사용하기 전에

Q. 회식비를 부서별로 월 50만원만 사용하고 싶습니다. 어떻게 설정하여야 할까요?

  • 부서별 예산관리로 월별 사용 금액을 제한하여, 비용 정산 신청 시 활용할 수 있습니다. 조직활성화 예산과목(기본값 기준이며, 회사가 예산항목명을 변경할 수 있습니다.)에 배정구분을 '균등금액', 배정기준을 '월'로 설정합니다. 비용예산편성 및 배정에서 부서별 예산금액 600만원을 등록하고 자동배정을 하면 매월 50만원씩 예산관리가 가능합니다. 예산통제여부를 'Y'로 설정해놓으면 설정된 예산 범위 내에서만 비용을 사용하도록 할 수 있습니다.

Q. 비용 정산 시 예산이 부족하다는 메시지가 나와 더 이상 진행을 못할 경우 어떻게 처리하면 될까요?

  • 해당 예산과목의 전월 예산이 남았을 경우 이월하여 사용할 수 있으므로 이월여부를 'Y'로 변경합니다. 또는 예산 과부족 발생 시 예산금액 혹은 월별 배정금액을 변경할 수 있습니다. 비용예산변경에서 예산금액을 증액하거나 월별 배정된 금액을 변경합니다. 예산을 통제하지 않으면 금액제한없이 사용할 수 있으므로 예산통제여부를 'N'으로 변경하여 사용하는 방법도 있습니다.

소개

회사가 1년간 지출할 비용에 대한 예산을 월별로 수립하고 관리합니다. 예산과목별로 배정 규칙과 이월여부를 설정하고, 예산을 부서나 개인에게 비용항목별로 편성합니다. 비용 정산 신청 시 예산 범위 내에서 통제할 수 있고 필요 시 예산을 증액 또는 감액할 수 있습니다. 비용 예산을 관리하여 회사 살림을 계획적으로 운영해보세요. 예산관리 메뉴는 회사가 환경설정관리에서 예산사용을 Y로 설정 시 보이는 메뉴입니다.

예산일괄배정기준관리

결산월을 기준으로 1년간의 예산과목별 예산금액을 배정하기 위한 기준을 관리합니다.

예산관리 > 예산일괄배정기준관리를 선택합니다.

전년자료 불러오기 버튼을 클릭하여 직전 년도에 설정한 기준이 있다면 당해 년도에 복사하여 적용할 수 있습니다. 단, 당해 년도에 기 정산한(집행한) 금액이 있을 경우 직전년도 기준을 가져올 수 없습니다. 새로운 결산 년도가 되기 전 예산 계획을 미리 세우면 편리하게 기준을 설정할 수 있습니다.

③ 예산과목에 대해 배정구분 값을 선택합니다.

  • 배정구분이 균등금액인 경우 예산이 매월 균등하게 배정됩니다.
  • 배정구분이 비율(%)인 경우 월별 배정 비율을 직집 입력할 수 있으며 배정 비율의 합이 100%가 되어야 합니다.

④ 배정구분이 비율(%)인 예산과목의 배정기준 값을 선택합니다.

  • 배정기준이 '년'인 경우 첫째달에 모두 배정하여 예산을 사용할 수 있습니다. 설정 > 예산과목코드 관리에서 예산과목이 이월되도록 설정된 경우 첫째달에 배정된 예산 중 미사용 금액은 차월로 자동 이월됩니다. 매달 예산 배정이 어려운 예산과목은 년 기준으로 배정 후 이월하여 사용할 수 있습니다.
  • 배정기준이 '반기'인 경우 첫째달, 일곱번째 달에 예산금액의 1/2씩 배정하여 예산을 사용할 수 있습니다.
  • 배정기준이 '분기'인 경우 3개월에 한번씩 예산금액의 1/4씩 배정하여 예산을 사용할 수 있습니다.
  • 배정기준이 '월'인 경우 매월 예산금액의 1/12씩 배정하여 예산을 사용할 수 있습니다.
  • 이월된 예산은 당해 년도 내에서 이월되며, 차년도로는 이월되지 않습니다.

⑤ 저장 버튼을 클릭하여 저장합니다.

비용예산편성 및 배정

부서별, 개인별 비용예산을 편성하고 배정된 예산을 관리할 수 있도록 합니다. WORKPLACE는 작은 규모 회사에서도 예산 활용을 편리하게 할 수 있도록 배정된 부서 및 배정받은 사원에 대해서만 예산 관리를 하고 있습니다. 예산을 배정받지 않은 경우 예산 통제 없이 정산 가능합니다. 통제가 꼭 필요한 부서나 예산과목에 대해 필요한 만큼만 사용하도록 관리합니다.

예산관리 > 비용예산편성 및 배정을 선택합니다.

② 조회하고자 하는 년도/부서를 선택하여 조회합니다.

  • 부서는 사원 혹은 부서를 자동완성 기능을 사용하여 입력합니다.

전년자료 불러오기 버튼을 클릭하여 직전 년도에 설정한 기준이 있다면 당해 년도에 그대로 복사해 와서 이용할 수 있습니다. 단, 당해 년도에 기 정산한(집행한) 금액이 있을 경우 직전년도 기준을 가져올 수 없습니다. 새로운 결산 년도가 되기 전 예산 계획을 미리 세우면 편리하게 기준을 설정할 수 있습니다.

추가 버튼을 클릭하여 새로운 예산을 편성할 수 있습니다.

  • 예산을 부여 받을 부서 또는 개인을 선택합니다. 보통 부서단위로 예산을 배정하지만, 영업사원이나 조직장 등 특정 사원에게 추가 예산을 부여할 수도 있습니다.
  • 예산과목을 선택합니다.
  • 예산금액을 입력합니다.
  • 예산통제여부를 선택합니다.
    • 예산통제여부를 Y로 선택 시 비용 정산 신청 과정에서 예산 부족 여부를 확인합니다. 예산 증액이 필요한 경우 비용 관리자가 예산관리 > 비용예산변경에서 예산을 증액하여야 정산 신청이 가능해집니다.
    • 예산통제여부를 N으로 선택 시 비용정산신청 금액이 잔여예산금액보다 많더라도 통제 없이 정산 가능합니다. 계획 대비 실행 금액은 예산관리 > 비용예산변경에서 월별로 확인할 수 있습니다.
  • 저장 버튼을 눌러 저장합니다.

[삭제] 버튼을 클릭하여 선택한 예산을 삭제할 수 있습니다. 단, 해당 예산에 대하여 집행금액이 있는 경우 삭제가 불가합니다.

⑥ 비용예산을 편성 한 후 자동배정 버튼을 클릭하여 선택된 비용예산금액을 예산일괄배정기준관리에서 설정된 기준에 의해 월 단위로 자동 배정합니다.

⑦ 저장 버튼을 클릭하여 저장합니다.

소규모 회사에서 모든 부서, 모든 비용항목에 대한 예산을 촘촘하게 관리하기 어려울 수 있습니다. WORKPLACE는 특정 부서 특정 비용항목 (예: 영업팀 대외업무 월 1,000,000원)만 관리할 수 있도록 구성하였습니다. 이 경우 예산을 부여받지 않은 부서나 사원은 예산 제한 없이 비용정산신청이 가능합니다.

비용예산변경

부서간 예산 전용이 필요하거나 예산 과부족 발생 시 예산금액 혹은 월별 배정금액을 변경할 수 있으며 변경 이력에 대하여 관리합니다. 이외에도 월별 배정금액 대비 집행금액을 확인할 수 있어서 계획적인 비용지출에 도움이 됩니다.

예산관리 > 비용예산변경을 선택합니다.

② 조회하고자 하는 년도/부서를 선택하여 검색합니다.

  • 부서는 사원 혹은 부서를 자동완성 기능을 사용하여 입력합니다.

집행금액, 비용계획금액, 가용예산에 체크되어 있을 시만 목록에 해당 항목이 노출됩니다.

④ 부서 혹은 개인에 배정된 예산금액 혹은 월별 배정금액을 수정합니다.

⑤ 변경사유를 입력합니다.

⑥ 변경전 예산금액 및 변경후 예산금액을 확인 후 [저장] 버튼을 눌러 저장합니다.

변경이력 탭을 클릭하여 비용예산변경 이력을 확인할 수 있습니다.

  • 건별 변경일자 및 변경된 금액, 변경사유를 확인합니다.

계산 규칙:

  • 배정잔액 = 예산금액 – 배정금액 합계
  • 배정금액합계 = 1월 ~ 12월 배정금액의 누계금액
  • 집행금액 = 부서의 예산과목별 비용정산신청의 누계금액
  • 이월여부가 Y인 경우 월별가용예산 = 전월가용예산 + 당월배정금액 – 당월집행금액
  • 이월여부가 N인 경우 월별가용예산 = 당월배정금액 – 당월집행금액

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