습니다. 따라서 최상위 공유 폴더 목록에서는 파일 업로드 버튼이 보이지 않습니다.

1. 파일을 업로드할 공유 폴더 내에 파일 업로드 버튼을 클릭합니다.

2. 파일 업로드를 위한 팝업창이 나타납니다.

3. 클릭하여 파일을 업로드하세요를 클릭하면 업로드할 파일을 선택하는 창이 열립니다.

4. 업로드할 파일을 선택하면 파일명과 업로드 상태바가 표시됩니다.

5. 업로드 버튼을 눌러 파일을 업로드합니다.

폴더 및 파일 이동하기

폴더 및 파일 이동하기 캡처

최상위 공유 폴더는 이동이 불가능해 최상위 공유 폴더 목록에서 이동 버튼이 보이지 않습니다. 폴더 및 파일 이동은 최상위 공유 폴더 내 공유 폴더와 파일만 가능합니다.

1. 마우스 커서를 대면 표시되는 박스를 클릭하여 이동 버튼을 활성화 시킵니다.

2. 이동 버튼을 클릭합니다.

3. 폴더나 파일 이동을 위한 팝업창이 생성됩니다.

4. 폴더나 파일을 이동시킬 폴더를 클릭하여 해당 폴더로 이동합니다.

  • 더블 클릭 시 하위 폴더를 선택할 수도 있습니다.

5. 상단의 공유 폴더 옆 폴더 아이콘의 화살표 표시를 클릭하면 상위 레벨의 폴더로 이동할 수 있습니다.

6. 새 폴더 버튼을 클릭하여 폴더를 새롭게 생성한 후 새로 생성한 폴더로 이동할 수 있습니다.

7. 확인을 눌러 폴더 혹은 파일을 이동합니다.

폴더 및 파일 이름 변경하기

폴더 및 파일 이름 변경하기 캡처

1. 이름을 변경하고 싶은 폴더 및 파일에 마우스 커서를 댄 후, 폴더 및 파일명 옆에 펜 모양의 아이콘이 생성되면 아이콘을 클릭합니다.

2. 이름을 변경할 수 있게 창이 바뀌면 원하는 이름으로 폴더 명을 수정합니다.

3. 우측 체크모양 아이콘을 누르면 변경된 이름이 적용됩니다.

4. 이름을 변경하고 싶지 않으면 체크 아이콘 옆 X 아이콘을 클릭합니다. 이름이 변경되지 않고 원래 폴더 및 파일명으로 되돌아갑니다.

파일 버전 사용하기

파일 선택하기

1. 버전 관리를 희망하는 폴더를 선택합니다.

2. 폴더 내 이전 버전으로 복원하기 원하는 파일을 선택합니다.

3. 화면 상단 시계모양 아이콘의 버전버튼을 클릭합니다.

버전 이력 확인하기

4. 관리자가 설정한 주기에 따른 파일의 이전 이력이 모두 나타납니다.

5. 복원하길 원하는 파일의 이전 버전을 고른 후, 우측 검정 화살표 버튼을 클릭합니다.

6. 복원 팝업창이 나타나면 하단 확인버튼을 눌러 해당 버전의 파일을 복원합니다.

복원 확인하기

7. 선택한 버전의 파일이 가장 최근 버전의 파일명으로 복원됩니다.

8. 가장 최근 버전의 파일은 이전 버전의 복원과 동시에 버전 관리에 새로운 파일 이력으로 포함됩니다.

중요 콘텐츠 표시하기

중요 콘텐츠 표시하기 캡처1

1. 원하는 폴더 및 파일에 마우스 커서를 올립니다.

2. 우측에 표시되는 아이콘을 클릭하면 해당 폴더 및 파일이 중요 콘텐츠로 지정됩니다.

중요 콘텐츠 표시하기 캡처2

3. 중요 콘텐츠인 폴더 및 파일에는 노란색 별 아이콘이 항상 표시되며 홈 화면 접속 시 상단에 중요 콘텐츠들이 노출되어 해당 폴더 및 파일로 바로 연결할 수 있습니다.

링크 관리하기

'링크 관리'란 앞서 설명한 '링크 공유하기'에서 공유한 링크들을 관리하는 화면으로 사용자 자신이 생성한 링크 목록을 확인, 수정할 수 있습니다.

링크 관리하기 캡처

1. 공유 폴더 옆 링크 아이콘을 클릭합니다.

2. 링크 관리 페이지로 이동합니다.

3. 관리 버튼을 클릭하면 '링크 공유하기' 메뉴에서 링크 공유 버튼 클릭 시 뜨는 팝업이 동일하게 나타나며, 앞서 설정한 링크 공유 관련 설정 내용을 변경할 수 있습니다.

  • 공유한 링크의 외부인 접근 권한, 링크 만료일, 다운로드 횟수 설정 등을 변경하거나 이메일로 링크를 추가적으로 공유하고 싶을 때 유용합니다.
  • 링크 공유 관련 설정 내용에 대해 자세히 알고 싶으시면 상단 '링크 공유하기'의 설명을 참고하세요.

4. 삭제 버튼을 클릭하면 공유한 링크가 삭제됩니다.

폴더별 멤버 목록 확인하기

폴더별 멤버 목록은 각 공유 폴더별 멤버를 확인할 수 있는 기능으로, 마스터가 멤버를 추가한 레벨에 따라 목록 확인이 가능합니다. 개인 멤버별로 추가했을 경우에는 멤버 탭을, 조직도에 따라 부서별로 추가했을 경우에는 조직도 탭을, 그룹별로 추가했을 경우에는 그룹 탭을 누르시면 멤버를 확인할 수 있습니다.

공유폴더 멤버 목록 멤버별 확인하기

공유폴더 멤버 목록 멤버별 확인하기 캡처

1. 멤버 목록을 확인하고 싶은 공유 폴더로 들어가 오른쪽 상단 '내 계정' 아래 구성원 목록 버튼을 클릭하면 멤버 목록을 확인할 수 있는 팝업창이 뜹니다.

2. 구성원 탭을 클릭하면 마스터가 개인 멤버 단위로 추가한 멤버들의 목록을 확인할 수 있습니다.

3. 멤버 탭 목록에서는 개인 멤버 단위로 추가한 멤버들의 기본정보를 함께 확인할 수 있습니다. 마스터는 개인 멤버 단위에 기본값으로 추가되어 있습니다.

공유폴더 멤버 목록 부서별 확인하기

공유폴더 멤버 목록 부서별 확인하기 캡처

1. 멤버 목록을 확인하고 싶은 공유 폴더로 들어가 오른쪽 상단 '내 계정' 아래 구성원 목록 버튼을 클릭하면 멤버 목록을 확인할 수 있는 팝업창이 뜹니다.

2. 조직도 탭을 클릭하면 마스터가 부서 단위로 추가한 멤버들의 목록을 확인할 수 있습니다.

3. 조직도 탭 목록에서는 추가한 부서와 추가한 해당 부서의 멤버 수를 확인할 수 있습니다.

4. 펼쳐보기 아이콘을 클릭하면 해당 부서에 소속된 멤버들의 상세정보를 확인할 수 있습니다.

공유폴더 멤버 목록 그룹별 확인하기

공유폴더 멤버 목록 그룹별 확인하기 캡처

1. 멤버 목록을 확인하고 싶은 공유 폴더로 들어가 오른쪽 상단 '내 계정' 아래 구성원 목록 버튼을 클릭하면 멤버 목록을 확인할 수 있는 팝업창이 뜹니다.

2. 그룹 탭을 클릭하면 마스터가 그룹 단위로 추가한 멤버들의 목록을 확인할 수 있습니다.

3. 그룹 탭 목록에서는 추가한 그룹과 추가한 해당 그룹의 멤버 수를 확인할 수 있습니다.

4. 펼쳐보기 아이콘을 클릭하면 해당 그룹에 소속된 멤버들의 상세정보를 확인할 수 있습니다.

폴더별 접근 권한 설정하기

폴더별 접근 권한 설정은 마스터(해당 폴더를 생성한 사용자) 권한인 사용자만 사용할 수 있는 기능입니다. 해당 폴더의 수정 권한자에게는 권한 설정 기능이 제공되지 않습니다. 즉, 특정 폴더에 공유 대상자를 추가/삭제하거나 기존에 부여된 권한의 수정/보기 레벨을 수정하는 기능은 해당 폴더를 생성한 사용자만이 활용할 수 있습니다. 권한 설정 시 마스터의 필요에 따라 개인 멤버별로 관리하거나, 조직에 따라 멤버를 관리하거나, 그룹에 따라 멤버를 관리할 수 있습니다.

멤버별 권한 설정하기

멤버별 권한 설정하기 캡처

1. 마스터에게만 표시되는 오른쪽 상단 계정 아래 권한 설정 버튼을 클릭하면 폴더의 접근권한을 설정할 수 있습니다.

2. 멤버별로 공유 대상자를 추가하고 싶으면 구성원 탭을 눌러 이름 또는 이메일로 멤버를 검색하고 + 버튼을 눌러 추가합니다.

3. 추가를 하면 아래 목록에 멤버가 표시되고, 폴더 권한 박스의 화살표를 눌러 수정 또는 보기 권한으로 권한을 설정할 수 있습니다.

  • 마스터: 해당 폴더의 멤버 추가, 콘텐츠 관리 등의 권한을 가집니다.
  • 수정: 콘텐츠 수정, 삭제, 다운로드의 권한을 가집니다.
  • 보기: 콘텐츠 다운로드의 권한만을 가집니다.

4. 목록에 추가된 기존 멤버의 권한을 변경하고 싶으면 해당 멤버의 권한 항목 박스의 화살표를 눌러 수정 또는 보기 권한으로 변경합니다.

5. 목록에 추가된 멤버를 삭제하고 싶으면 삭제 버튼을 클릭하여 해당 멤버를 목록에서 삭제합니다.

  • 단, 마스터는 멤버에서 삭제할 수 없습니다.

6. 완료 버튼을 눌러 권한 설정 내용을 저장합니다.

부서별 권한 설정하기

부서별 권한 설정하기 캡처

1. 마스터에게만 표시되는 오른쪽 상단 계정 아래 권한 설정 버튼을 클릭하면 폴더의 접근권한을 설정할 수 있습니다.

2. 조직별로 공유 대상자를 추가하고 싶으면 조직도 탭을 눌러 해당하는 부서를 클릭하고 추가 버튼을 눌러 추가합니다.

3. 추가를 하면 아래 목록에 추가한 부서가 표시되고, 권한 항목 박스의 화살표를 눌러 수정 또는 보기 권한으로 권한을 설정할 수 있습니다. 그 부서에 속한 사용자 모두에게 권한 설정 내용이 일괄적으로 적용됩니다.

  • 마스터: 해당 폴더의 멤버 추가, 콘텐츠 관리 등의 권한을 가집니다.
  • 수정: 콘텐츠 수정, 삭제, 다운로드의 권한을 가집니다.
  • 보기: 콘텐츠 다운로드의 권한만을 가집니다.

4. 목록에 추가된 기존 부서의 권한을 변경하고 싶으면 해당 부서의 권한 항목 박스의 화살표를 눌러 수정 또는 보기 권한으로 변경합니다.

5. 목록에 추가된 부서를 삭제하고 싶으면 삭제 버튼을 클릭하여 해당 부서를 목록에서 삭제합니다.

6. 완료 버튼을 눌러 권한 설정 내용을 저장합니다.

그룹별 권한 설정하기

그룹별 권한 설정하기 캡처

1. 마스터에게만 표시되는 오른쪽 상단 계정 아래 권한 설정 버튼을 클릭하면 폴더의 접근권한을 설정할 수 있습니다.

2. 그룹별로 공유 대상자를 추가하고 싶으면 그룹 탭을 눌러 해당하는 그룹을 클릭하고 추가 버튼을 눌러 추가합니다.

3. 추가를 하면 아래 목록에 추가한 그룹이 표시되고, 권한 항목 박스의 화살표를 눌러 수정 또는 보기 권한으로 권한을 설정할 수 있습니다. 그 그룹에 속한 사용자 모두에게 권한 설정 내용이 일괄적으로 적용됩니다.

  • 마스터: 해당 폴더의 멤버 추가, 콘텐츠 관리 등의 권한을 가집니다.
  • 수정: 콘텐츠 수정, 삭제, 다운로드의 권한을 가집니다.
  • 보기: 콘텐츠 다운로드의 권한만을 가집니다.

4. 목록에 추가된 기존 그룹의 권한을 변경하고 싶으면 해당 그룹의 권한 항목 박스의 화살표를 눌러 수정 또는 보기 권한으로 변경합니다.

5. 목록에 추가된 그룹을 삭제하고 싶으면 삭제 버튼을 클릭하여 해당 그룹을 목록에서 삭제합니다.

6. 완료 버튼을 눌러 권한 설정 내용을 저장합니다.

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