사용하기 전에

Q. 부재 신청을 진행해야 하는데, WORKPLACE 접속이 어려운 상황입니다.

  • WORKPLACE는 관리자에 의한 부재 신청을 제공하고 있습니다. 부재 신청 작성이 어려운 경우, 관리자에게 요청하세요.

Q. 저장한 워크플로우에 문제가 있어 문서를 취소하고 싶습니다.

  • 워크플로우 진행 상황에 따라 문서 취소 방법이 달라집니다. 만약 저장한 문서에 [삭제] 버튼이 있다면 직접 취소가 가능합니다. 처리가 완료된 문서라면 관리자에게 취소를 문의해야 합니다.

Q. 외근이 잦은 사용자입니다. 외근으로 부재 일정을 남겨두고 싶은데 어떻게 해야 하나요?

  • 부재 서식에서 제공하는 항목은 회사 관리자의 설정에 따라 추가나 변경할 수 있습니다. 화면 하단의 '문의하기'를 이용하여 관리자에게 문의하세요.

Q. 'Reports To'는 무엇인가요?

  • 보고 대상을 의미하는 말로, 업무 보고를 하는 상위 사원을 Reports To로 표현하며, Reports To (person)을 생략하여 부릅니다. 개인간 보고 라인으로 조직을 구성하는 경우에는 사원별 Reports To를 설정하고, 이를 활용한 자동 결재라인을 만들수 있습니다. 2명 이상의 Reports To의 설정이 가능하여 매트릭스 조직에서 활용도가 높으며, 문서 처리 시 더 적합한 처리자를 선택하여 워크플로우를 진행할 수 있습니다.

소개

WORKPLALCE의 워크플로우 문서 작성과 취소 방법을 워크플로우 프로세스에 따라 설명합니다

  • '내 공간'의 작성하기에서 워크플로우 서식을 선택하고 문서를 작성합니다. 문서 작성의 이해를 돕기 위해 샘플을 제공합니다. 'WORKPLACE사용하기 > 서식 활용 Case' 가이드를 참고하세요.

  • 문서 처리에 필수적으로 포함되어야 하는 대상은 워크플로우 관리자에 의해 기본 설정되어 제공됩니다. 기본 설정된 대상은 삭제 불가합니다. 문서작성자와 처리할 사람에 의해 처리자 추가 및 처리 순서 변경은 가능합니다.

  • 공유 설정은 문서작성자와 처리할 사람 모두 자유롭게 수정 가능하며, 문서를 마지막으로 처리한 사람의 설정 값으로 공유됩니다. 처리 완료 후에는 설정 변경 불가하며, 일부 공유로 설정된 문서의 경우에만 공유자 추가가 가능합니다. 'WORKPLACE 사용하기 > 공유하기' 가이드를 참고하세요.

  • 진행 중 문서는 처리 완료 전까지 취소 가능합니다. 처리할 사람 중 한명이라도 처리를 완료했거나, 문서가 완료된 경우, WORKPLACE사용하기 > 워크플로우문서작성 가이드 내 '워크플로우 문서 취소' 부분을 참고하세요.

워크플로우 문서 작성

Step 1. 워크플로우 서식 선택

화면 왼쪽의 문서작성 메뉴를 클릭하여 문서 서식 선택 화면에서 작성할 서석을 선택합니다.

WORKPLACE에서 디폴트로 제공하는 서식은 부재 일정/증명서 신청/근무 계획 및 결과 신청/비용 계획 및 정산 신청/일반 서식이 있습니다. 근무/비용 서식의 일부는 관리자가 사용으로 변경한 경우에만 노출됩니다. 회사 운영에 필요한 추가 서식은 관리자에 의해 만들어 사용할 수 있습니다. 작성할 서식을 선택합니다.

혹은 내 공간서식 바로가기 카드가 설정되어 있을 경우 작성할 서식을 선택합니다. 서식 바로가기는 휴가, 출장, 재택근무 혹은 비용 정산 신청 등 사용빈도가 높은 서식을 홈 화면에 개인이 직접 설정할 수 있습니다. 설정방법은 내 공간 소개를 확인하세요.

  • 일반: 회사의 동의가 필요하거나 공유가 필요한 업무에 대해 사용하는 서식입니다(예: 교육 신청, 비품 신청, 사업 관련).
    • 부재 일정: 연차, 출장, 병가, 재택근무 등 모든 부재를 처리하는 서식입니다.
    • 비용 계획 신청: 사용할 경비에 대한 계획을 신청하는 서식입니다. 참석자에게 미리 지출 계획을 공유할 수 있습니다.
    • 비용 정산 신청: 업무상 지출한 경비를 신청하는 서식입니다. 법인카드, 개인카드, 현금 등 다양한 증빙으로 사용된 비용을 정산할 수 있습니다. 카드사와 연동한 경우, 승인된 카드 내역으로 빠르게 정산할 수 있습니다. 비용 계획이 작성된 경우 처리된 계획 문서 정보를 바탕으로 정산 신청을 할 수 있습니다.
    • 근무 계획 신청: 휴일/휴무일에 근무할 계획이 있거나 근로일에 시간 외 근무를 해야 할 경우, 미리 근무 계획 신청 서식으로 근무 계획을 등록합니다. 근무 계획을 등록하지 않은 날짜로 시간외 근무 결과를 신청을 할 수 없습니다.
    • 근무 결과 신청: 출퇴근 기록 변경을 신청하거나 근로일에 연장 근무 또는 휴일에 근무하였을 경우, 시간 외 근무를 근로시간으로 인정받기 위한 서식입니다. 처리할 사람이 '동의'하기 전이라도 문서 저장시 근무 현황에 반영되며, '거절' 시 반영 내역이 취소 됩니다.

Step 2. 내용 작성

    • 파일첨부 : 문서 작성 시 관련된 파일 첨부가 필요할 경우 첨부합니다. 마우스로 파일을 드래그&드롭하여 첨부할 수 있습니다.
  • 연관문서 찾기 : 문서 작성 시 작성자와 관련된 모든 문서 리스트 중 연관 문서를 찾아 첨부함으로써 문서처리에 도움을 받을 수 있습니다.
    • 연관문서 찾기 버튼을 클릭합니다.
    • 팝업에서 연관된 문서를 선택합니다.
    • 연관된 문서를 첨부하면 현재 작성 중인 문서의 처리자에게 연관문서 조회 권한이 주어지게 되어 처리 시 내용 참고가 가능합니다.
  • 설명영역 : 문서 작성에 대한 주의사항 등 설명이 표시되는 영역이며 워크플로우 관리자가 설정합니다. 자세한 내용은 설명 영역 관리 가이드를 확인하세요.

Step 3. 처리할 사람 선택

담당자 지정을 클릭합니다.

편집: 처리할 사람을 추가하려면 편집을 클릭합니다.

  • 관리자가 이미 작성자의 부서장이나 Reports To를 설정해 놓은 경우 처리할 사람이 미리 지정되어 있을 수 있습니다.

  • 작성자의 Reports To가 2명 이상 설정된 경우 이름이 바로 보이지 않고 문서 처리에 더 적합한 사람을 선택해야 합니다

③ 사원명을 입력해 처리할 사람을 검색 및 선택합니다. 처리할 사람 목록에 추가됩니다.

④ 자동 동의: 처리할 사람중에 자동 동의할 사람을 선택합니다.

  • 자동 동의로 처리되는 경우, 처리할 사람에는 남아있으나 따로 동의할 필요가 없습니다.
  • 자동 동의 처리된 사원에게는 자동 동의되었다는 안내가 제공됩니다.
  • 자동 동의는 일반 적인 결재 서비스의 '참조 결재'와 동일하며, 결재선에는 있으나 동의(승인) 업무는 하지 않는 경우에 활용할 수 있습니다.

삭제: 처리할 사람에서 제외하려면 처리할 사람 목록에서 선택을 해제 후 확인버튼을 클릭하여 저장합니다.

순서 변경: 처리할 순서를 변경하려면 처리할 사람 목록에서 순서를 변경할 사람을 선택하고 화살표 버튼을 이용해 순서를 변경합니다.

⑦ [확인]을 클릭하여 처리할 사람 편집을 저장합니다.

Step 4. 공유 설정

담당자 지정을 클릭합니다.

② 현재 설정된 공유 설정 값이 보입니다.

③ 공유 값을 선택합니다. (전체공유 / 일부공유 / 공유 안함)

  • 공유 값은 문서의 마지막 처리자가 설정한 공유 값으로 공유됩니다.

④ 일부 공유 선택 시 공유할 대상 선택을 위한 검색창이 활성화됩니다.

  • 공유할 조직명 또는 사원명으로 검색할 수 있습니다.
    • 조직명으로 검색 시 조직원이 공유 대상 목록에 추가됩니다.
    • 공유할 조직에 하위 조직을 포함할 경우, '하위 조직 포함'에 체크면 하위 조직의 조직원까지 모두 공유 대상에 추가할 수 있습니다.
    • 추가된 공유자의 알림 화면에 알림이 생성됩니다.
  • 완료된 문서의 공유 설정은 변경이 불가하나, 일부 공유의 경우 문서 완료 후에도 공유자를 추가할 수 있습니다.

Step 5. 저장하기

모든 항목의 작성 및 설정이 완료되면 저장 버튼을 클릭합니다.

저장을 누르면 처리할 사람과 공유할 사람을 확인할 수 있는 팝업이 노출됩니다.

② 문서를 처리할 사람이 보입니다.

  • 문서 작성 시 처리할 사람 선택이 누락되었을지라도 이 팝업에서 처리할 사람 선택이 가능합니다.

③ 확인 버튼을 클릭합니다.

Step 6. 진행 중인 문서

① 진행 중인 문서는 문서보기 > 진행 중에서 확인 가능합니다.

② 처리 상태는 처리 예정/처리할/처리한으로 구분됩니다.

  • 처리 예정: 내가 처리할 사람에 포함되어 있고, 아직 처리 순서가 도래하지 않은 문서입니다. 나의 처리 순서가 되면 '처리할'로 변경됩니다. '내 공간 > 처리할 문서' 영역에 알림이 생성됩니다.

  • 처리할: 내가 처리해야 하는 문서입니다. '내 공간 > 처리할 문서' 영역에 알림이 생성됩니다. 처리 후에는 '처리한'으로 상태가 변경됩니다.

  • 처리한: 내가 처리 완료한 문서입니다. 다음 순서의 처리할 사람에게 전달된 상태입니다.

'처리할 사람'에서는 처리할 사람의 이름과 현 진행 상태를 시각적으로 전달합니다.

  • 차수별 Reports To가 여러 명인 경우 전 단계 사원이 처리할 사람 선택하기 전까지는 사람 이름이 표기되지 않고 차수별 Reports To로 표현됩니다. 처리할 사람이 정해지는 시점에 사원명으로 변경 노출됩니다.

Step 7. 문서 완료

문서 처리가 완료 또는 거절되면 알림 화면에서 알림 내역을 확인할 수 있으며 알림 메일이 발송됩니다. 완료된 문서는 문서함 > 완료 화면에 보관되며, 워크플로우 서식에 따라 부재 관리 > 나의 부재 일정 또는 비용관리 > 비용 계획 현황, 비용 정산 현황에 문서 내용이 반영됩니다.

문서보기 > 완료 화면에서 완료된 문서의 처리상태(완료, 거절, 취소)를 확인할 수 있습니다.

② 문서 처리가 완료되면 알림 화면에 알림이 생성되고 알림 메일이 발송됩니다. 홈 화면의 이번주 알림 내역 카드를 클릭하여 확인합니다.

③ '나의 부재 일정' 영역에서 나의 부재 일정 공유 내역을 확인할 수 있습니다.

  • 부재일이 도래하지 않은 부재 일정 문서의 '처리 위임'과 '부재 메세지'를 '나의 부재 일정' 영역에서 변경할 수 있습니다.

  • 동일 일자에 다른 부재 구분의 일정이 있을 경우, 위임 사항과 부재 메세지가 최신 등록 정보로 유지됩니다.

  • 부재메시지 및 위임 설정은 문서 작성 시점에 등록됩니다.

비용 계획 현황 화면에서 비용 계획 신청의 처리상태를 확인할 수 있습니다.

비용 정산 현황 화면에서 비용 정산 신청의 요약 정보 및 처리 상태(요청/완료/거절)를 확인 가능합니다.

  • 요청: 문서가 저장되고, 처리할 사람에 따라 워크플로우가 진행 중인 건입니다.
  • 완료: 최종 워크플로우까지 처리가 완료되어 워크플로우가 완료된 건입니다.
  • 거절: 처리자에 의해 워크플로우가 거절된 경우 다음날 목록에서 사라집니다.

문서 취소

워크플로우 진행 상황에 따라 문서 취소 방법이 달라집니다. 문서보기 > 진행 중에서 진행 상황을 확인하고, 상황별 가이드를 참고하세요.

  • 처리할 사람 중 첫번째 처리할 사람이 문서 처리 전인 경우: 문서를 열어 [삭제]를 클릭하여 문서를 취소합니다. 처리할 사람이 처리를 진행한 경우, [삭제] 버튼은 사라집니다.

  • 처리할 사람에 의해 처리 진행 중: 문서보기 > 진행 중에서 현재 순서의 처리할 사람을 확인합니다. 이름에 강조 표시로 보입니다. 해당 사용자에게 '거절' 처리를 요청합니다.

  • 문서 완료: '문서보기 > 진행 중'에서 문서를 찾을 수 없다면 문서가 완료된 건입니다. 관리자에게 문서 취소를 요청합니다.

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