사용하기 전에

Q. 휴가 기간 동안 결재 처리가 어렵습니다. 처리할 방법이 있나요?

  • 부재 일정을 작성 시 위임자를 설정하세요. 본인의 부재 기간 동안의 지정한 위임자에게 처리 요청이 전달됩니다. 위임자에 의해 문서 처리가 되더라도 처리 과정을 열람할 수 있습니다.
  • 자리를 비우더라도 WORKPLACE 모바일 및 메일 결재 기능을 통하여 편리하게 처리 가능합니다.

Q. 결재를 위임 받은 사용자가 부재 상태가 되면 위임 설정이 취소되나요?

  • 위임자로 지정된 사용자가 부재일 경우 문서의 진행 가능 여부를 관리자가 파악하고 담당자를 위임할 수 있도록 자동으로 관리자에게 전달됩니다.

Q. 'Reports To'는 무엇인가요?

  • 보고 대상을 의미하는 말로, 업무 보고를 하는 상위 사원을 Reports To로 표현하며, Reports To (person)을 생략하여 부릅니다. 개인간 보고 라인으로 조직을 구성하는 경우에는 사원별 Reports To를 설정하고, 이를 활용한 자동 결재라인을 만들수 있습니다. 2명 이상의 Reports To의 설정이 가능하여 매트릭스 조직에서 활용도가 높으며, 문서 처리 시 더 적합한 처리자를 선택하여 워크플로우를 진행할 수 있습니다.

Q. 문서 처리 위임을 받았는데 다음 처리할 사람이 나의 Manager가 아닙니다.

  • 워크플로우 처리 위임을 받았을 경우, 위임 받은 사람은 자리를 비운 사원을 대신하여 문서처리를 하는 것이므로 다음 처리자는 자리를 비운 사원의 Manager(Reports to)가 됩니다. 만약 자리를 비운 사원의 Reports to가 2명 이상이면 위임 받은 사람이 대신 선택하여야 합니다.

Q. 문서 처리 중인데 내용을 조금만 바꾸고 싶습니다. 문서의 내용을 수정할수 있나요?

  • 서식 별로 문서 수정이 가능하도록 설정할 수 있으며 관리자가 수정 가능으로 설정해둔 경우 문서 진행중 수정이 가능합니다. 처리 중의 문서 내용 수정이 필요한 경우 처리할 사람은 문서의 일부를 수정할 수 있으며 동의 후에는 내용 수정이 불가능합니다. 또한 최초 작성자는 저장 후 수정할 수 없고, 문서 내용 수정이 꼭 필요한 경우 다음 처리자에게 '거절' 처리를 요청하거나, 문서 수정 후 동의하도록 요청해야 합니다. 수정된 항목은 문서 조회 > '정보 변경 내역'에서 확인할 수 있습니다.

소개

문서 처리 요청은 [내 공간] > [처리할 문서]의 알림 또는 메일을 통해 전달 받습니다. 웹, 모바일, 메일 화면에서 빠른 의사 결정 및 문서 처리가 가능합니다. 이번 절에서는 웹과 메일에서의 워크플로우 처리 방법을 설명합니다.

모바일에서의 문서 처리 방식은 웹과 동일하며, 자세한 설명은 'WORKPLACE 모바일 > 문서 처리하기' 가이드를 참고하세요.

워크플로우 처리 프로세스

워크플로우 동의 /거절 /위임하기

Step 1. 워크플로우 처리 요청 수신

내 공간 (처리할 문서) 알림

  • 워크플로우 처리 요청을 받으면, 내 공간 > 처리할 문서 영역에 알림이 생성됩니다.
  • 알림을 클릭하면 해당 워크플로우 문서로 이동합니다.

메일 알림

  • 워크플로우 처리 요청 메일이 발송됩니다. 메일 화면에서 문서 내용 확인 및 처리(동의/거절/위임)가 가능합니다.
  • 문서 바로가기 버튼을 클릭하면 WORKPLACE로 이동하여 워크플로우 문서를 확인할 수 있습니다.

모바일 Push 알림

  • 워크플로우 처리 요청을 받으면, WORKPLACE 모바일 앱을 사용하는 경우 Push 알림이 발송됩니다.
  • 모바일에서 Push를 클릭하면 모바일 앱의 해당 문서로 이동하여 워크플로우 문서를 확인할 수 있습니다.

Step 2. 내용 검토

① 워크플로우 문서 내용이 보입니다.

편집 아이콘을 클릭하여 처리할 사람을 추가하거나 삭제할 수 있습니다.

  • 추가할 사람을 검색하여 처리할 사람 목록에 추가합니다.
  • 결재 구분(동의/자동 동의/합의)을 선택합니다.

    • 동의(혹은 '일반 결재', '일반'으로 보일 수 있음) : 일반 적인 문서 진행의 의사 결정을 선택하는 결재 구분입니다.
    • 자동 동의(혹은 '참조 결재', '참조', '통보'로 보일 수 있음) : 자동으로 문서가 진행되는 결재 구분입니다. 결재 구분이 자동 동의인 경우 따로 처리할 필요가 없으며 자동 동의되었다는 안내가 제공됩니다.
    • 합의(혹은 '합의 결재', '협조'로 보일 수 있음) : '동의'와 같은 처리 방식으로, 주로 내부 결재선 이외의 외부 처리자를 통하여 문서 진행의 의사 결정을 선택하는 결재 구분입니다.

    • 관리자가 결재선을 'N차 Reports to'로 설정한 경우, 작성자에게 2명 이상의 Reports to(Manager)가 존재 시 반드시 한 명을 선택해야 합니다.

처리 의견을 입력하는 영역입니다. 처리 의견은 문서 작성자와 문서를 처리하는 대상 모두 열람 가능합니다.

④ 문서 처리 버튼입니다. 처리 버튼 명칭은 관리자의 설정에 따라 다르게 보일 수 있습니다. 문서 처리는 Step 3. 워크플로우 처리를 참조하세요.

⑤ 설정되어 있는 공유 범위를 확인하거나 공유 범위를 수정할 수 있습니다.

  • 공유 범위가 '일부 공유'일 경우 공유자를 추가하거나 삭제할 수 있습니다. 공유 대상 목록에 있는 사원은 문서를 공유 받거나 공유 의견을 작성할 수 있으며, 기존에 공유 대상에 포함되어 있더라도 처리자에 의해 삭제되면 공유 권한이 철회됩니다.
  • 공유대상은 문서의 마지막 처리자가 설정한 공유 값으로 공유됩니다.
  • 공유할 대상이 없을 경우 '일부 공유' 선택 후 공유자를 추가하지 않고 저장합니다.

⑥ [정보 변경 내역]을 클릭하여 결재선 변경 내역, 공유 설정 변경 내역, 문서 수정 내역을 확인합니다. 자세한 설명은 워크플로우 문서 조회를 참조하세요.

수정 버튼입니다. 서식별 설정에 따라 처리자는 문서 내용을 수정 후 처리할 수 있습니다. 자세한 설명은 Step 3. 워크플로우 처리를 참조하세요.

Step 3. 워크플로우 처리

① 결재 구분이 자동 동의인 경우, 처리할 사람에는 남아있으나 따로 동의할 필요가 없습니다.

  • 자동 동의 처리된 사원에게는 자동 동의되었다는 안내가 제공됩니다.

② 결재 구분이 동의합의인 경우, 처리 버튼(동의/거절/위임) 중 하나를 클릭하여 워크플로우를 처리합니다. 처리 버튼 명칭은 관리자의 설정에 따라 다르게 보이며 자세한 내용은 워크플로우 정보 설정>명칭 관리를 참조하세요.

  • 처리 의견을 입력합니다.
  • 처리 버튼 클릭합니다.
    • 동의(혹은 '승인', '찬성', '확인'으로 보임) : 문서 내용에 동의하고 다음 단계로 진행함을 의미합니다.
    • 거절(혹은 '반려', '거절', '반대' 또는 '취소'로 보임) : 문서의 진행을 멈추고 더이상 진행되지 않음을 의미합니다.
    • 위임(혹은 '전달'로 보임) : 문서의 의사 결정 의무를 다른 사람에게 부여함을 의미합니다.

③ 처리 위임 필요 시 위임을 클릭하고, 위임자을 검색하여 선택합니다.

  • 위임자에게 워크플로우 처리 요청 알림 메일이 전달되고, 위임자의 '내 공간 > 처리할 문서'영역에 워크플로우 처리 요청 알림이 생성됩니다.
  • 워크플로우 진행 상황은 위임자와 워크플로우를 위임한 대상 모두 '문서보기 > 진행 중'에서 확인 가능합니다.
  • 워크플로우가 완료되면, 위임자와 워크플로우를 위임한 대상 모두의 알림 화면에 알림이 전달됩니다.

④ 다음 처리할 사람이 2명 이상일 경우 'Reports To 선택'에서 문서 처리에 적합한 처리자를 위임받은 사람이 대신 선택해야 합니다.

처리할 문서가 비용 정산 신청 혹은 비용 계획 신청 문서일 경우, 회사의 감사규칙에 위반되는 내용 포함 시 완료된 문서 조회 화면에 감사 위반 아이콘이 노출되며 문서 처리 전 클릭하여 내용을 미리 확인합니다. 감사 위반 아이콘은 문서 처리 단계에만 노출되며 처리 완료 후 보여지지 않습니다.

문서 수정 후 동의

문서 수정이 필요할 경우, 처리자가 문서를 수정한 다음 동의할 수 있습니다.

① 수정 가능한 서식인 경우 문서 처리 화면에 [수정] 버튼이 노출됩니다.

② [수정] 버튼 클릭 시 작성된 내용과 함께 작성 모드로 전환됩니다.

  • 내용을 수정합니다. 수정된 내역은 사용자 > 문서 조회 > '정보 변경 내역' 팝업에서 확인할 수 있습니다.

  • 처리자에 의해 수정된 항목은 파란색으로 표시됩니다.

  • 서식 별 수정할 수 없는 항목은 아래 표를 참조하세요.

서식명 수정할 수 없는 항목
부재 일정 겸직 부서, 부재 항목, 출장지, 경조 구분, 관계
부재 일정 취소 겸직 부서, 취소 대상 문서
근무 결과 신청 겸직 부서, 기준일
근무 결과 취소 겸직 부서, 원 원서
근무 계획 신청 겸직 부서, 기준일
증명서 신청 겸직 부서, 신청할 증명서
일반 겸직 부서, 구분
서식 생성기로 만든 서식 히든텍스트 및 자동 번호 컴포넌트
스마트 에디터 컴포넌트는 수정 시 멀티텍스트 박스로 출력됩니다.
  • 비용 계획 신청, 비용 정산 신청 그리고 회계의 매입 대금 정산 신청 서식은 수정할 수 없습니다.

③ 처리 의견을 입력합니다.

④ [저장 후 동의] 버튼을 클릭합니다. 문서 수정 후 처리 시에는 위임과 거절을 할 수 없습니다.

Step 4. 워크플로우 완료

① 워크플로우가 완료되면, 문서 작성자와 처리한 사람 모두의 '알림' 화면에 알림이 전달됩니다.

② 워크플로우 문서는 '전체' 또는 '완료' 문서함에서 확인 가능합니다.

Step 5.공유

  • 워크플로우 완료 건은 최신 공유 소식에 공유됩니다. 전체 공유가 아닐 경우, 자물쇠 모양으로 구분됩니다.
  • 서식별 문서 공유 시점의 설정에 따라 문서 처리 중에 공유되거나 처리 완료부터 공유될 수 있습니다.
  • 사원들은 '최신 공유 소식'에서 문서를 열람하고 공유 의견을 작성할 수 있습니다. 문서 열람 및 의견 작성 가능 여부는 공유 설정에 따라 달라집니다.
  • 관리자의 설정에 따라 문서 진행중에도 의견 작성이 가능합니다. 자세한 설명은 'WORKPLACE 사용하기 > 공유하기' 가이드를 참고하세요.
  • 오늘 시점에 확인해야 할 정보 위주로 정렬됩니다.

연관 정보 바로가기

아래 가이드에서 연관 정보를 확인할 수 있습니다.

""에 대한 건이 검색되었습니다.

    ""에 대한 검색 결과가 없습니다.

    처리중...