사용하기 전에

Q. 관리자가 설정한 결재선(처리한 사람)을 워크플로우 처리 중에 문서 작성자 또는 처리한 사람에 의해 변경될 수 있나요?

  • 관리자가 설정한 기본 처리자는 사용자가 삭제할 수 없습니다. 워크플로우에 추가되어야 하는 처리자는 '처리할 사람 편집'에서 처리자로 추가하세요.

Q. 사용하던 결재서식들은 활용 가능한가요?

  • 관리의 '워크플로우 서식 만들기' 기능을 통하여 회사의 결재 서식들을 손쉽게 구성할 수 있습니다. Drag&Drop 기능으로 필요한 컴포넌트를 가져와서 글양식을 만들고 운영할 수 있는 기능을 제공합니다.

Q. 결재선 설정 시, 부서장과 Reports To의 차이가 있나요?

  • WORKPLACE [g]는 부서 중심 회사나 개인별 보고라인의 Reports To 중심 회사나 모두 편리하게 사용할 수 있습니다. 두가지를 겸용하는 회사에서도 A 업무는 부서장을 중심으로, B 업무는 Reports To를 중심으로 상황별 사용 가능합니다. 예를 들어 경비 정산은 개인 보고라인(Reports To)에 따라, 부재일정은 부서장에게 보고하여 관리되는 경우 서식별 결재선 설정 시 다르게 설정하여 사용할 수 있습니다.

Q. 연차 신청 시 직급이 부장 이상인 직원들은 대표님의 결재까지 받도록 설정할 수 있나요?

  • 부재일정 서식의 결재선 설정에서 기본 결재선 설정 이외에, 조건별 결재선을 추가로 설정할 수 있습니다. 조건별 결재선 설정 팝업에서 '부재항목 사용'에 체크하고 연차를 선택합니다. '대상자 사용'에 체크하고 대상자의 인사정보에 '직급' 선택 후, 우리 회사의 부장 이상의 직급을 모두 선택합니다. 다음 처리자 입력에서 '직접입력' 방식으로 대표님을 설정한 후 저장합니다.

소개

WORKPLACE의 워크플로우 서식을 우리 회사 환경에 맞게 설정합니다. 업무별 처리자를 유연하게 설정하여 전 사원과 문서를 공유하도록 함으로써 소통이 잘 되는 사내 문화를 구축할 수 있습니다.

결재선 설정

서식별 결재선(처리할 사람)을 설정합니다. 결재선(처리할 사람) 설정은 차수별 상위 부서장, 차수별 Reports to 또는 또는 특정 사원 단위로 설정 가능합니다. 관리자가 설정한 기본 처리자는 사용자가 삭제할 수 없습니다.

결재선 설정으로 이동합니다.

② 서식을 선택하고 결재선 사용 여부를 선택합니다.

  • 결재선 '사용'이 기본 값으로 설정되어 제공됩니다 . '사용'을 선택한 상태에서 결재선을 따로 지정하지 않으면 문서를 작성하는 시점에 결재선 편집 기능을 통하여 사용자가 직접 처리할 사람을 추가할 수 있습니다.

  • 결재선 '사용'을 해제하면, 문서 서식에 결재선 설정 영역이 노출되지 않습니다.

③ (결재선 사용으로 설정 시) 추가 버튼을 클릭합니다.

④ 생성된 필드에서 결재 구분을 선택합니다. 결재 구분은 총 3가지로 구분됩니다.

  • 동의(혹은 '일반 결재', '일반'으로 보일 수 있음) : 일반 적인 문서 진행의 의사 결정을 선택하는 결재 구분입니다.

  • 자동 동의(혹은 '참조 결재', '참조', '통보'로 보일 수 있음) : 자동으로 문서를 진행하는 결재 구분입니다.

    • 자동 동의로 처리되는 경우, 처리할 사람에는 남아있으나 따로 동의할 필요가 없습니다.

    • 자동 동의 처리된 사원에게는 자동 동의되었다는 안내가 제공됩니다.

    • 자동 동의는 일반적인 결재 서비스의 '참조 결재'와 동일하며, 결재선에는 있으나 동의(승인) 업무는 하지 않는 경우에 활용할 수 있습니다.

  • 합의(혹은 '합의 결재', '협조'로 보일 수 있음) : '동의'와 같은 처리 방식으로, 내부 결재선 이외의 외부 처리자를 통하여 문서 진행의 의사 결정을 선택하는 결재 구분입니다. 처리 엑션은 '동의'와 동일하나, 사용자에게 합의 상태로 라벨이 보여집니다.

④ 워크플로우 처리자를 설정합니다.

결재선 항목 설명 선택 가능 경우 자동 동의 여부
N차 상위 부서장 작성자의 1~N차 상위 부서장을 자동으로 가져옵니다. 회사의 부서 Level만큼 지정할 수 있습니다. 기본 정보 설정의 부서 사용을 '예'로 설정한 경우에만 노출됩니다. 사용 가능
Reports To 차수가 자동으로 설정된 Reports To가 보입니다. 예를 들어 Reports To를 2번 설정하는 경우, 1차 Reports To, 2차 Reports To(Reports to's reports to)로 설정됩니다. 기본 정보 설정의 Reports To 사용을 '예'로 설정한 경우에만 노출됩니다. 사용 불가
부서 특정 부서를 처리할 사람으로 설정할 경우, 해당 부서의 사원을 자동으로 가져오며, 문서 작성 시 작성자가 한명을 선택해야 합니다. 기본 정보 설정의 부서 사용을 '예'로 설정한 경우에만 노출됩니다. 사용 가능
직급 특정 직급을 처리할 사람으로 설정할 경우, 해당 직급인 사원을 자동으로 가져오며, 문서 작성 시 작성자가 한명을 선택해야 합니다. 기본 정보 설정의 직급 사용을 '예'로 설정한 경우에만 노출됩니다. 사용 가능
직책 특정 직책을 처리할 사람으로 설정할 경우, 해당 직책인 사원을 자동으로 가져오며, 문서 작성 시 작성자가 한명을 선택해야 합니다. 기본 정보 설정의 직책 사용을 '예'로 설정한 경우에만 노출됩니다. 사용 가능
직접 입력 사원명을 직접 입력하여 항상 해당 사원이 동의할 수 있도록 넣을 수 있습니다. 항상 선택 가능합니다. 사용 가능
  • 결재선을 부서/직급/직책으로 설정한 경우 사용자는 한명을 선택해야 합니다.

  • [관리] > [구성원] >[기본 정보 설정]에서 Reports To 사용여부'예'로 설정한 경우 결재선 설정에서 처리자를 N차 Reports To로 선택할 수 있습니다. 처리자가 N차 Reports To로 설정될 경우 결재 구분은 자동 동의(참조 결재/참조/통보)를 선택할 수 없습니다.

⑥ 순서변경: 처리자의 처리순서 변경이 가능합니다.

⑦ 삭제: 처리자 삭제가 가능합니다.

⑧ 우선순위로 적용할 결재조건이 있을 경우 조건별 결재선 추가를 클릭하여 설정합니다.

  • 조건별 결재선 설정 팝업이 노출됩니다.

  • 서식별로 조건 정의가 달라집니다.

    • 부재 일정: 부재 항목, 대상자의 인사 정보에 따른 설정이 가능합니다. (예: 부장 직급자의 연차 등록)
    • 비용 계획 신청, 비용 정산 신청 : 대상자의 인사 정보에 따른 설정이 가능합니다. (예: A사업장 소속 사원의 정산 신청)
    • 일반 : 서식 구분(2020.07.17 이전 가입 고객), 대상자의 인사 정보에 따른 설정이 가능합니다.
  • 근무 계획 신청/근무 결과 신청/근무 결과 신청 취소: 대상자의 인사 정보에 따른 설정이 가능합니다.(예: 아르바이트의 근무 결과 신청)

  • 조건별 결재선 설정(예: 부재 일정 서식)

    • 부재 항목에 사용 시, '사용'에 체크하고 적용할 항목을 선택합니다.
    • 대상자에 사용 시, '사용'에 체크하고 적용할 대상자의 부서/직급/직책/사업장 중 선택합니다. 부서/직급/직책/사업장의 선택은 '관리 > 구성원 > 기본 정보 설정'의 영향을 받을 수 있습니다. (예: 기본 정보 설정에서 직급을 '사용 안함'으로 설정 시에 선택항목에 직급이 보이지 않습니다.)
    • 추가 버튼을 눌러 처리할 사람(부서장, Reports To, 직접 입력)을 입력하고 자동동의 여부를 체크합니다.
    • 확인을 누르면 조건별 결재선 추가가 완료됩니다. 조건별 결재선이 여러 개 추가되었을 시, 순위가 높은 것부터 실행되며 가장 마지막에 추가한 조건이 1순위로 적용됩니다.

⑨ 저장 버튼을 클릭합니다.

⑩ 비용 정산 신청, 비용 계획 신청 서식은 기본 결재선 이외에 위반 결재선을 추가로 설정할 수 있습니다.

  • 위반 결재선: 위반 결재선은 비용 > Self Check관리 > 감사항목관리에서 감사항목 생성 시 위반된 항목에 대하여 워크플로우를 지속할 경우 기본 결재선과 다른 결재선을 적용할 때 사용합니다. 위반 결재선은 기본 결재선보다 더 상위의 처리자나 비용 담당자를 직접 지정하여 활용하게 됩니다.(예: 감사항목 위반 시 대표이사 결재 추가)
  • 위반 결재선 사용여부가 체크되어 있어야 위반된 항목을 위반 결재선으로 결재 가능하도록 설정할 수 있습니다. 자세한 내용은 WORKPLACE [g] 비용 > 감사항목관리를 참고하세요.

결재선 예외 관리

서식별로 설정된 결재선에서 처리자 혹은 문서 작성부서별로 예외 처리가 필요한 경우, 결재선 예외 안을 등록합니다.

결재선 예외 관리로 이동합니다.

② 예외 내용을 입력하고 등록을 클릭하면, 하단 목록에 추가됩니다.

  • 원결재자별, 서식별, 서식 세부 항목별 설정이 가능합니다.
  • 결재자 생략, 변경 설정, 자동 동의 설정이 가능하며, 변경 시 결재 위임자를 지정해야 설정이 완료됩니다.
  • 중복된 예외 변경안을 등록할 수 없습니다.

결재선 설정 팁

  • [삭제]를 클릭하여 예외 설정 항목을 삭제합니다.
  • 결재선 예외 설정이 문서 작성 시점에 반영된 경우, 결재선 예외 항목을 삭제하더라도 예외설정이 유지됩니다.
  • 처리자가 퇴직 등의 사유로 예외 반영이 불가한 경우, 예외설정은 시스템에서 자동으로 삭제되고 원래의 결재선이 적용됩니다.
  • 자동동의 설정 시 처리해야 할 단계에 자동으로 동의되며 처리자에게 알림 메일이 발송됩니다.

설명 영역 관리

설명 영역을 이용해 사용자에게 문서 작성 가이드를 제공할 수 있습니다. 설명 영역에서 제공할 콘텐츠는 텍스트와 이미지를 이용하여 자유롭게 편집 가능합니다.

설명영역관리로 이동합니다.

② 서식을 선택합니다.

③ 설명영역 사용여부를 선택할 수 있습니다. '사용'이 기본 값으로 설정되어 제공됩니다.

④ (설명영역 사용 시) 서식별 문서 설명 내용을 입력합니다.

⑤ 사용자가 문서 작성 화면 하단에 설명 내용이 보입니다.

설명 영역 문구 예시

서식 설명 문구 예
부재 일정 연차, 병가, 출장, 재택근무 같은 부재 일정 공유에 활용하는 서식입니다.
비용 정산 신청 업무상 지출한 경비를 신청하는 서식입니다. 법인카드, 개인카드, 현금 등 다양한 증빙으로 사용된 비용을 정산할 수 있습니다. 카드사와 연동한 경우, 승인된 카드 내역으로 빠르게 정산할 수 있습니다.
일반 교육 신청, 비품 구입 신청 등에 활용하는 서식입니다. 예상되는 경비 지출에 대해 사전 동의를 얻거나, 사내 직원과 공유할 수 있습니다.

서식 권한 설정

서식별 작성 권한을 조직이나 권한, 사원 단위로 부여하거나 제외하는 설정을 합니다.

서식 권한 설정으로 이동합니다.

② 각 서식을 선택합니다.

③ 작성권한을 선택합니다.

④ 선택부여/선택제외로 지정 시 해당 대상자 목록을 입력합니다.

⑤ 저장을 클릭합니다.

서식 권한 설정 팁

  • 서식 작성 권한이 없는 사용자의 화면에는 해당 서식이 노출되지 않습니다.
  • 퇴직한 사람이나 삭제된 권한, 부서가 있으면 목록에서 자동으로 삭제됩니다.

공유 설정

서식별 공유 상태를 설정합니다. 전 사원과 문서를 공유하도록 함으로써 오픈된 사내 문화를 구축할 수 있습니다.

공유 설정으로 이동합니다.

② 서식을 선택합니다.

③ 전체 공유, 일부 공유를 선택할 수 있습니다.

  • 공유 설정은 문서 처리 중에 처리자에 의해 변경 가능합니다. 문서가 완료되면 공유 설정 변경은 할수 없습니다.
  • '일부 공유'로 선택 시 공유자를 추가할 수 있습니다.

공유 시점: 문서를 조회하고 공유 의견을 남길 수 있는 공유 시점을 설정합니다.

  • '문서 작성부터 계속 공유' : 문서 진행중에도 문서 조회 및 의견을 작성할 수 있습니다. 문서 진행중 다른 처리자에 의해 공유 대상에서 제외될 경우 문서 조회와 의견 공유 권한이 철회됩니다.
  • '완료 된 후 공유': 문서가 완료(거절 포함) 된 후에 문서 조회 및 의견 공유가 가능합니다.

⑤ '일부 공유' 시 조직/권한/부서/사용자별로 지정할 수 있습니다. 선택된 결과는 공유 대상 목록에 보여집니다.

저장을 클릭합니다.

공유 설정 팁

  • 일부 공유의 경우, 조직이나 권한, 작성자의 부서, 사원 단위로 공유 대상을 선택할 수 있습니다.
  • 공유 상태는 결재 진행 중에 사용자에 의해 변경 가능합니다.
  • Reports To로는 공유를 설정할 수 없습니다. 2명 이상의 Reports To가 있는 경우 선택하지 않은 상태에서 공유자를 지정할 수 없으므로 공유 설정 시에는 Reports To를 선택할 수 없습니다.
  • '문서 작성부터 계속 공유'로 공유 시점을 설정하면, 처리 중 처리자에 의하여 공유 대상이 변경될 수 있습니다. '전체 공유'에서 '일부 공유'로의 변경, 공유자의 삭제 등으로 문서의 조회 권한이 회수될 수 있습니다. 업무 목적에 맞게 신중하게 설정 바랍니다.

부재항목 설정

회사의 부재 항목을 설정합니다. 설정된 항목은 부재 일정 문서 서식에 반영됩니다.

부재 항목 설정으로 이동합니다.

추가를 클릭하면 입력 필드가 생성됩니다.

③ 내용을 입력합니다.

  • '부재 항목'의 이름은 회사 내규에 따라 설정 가능합니다. 다국어를 사용하는 경우, 기본값을 포함하여 사용하는 다국어만큼 항목명을 입력합니다.
  • '사유(설명 문구)'에 서식 작성 가이드를 제공하면 편리합니다.
  • 시간 단위(종일/반일/1시간/2시간/30분)를 선택합니다.
    • 종일 : 기본값은 종일 8시간입니다. '근무' 서비스의 근무방식별 일 소정 근로시간으로 봅니다. 예를 들어 소정 근로시간이 8시간일 경우, 종일은 8시간이고 반일은 4시간입니다.
    • 2시간: 회사의 일반 근로 시간이 7시간일 경우, 2시간/4시간/6시간의 부재 일정을 신청할 수 있습니다.
  • 근로 시간에 합산 여부를 선택합니다. 해당 항목은 '근무' 서비스를 사용할 경우에만 노출되는 항목입니다. 'Y'로 설정 시, 신청한 부재 시간은 일반 근로 시간에 합산되어 계산됩니다. 단 휴일/휴무일 부재는 근로 시간에 합산하지 않습니다.
  • '순서 변경'으로 풀다운 메뉴의 노출 순서를 설정합니다. 사용 빈도가 높은 항목을 우선 순위로 배치하면 사용이 편리합니다.

저장을 클릭합니다.

글양식 관리

스마트 에디터가 포함된 서식에 대해 에디터 영역에 출력될 글양식을 관리합니다. 에디터 양식을 미리 설정해 놓으면 문서 작성 시 자동으로 표시되므로 더욱 편리합니다.

글양식 관리로 이동합니다.

서식 목록에서 서식을 선택합니다. 스마트 에디터 컴포넌트가 추가된 양식만 표시됩니다.

글양식 사용에 체크하면 설정한 글양식이 사용자의 문서 작성 화면에 노출됩니다.

  • 체크 해제 시, 글양식이 노출되지 않습니다.

④ 에디터를 사용하여 글 양식을 작성합니다.

⑤ [미리보기] 버튼을 눌러 양식을 확인합니다.

⑥ 저장 버튼을 누르면 설정된 양식이 저장되고, 문서 작성 화면에 적용됩니다.

일반 서식 설정

2020년 7월 17일 이전 가입 고객은 일반 서식 구분을 추가하여 활용할 수 있습니다. 기업 내규에 따른 워크플로우 서식을 추가하거나 삭제합니다. 표/이미지 삽입 등 서식별 글양식을 자유롭게 편집 가능한 에디터가 제공됩니다.

일반 서식 설정으로 이동합니다.

② 서식 추가를 '사용'으로 설정합니다.

③ 추가 버튼을 눌러 서식을 추가합니다. 서식명을 입력합니다.

글양식 사용여부에 체크 시 사용자의 문서 작성 화면에 설정된 양식이 노출됩니다.

⑤ 에디터를 사용하여 글 양식을 작성합니다.

⑥ 미리보기 버튼을 눌러 양식을 확인합니다.

⑦ 저장 버튼을 누르면 설정된 양식이 저장되고, 문서 작성 화면에 적용됩니다.

일반 서식 추가 팁

  • 글양식을 'PC,모바일 모두'로 선택할 경우, 일부 편집 기능이 제한됩니다.
  • 추가한 서식별 결재선 설정은 서식 추가 [사용] 체크 후 결재선 설정 메뉴에서 설정합니다.

문서번호 관리

서식별로 문서번호 채번 규칙을 설정하여 자유롭게 관리할 수 있습니다.

문서번호 관리 팁

  • 먼저 문서번호 형식을 선택합니다. 예: 연월일+서식구분+일련번호
  • 연월일 형식/서식 구분명/일련번호 길이/구분자를 각각 선택합니다.
  • 문서번호 사용 중에 규칙을 변경하면 변경시점부터 작성된 문서에 적용됩니다.

부재 현황 조회 설정

회사 전체 혹은 사용자 본인 소속 조직의 부재 현황을 조회할 수 있도록 조회 범위와 권한을 설정합니다.

부재 현황 조회 설정으로 이동합니다.

② 조회 범위를 설정합니다.

  • 전체 부재 현황 : 회사 전체 사원들의 부재 현황을 조회합니다.
  • 내 조직 부재현황 : 사용자가 소속되어 있는 조직의 부재현황을 조회합니다.
  • '관리 > 구성원 > 기본 정보 설정'에서 부서를 '사용 안함'으로 설정 시 조회범위 설정영역은 보이지 않습니다.

③ 조회 권한을 설정합니다.

  • 전체 사용자: 모든 사용자에게 부재 현황 메뉴가 노출되며, 인사관리자가 설정한 조회 범위 내의 부재현황을 조회할 수 있습니다.
  • 부서장: 부서장들에게만 '내 공간 > 근무 관리' 영역에 부재 현황 메뉴가 노출됩니다.
  • 일부 사용자: 사원명/부서 검색창에서 사원 혹은 부서로 검색하여 목록에 추가하며 목록에 추가된 사원/부서에게 부재 현황 메뉴가 노출됩니다.

명칭 관리

워크플로우에서 사용되는 명칭을 회사에 알맞게 서식별로 변경할 수 있습니다. 결재 구분 및 처리 버튼 명칭을 관리합니다.

명칭 관리로 이동합니다.

결재 구분을 선택합니다. 서식 카테고리를 클릭하여 서식을 선택하고 서식별 상세 구분에 적용할지를 선택합니다.적용 시 [사용]에 체크합니다.

③ 우리 회사에서 사용할 결재 구분 명칭을 선택합니다.

  • 동의: 일반 적인 문서 진행의 의사 결정을 선택하는 결재 구분입니다. 구분명을 '일반 결재', '동의', '일반' 중 선택합니다.
  • 자동 동의: 자동으로 문서를 진행하는 결재 구분입니다. 구분명을 '참조 결재', '자동 동의', '참조' 또는 '통보' 중 선택합니다.
  • 합의: 내부 결재선 이외의 외부 처리자를 통하여 문서 진행의 의사 결정을 선택하는 결재 구분입니다. 구분명을 '합의 결재', '합의' 또는 '협조' 중 선택합니다.

처리 버튼을 선택합니다. 서식 카테고리를 클릭하여 서식을 선택하고 서식 별 상세 구분에 적용할지를 선택합니다. 하위 구분에 적용 시 [사용]에 체크합니다.

⑤ 우리 회사에서 사용할 처리 버튼 명칭을 선택합니다.

  • 동의 버튼: 문서의 다음 단계로 진행함을 의미합니다. 버튼명을 '승인', '동의', '찬성' 또는 '확인' 중 선택합니다.
  • 거절 버튼: 문서의 진행을 멈추고 더 이상 진행하지 않음 의미합니다. 버튼명을 '반려', '거절', '반대' 또는 '취소' 중 선택합니다.
  • 위임 버튼: 문서의 의사결정 의무를 다른 사람에게 부여함을 의미합니다. 버튼명을 '위임' 또는 '전달' 중 선택합니다.

⑥ [저장]을 눌러 저장합니다.

결재 구분 명칭에 영향 받는 화면

알림 관리

WORKPLACE는 워크플로우 진행 과정에 발생하는 나와 관련된 알림을 즉시 제공함으로써 꼭 필요한 정보의 확인 및 빠른 커뮤니케이션이 이루어지도록 하며, 이에 관련된 알림 항목과 채널을 설정합니다.

알림 항목은 다음과 같습니다. 알림 수신 채널은 '내 공간 > 알림', 'WORKPALCE 앱 푸시', '이메일', 'KAKAO 알림톡(서비스 연동 설정 시)' 형태가 제공됩니다.

  • 내가 작성한 워크플로우가 완료 되었을 때
  • 내가 작성한 문서를 누군가 수정하였을 때
  • 내가 공유 의견을 작성한 문서에 누군가 공유 의견을 작성했을 때
  • 내가 작성한 문서가 관리자에 의해 취소되었을 때
  • 내가 처리할 문서가 있을 때
  • 작성한 문서가 관리자에 의해 삭제되었을 때
  • 내가 처리한 문서를 누군가 수정하였을 때
  • 내가 처리한 워크플로우가 완료(동의/거절/취소)되었을 때
  • 자동 동의한 문서가 있을 때
  • 문서가 회수되었을 때
  • 누군가 나에게 문서를 공유했을 때
  • 공유 받은 문서에서 제외되었을 때
  • 내가 공유 의견을 작성한 문서에 누군가 공유 의견을 남겼을 때
  • 비용 서식에서 참석자로 추가되었을 때

알림 관리로 이동합니다.

② 알림 항목을 확인하고 항목별 알림 전송 채널을 설정합니다.

  • 관리자가 설정한 내용은 모든 사용자와 모든 문서에 공통으로 적용되며 사용자가 해제할 수 없습니다.
  • 체크하지 않은 항목은 사용자가 알림을 추가할 수 있습니다. 사용자의 개인별 알림 추가 설정은 WORKPLACE [g] 사용하기 > 내 정보 수정 및 환경 설정 > 알림 설정을 참조하세요.
  • 개별 문서의 알림을 사용자가 ON/OFF 할 수 있으며 문서에서 알림 OFF 시 해당 문서에 대한 모든 알림이 해당 사용자에게 전송되지 않습니다.

③ [확인]을 눌러 저장합니다.

""에 대한 건이 검색되었습니다.

    ""에 대한 검색 결과가 없습니다.

    처리중...