외부 데이터 가져오기

구성원 이관

WORKPLACE 이전에 사용하던 외부 솔루션의 부서 정보, 사원 정보를 손쉽게 WORKPLACE로 가져올 수 있습니다. 제시된 Step에 따라 기준을 설정하고 사용 중인 구성원 정보를 WORKPLACE에서도 동일하게 사용해보세요.

① 관리 > 데이터 이관 > 구성원 이관으로 이동합니다.

② Step 1. 기본 정보 설정에서 우리 회사의 조직정보를 바탕으로 부서, Reports To, 직급, 직책, 휴대폰, 회사 전화번호의 사용 여부 등을 설정합니다. 이미 설정한 상태로 유지하려면 넘어가도 무방합니다.

③ Step 2. 기본 정보 이외에 업종 특성이나 글로벌 지역의 다양한 문화를 반영하여 사원속성을 추가로 구성할 수 있습니다. ‘가보고 싶은 여행지’나,'유니폼 사이즈' 등으로 자유롭게 사원 정보를 구성해 보세요! 이미 설정한 상태로 유지하려면 넘어가도 무방합니다.

④ Step 4. 사원을 일괄 추가합니다. 구성원 > 사원 관리 메뉴에서도 사원 정보를 일괄 및 개별 추가할 수 있습니다.

사원 정보 파일 업로드

  • 샘플파일 다운로드를 클릭하여 샘플파일을 다운로드합니다.
  • 사원 일괄 추가 안내를 참고하여 시트별로 항목을 입력하고 [업로드] 버튼을 클릭하여 파일을 업로드합니다.

등록 데이터 확인

업로드한 결과를 확인합니다.

  • 입력 오류가 있는 시트나 셀은 빨간색으로 표기되며 하단에 오류메시지가 노출됩니다.
  • 다시 올리기를 눌러 엑셀파일의 오류를 수정 후 재업로드합니다.

등록 완료

사원 일괄추가 완료 결과를 확인합니다.

  • 등록이 완료되면 관리 > 구성원> 사원관리에서 추가된 사원을 확인할 수 있습니다.

워크플로우 이관

WORKPLACE 이전에 사용하던 외부 솔루션의 결재 문서를 PDF로 변환하여 손쉽게 WORKPLACE로 가져올 수 있으며, WORKPLACE 에서 생성된 문서와 함께 아카이빙되어 관리/조회할 수 있습니다.

제시된 가이드에 따라 이관할 문서의 기본 정보 작성 후, 문서와 첨부파일을 가이드에 맞게 업로드하면 문서가 WORKPLACE로 이관됩니다. 이관된 문서는 '관리 > 데이터 이관 > 워크플로우 이관' 메뉴에서 확인할 수 있으며, 문서의 공유 구분에 따라 공유 받은 사용자는 '내 공간 > 문서 조회 > 이관 문서 조회' 화면에서도 문서를 확인할 수 있습니다.

공유된 문서는 WORKPLACE에서 생성한 문서와 동일하게 공유자를 추가하고, 공유 의견을 교환할 수 있습니다.

① 관리 > 데이터 이관 > 워크플로우 이관으로 이동합니다.

② Step 1. 문서 이관을 위해 샘플 파일을 다운로드합니다.

  • 샘플 파일 다운로드를 클릭하여 샘플파일을 다운로드합니다.
  • 작성 가이드를 참고하여 시트별로 기본 문서 정보, 처리자 정보, 공유 설정 정보를 입력하고 파일을 저장합니다.

③ Step 2. [업로드]를 눌러 작성한 문서 정보 파일을 업로드합니다.

등록 데이터 확인

업로드한 결과를 확인합니다.

  • 입력 오류가 있는 시트나 셀은 빨간색으로 표기되며 하단에 오류메시지가 노출됩니다.
  • 엑셀파일의 오류를 수정 후 재업로드합니다.

④ Step 3. 문서번호별 관련 파일을 폴더에 넣고 압축하여 업로드합니다.

  • 문서번호별 폴더를 하나씩 생성합니다.
  • PDF 파일 형태의 결재 문서를 해당 문서 번호 폴더에 넣습니다.
  • 문서에 첨부 파일이 있을 경우, 폴더 하위에 다시 폴더를 생성하여 전체 첨부 파일을 넣고 그 폴더명을 문서번호로 설정합니다.
  • PDF 파일 형태의 결재문서와 문서에 관련된 첨부 파일이 들어있는 폴더 전체를 하나의 ZIP파일로 압축하여 업로드합니다.

등록 완료

업로드한 결과를 확인합니다.

  • 문서 ZIP파일 업로드 성공 시 업로드한 PDF 문서 및 첨부 파일을 확인할 수 있습니다.

관리자

  • [데이터 이관] > [이관 문서 관리] 메뉴가 노출되며, 관리자는 이관된 문서를 확인할 수 있습니다.
    • 문서 선택 후 삭제할 수 있습니다.
    • 문서 목록을 다운로드할 수 있습니다.
    • 문서 제목을 눌러 상세 정보를 확인할 수 있습니다.

사용자

  • 업로드 된 문서 정보에 설정된 공유 구분에 따라 공유 받은 사용자에게 [내 공간] > [문서 조회] > [이관 문서 조회] 메뉴가 노출되며 공유 받은 문서를 확인할 수 있습니다.
    • '전체' : 전체 사원에게 '이관 문서 조회' 메뉴가 노출되며 공유 받은 이관 문서 확인이 가능합니다.
    • '일부' : 일부 지정된 사원에 한해 '이관 문서 조회' 메뉴가 노출되며 공유 받은 이관 문서 확인이 가능합니다.

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