사용하기 전에

Q. 처리 완료된 워크플로우를 일부 사용자에게만 공유 가능한가요?

  • 워크플로우 문서의 공유 설정은 문서 작성자와 처리자에 의해 자유롭게 변경 가능하지만 최종 처리자의 설정값으로 공유되고 완료 후에는 공유 변경이 불가합니다. 다만 일부 공유로 설정되어 있는 경우, 공유자를 추가할 수 있습니다.

공유 설정

WORKPLACE만이 가진 워크플로우 '공유' 및 '공유 의견'으로 사내 소통이 강력해집니다. 문서별 공유 범위(전체 공유 / 일부 공유)를 설정할 수 있어 정보의 공유와 정보 보안 모두 만족시킬 수 있습니다.

특히 '최신 공유 소식'에서는 '오늘' 완료된 워크플로우를 제공하여 확인이 필요한 최소한의 정보를 명료하게 전달합니다. 사원들은 자유롭게 공유 의견을 통해 동료와 소통합니다. '문서보기 > 전체'에서도 확인 가능합니다.

  • 공유 설정은 문서 작성자와 처리자에 의해 수정 가능하며, 최종 처리자가 설정한 값으로 처리됩니다.

    • 문서 저장: 문서 작성자의 공유 설정
    • 워크플로우 진행 중: 처리자에 의한 공유 설정 변경 가능
    • 워크플로우 완료: 공유 설정 변경 불가/ 단, '일부 공유'로 설정된 경우 공유자 추가 가능
  • 공유 설정은 전체 공유 / 일부 공유로 구분됩니다.

    • 전체 공유: WORKPLACE 모든 사용자가 문서를 열람하고, 공유 의견을 작성합니다.
    • 일부 공유: 지정한 특정 대상자만 문서를 열람하고 공유 의견을 작성합니다. 워크플로우 완료 후에도 공유자 추가와 같은 공유 설정 변경이 가능합니다. 공유자를 입력하지 않으면 문서의 작성자와 처리자에게만 공유됩니다.

공유자 추가 방법

워크플로우가 완료된 문서 중 '일부 공유'로 설정된 경우 공유자를 추가할 수 있습니다. '전체' 문서함, '완료' 문서함 또는 '최신 공유 소식'에서 공유자를 추가할 문서를 엽니다.

담당자 지정을 클릭합니다.

② '일부 공유'로 설정된 경우, 공유자 추가가 가능합니다.

  • 처리 완료된 문서는 공유 설정 변경이 불가합니다.
  • 기존 설정된 공유자는 삭제 불가합니다.

③ 공유자로 추가할 대상을 검색하고 추가합니다.

  • 공유할 조직명 또는 사원명으로 검색할 수 있습니다.
    • 조직명으로 검색 시 해당 조직 사원이 공유 대상 목록에 노출됩니다.
    • 공유할 조직에 하위 조직을 포함할 경우, '하위 조직 포함'에 체크면 하위 조직의 조직원까지 모두 공유 대상에 추가할 수 있습니다.
    • 추가된 공유자의 알림 화면에 알림이 생성됩니다.

공유 의견

워크플로우가 완료되면 설정된 공유 대상들은 공유 의견을 작성해 의견을 나눌 수 있습니다. 공유 의견 작성 기능은 메신저와 유사한 UI 및 디자인으로 사원들의 참여를 유도합니다. 부재일정 워크플로우를 올리면, 워크플로우와 부재 일정 공유가 동시에 진행됩니다. 동료의 경조 휴가 신청서에 축하 메시지를 남겨보세요.

Step 1. 문서 선택

  • 최신 공유 소식 또는 문서 보기에서 문서를 선택합니다.
  • 공유 시점은 '문서 완료 후 공유''진행중 계속 공유'가 있습니다. 공유 시점은 관리자의 설정에 따라 서식별 다르게 적용될 수 있습니다. 공유 시점 설정에 대한 자세한 내용은 워크플로우 정보 설정 > 공유 설정을 참조하세요.
    • 공유 시점이 '문서 작성부터 계속 공유'로 설정되면 진행중인 문서도 열람 및 의견을 작성할 수 있습니다. 단, 문서 처리 중 처리자에 의해 공유 대상에서 제외되면 더이상 문서를 열람할 수 없습니다.
    • 공유 시점이 '완료된 후 공유'로 설정되면 완료된 문서만 열람 및 의견을 작성할 수 있습니다. 거절이나 취소된 문서도 공유 의견을 작성할 수 있습니다.

Step 2. 공유 의견 입력

  • '최신 공유 소식'에서 문서를 선택하면 해당 문서 조회 화면으로 이동합니다.
  • 화면 오른쪽에 공유 의견 영역이 위치합니다. 스크롤 버튼을 클릭하여 이전에 작성된 공유 의견을 확인할 수 있습니다.
  • 공유 의견 목록의 입력 필드에 공유 의견을 작성하고 확인 버튼을 클릭합니다.
  • 공유 의견이 입력되면, 문서 작성자와 공유 의견 작성자의 알림 화면에 알림이 전달됩니다.
  • 자신이 작성한 공유 의견에는 [X] 버튼이 나타납니다. 삭제 시 사용합니다.

Step 3. 공유 의견 확인

  • 공유 의견이 작성되면, 문서 작성자와 해당 문서에 공유 의견을 작성한 사람의 알림 화면에 알림이 생성됩니다.

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