사용하기 전에

Q. WORKPLACE 사용자 등록 전에 조직 정보를 먼저 등록해야 하나요?

  • WORKPLACE [g]에서는 조직을 부서로 표현하고 있습니다. 부서 설정은 관리 > 구성원 정보설정 > 기본정보설정을 참고하세요.

Q. WORKPLACE 사용 안내 메일 발송에 오류가 있습니다. 안내 메일 발송을 재발송할 수 있나요?

  • 사원관리 메인 화면은 등록된 모든 사원들을 조회할 수 있는 페이지입니다. 안내 메일 재발송이 필요한 사원에게 초대메일 항목의 메일 아이콘을 클릭하여 비밀번호 재설정 메일을 발송할 수 있습니다.

  • 재발송 후에도 메일 발송에 문제가 있다면 사원정보 상세화면으로 이동해 개인 메일 주소 항목을 확인합니다.

사원 초대

개별 추가하기

사원관리 화면의 추가 버튼을 클릭하여 사원정보 입력화면이 열립니다.

② 사원의 기본정보를 입력합니다.

  • 이름, 업무메일, 개인메일 항목은 필수입력 항목이며, 회사에 맞는 항목만 입력합니다.
  • 업무메일과 개인메일은 같은 메일을 사용하여도 무방하나 다른 메일을 사용하길 권장합니다. 메일 아이디는 2자 이상 영문 숫자 특수문자 . - _ ! 허용입니다.

③ 회사에서 정의한 추가 정보가 있을 경우, 추가정보 탭을 클릭하여 등록합니다.

④ 저장을 클릭하면 사원에게 초대메일이 발송됩니다.

⑤ 초대메일에서 메인인증 버튼을 클릭하여 비밀번호를 재설정합니다.

일괄 추가하기

① 사원 관리로 이동합니다.

② 일괄 추가를 클릭합니다.

③ 샘플파일 다운로드를 클릭합니다.

샘플파일 작성 안내

샘플파일 작성 안내를 참고하여 내용을 작성하고 저장합니다.

첨부추가를 클릭해 작성한 파일을 선택합니다.

저장을 클릭하여 저장합니다.

⑦ 등록한 결과를 확인합니다.

등록 데이터 확인

  • 입력 오류가 있는 시트나 셀은 빨간색으로 표기되며 하단에 오류메시지가 노출됩니다.
  • 등록한 엑셀파일에서 오류를 수정 후 재업로드합니다.

등록 완료

사원 일괄추가 완료 결과를 확인합니다.

  • 등록이 완료되면 관리 > 구성원 > 사원관리에서 추가된 사원을 확인할 수 있습니다.

사원 관리

우리 회사에 등록된 모든 사원들을 조회할 수 있는 페이지입니다.

① 사용상태는 사원이 초대된 후 로그인 가능 여부를 알려줍니다.

  • 사용: 사원이 초대메일을 받고 비밀번호를 설정하여 로그인 가능한 상태입니다.
  • 사용 대기: 초대를 받았으나 사원이 비밀번호를 설정하지 않아 로그인 불가 상태입니다.
  • 일시 정지: WORKPLACE 관리자에 의해 사용이 제한되어 있는 상태입니다. 메모를 클릭하여 일시정지 사유를 확인합니다. 사용 제한을 해제하려면 사용을 클릭합니다. 일시정지 상태는 과금 대상입니다.
    • 계정 잠김: 정해진 최대 횟수만큼 비밀번호를 잘못 입력한 경우 계정이 잠기게 되며, 해당 상태가 표시됩니다. 계정 잠금을 해제하기 위해서는 관리자가 초대 메일을 재발송하거나, 사용자가 비밀번호를 초기화하여 상태를 변경할 수 있습니다.

② 상태변경 항목의 일시정지 버튼을 클릭하면 사원의 로그인이 일시적으로 정지됩니다. 다시 [사용] 버튼을 클릭하면 로그인 가능합니다. 로그인이 일시정지 되더라도 과금의 대상에는 포함됩니다.

③ 사용자의 로그인 세션을 강제 종료할 수 있습니다. 강제 종료하려면 [로그아웃]을 클릭합니다. 로그아웃은 최대 5분정도 소요될 수 있으며, 이 후 사용자는 다시 로그인할 수 있습니다.

④ 초대메일 항목의 일시는 메일 발송된 일시를 표시하고, 초록색 메일 아이콘을 클릭하여 초대메일을 재발송 합니다.

⑤ 사원 목록의 이름을 클릭하면 사원 상세정보를 조회할 수 있습니다.

⑥ 퇴사할 사원이 생기면 정보를 삭제해야 하며, 상세정보 화면에서 [삭제] 버튼을 클릭하면 사원정보가 삭제되며 복구할 수 없습니다.

⑦ 우측하단의 인쇄 아이콘을 누르면 해당 사원의 인사카드를 출력할 수 있습니다.

인사카드 출력

인쇄옵션 창에서 원하는 출력항목을 선택 후 확인을 누르면 선택한 항목만 출력할 수 있습니다. 출력항목에 대한 설정은 각 사원별로 다르게 출력 가능합니다.

삭제 사원 관리

삭제자의 경우 사원검색에서 조회되지 않습니다. 단 삭제하더라도 삭제발생 시점 이전에 설정된 내용은 존재할 수 있으며 다음과 같이 보입니다.

  • 삭제 발생 시점 전, 문서의 처리할 사람으로 설정된 경우 이름 앞에 [삭제]표기가 노출되며 관리자에게 결재선변경 안내 메일이 발송됩니다. 관리자는 처리할 사람 편집을 통해 다른 사원에게 처리 위임을 할 수 있습니다.

  • 삭제 발생 시점부터 삭제자의 문서 처리 알림 메일화면에 동의/거절/위임 버튼은 비활성화로 노출됩니다.

  • '관리 > 결재선 설정' 시 직접 입력을 통해 결재자로 지정된 사원의 경우 [삭제]표기가 노출되며 관리자는 취소를 눌러 결재선을 변경할 수 있습니다.

부서장 관리

'구성원>기본정보설정' 메뉴에서 부서를 사용으로 설정한 경우에만 이용할 수 있습니다. 부서의 Leader를 부서장으로 지정한 후, 결재선을 차수별 상위 부서장으로 설정해 놓으면 유용하게 사용됩니다.

① 부서를 클릭합니다.

② 부서에 소속된 사원 중 부서의 Leader를 선택하고 저장합니다.

③ 결재선 설정에서 차상위 부서장을 서식별로 자동 설정할 수 있습니다.

Reports To 관리

'구성원 > 기본 정보 설정'에서 Reports To를 사용으로 설정한 경우에만 이용할 수 있습니다. Reports To는 업무를 보고받는 매니저의 개념으로서, 매트릭스 조직 내의 사원이 보고할 업무의 내용에 따라 매니저를 선택 지정할 수 있게끔 여러 매니저를 Reports To로 설정할 수 있습니다. 결재선을 차수별 Reports To로 설정할 경우 작성자별 Reports To가 자동으로 지정됩니다.

① Reports To로 지정할 사원명을 자동완성 기능을 통하여 입력하여 지정할 수 있습니다.

② 설정된 Reports To는 입력필드의 오른쪽에서 확인할 수 있으며 빨간색 X를 눌러 삭제할 수 있습니다.

③ 저장을 클릭합니다.

④ Reports To 사원을 검색하면, 해당 사원의 상위 Reports To와 해당 사원에게 보고하는 Direct Reports를 함께 조회할 수 있습니다.

⑤ 결재선 설정에서 차수별 Reports To를 서식별로 자동 설정할 수 있습니다.

'Reports To'는 무엇인가요?

  • 보고 대상을 의미하는 말로, 업무 보고를 하는 상위 사원을 Reports To로 표현하며, Reports To (person)을 생략하여 부릅니다. 개인 간 보고 라인으로 조직을 구성하는 경우에는 사원별 Reports To를 설정하고, 이를 활용한 자동 결재라인을 만들수 있습니다. 2명 이상을 Reports To로 설정할 수 있어 매트릭스 조직에서 활용도가 높으며, 문서 처리 시 더 적합한 처리자를 선택하여 워크플로우를 진행할 수 있습니다.

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