사용하기 전에

Q. 저장한 워크플로우에 문제가 있어 문서를 취소하고 싶습니다.

  • 처리 진행 상황에 따라 문서 취소 방법이 달라집니다. 첫번째 결재자가 처리를 하지 않은 문서는 회수 버튼을 클릭하여 직접 취소가 가능합니다. 회수된 문서는 서식별 임시 저장함에 저장됩니다. 처리가 완료된 문서라면 각 관리자에게 취소를 문의해야 합니다. 자세한 설명은 문서 취소를 참조하세요.

Q. 처리 중 문서 내용을 수정하고 싶습니다.

  • 관리자가 서식별로 수정 가능으로 설정해둔 경우 문서 처리 시 수정이 가능합니다. 문서를 처리할 시점에 처리할 사람은 문서의 일부를 수정할 수 있으며 동의 후에는 내용을 수정할 수 없습니다. 수정된 항목은 문서 조회 화면의 정보 변경 내역에서 확인할 수 있습니다.

소개

WORKPLACE의 워크플로우 문서 작성과 취소 방법을 워크플로우 프로세스에 따라 설명합니다.

  • '내 공간 > 문서 작성'에서 워크플로우 서식을 선택하고 문서를 작성합니다. 문서 작성의 이해를 돕기 위해 상세한 작성 방법을 제공합니다.
  • 문서 처리에 필수적으로 포함되어야 하는 대상은 워크플로우 관리자에 의해 기본 설정되어 제공됩니다. 기본 설정된 대상은 삭제 불가합니다. 문서 작성자와 처리할 사람에 의해 처리자 추가 및 처리 순서 변경은 가능합니다.
  • 문서를 처리할 시점에 처리할 사람은 문서의 일부를 수정할 수 있습니다. 문서의 수정가능 여부는 서식별로 관리자의 설정에 따라 정해지며 수정 가능으로 설정해둔 경우에 수정할 수 있습니다. 수정된 항목은 문서 조회 화면의 '정보 변경 내역'에서 확인할 수 있습니다. 설정에 대한 자세한 내용은 'WORKPLACE 워크플로우 > 서식관리'를 참조하세요.
  • 공유 설정은 문서 작성자와 처리할 사람 모두 자유롭게 수정 가능하며, 관리자 설정에 따라 문서 진행 중이나 문서 완료 시점 부터 공유 대상자에게 문서가 공유될 수 있습니다. 처리 완료 후에는 설정 변경이 불가하며, 일부 공유로 설정된 문서의 경우에만 공유자 추가가 가능합니다. 'WORKPLACE 사용하기 > 공유하기'를 참고하세요.
  • 진행 중 문서는 첫 번째 결재자가 동의하기 전까지 회수 가능합니다. 처리할 사람 중 한 명이라도 처리를 완료했거나 문서가 완료된 경우, 문서 취소를 참고하세요.

워크플로우 문서 작성

Step 1. 워크플로우 서식 선택

화면 왼쪽의 문서 작성 메뉴를 클릭하여 문서 서식 화면에 진입합니다.

WORKPLACE가 기본으로 제공하는 서식은 일반 서식이 있습니다. 회사 운영에 필요한 추가 서식은 관리자에 의해 만들어 사용할 수 있습니다. 작성할 서식을 선택합니다.

  • 일반: WORKPLACE가 기본적으로 제공하는 서식이며, 회사의 동의가 필요하거나 공유가 필요한 업무에 대해 사용할 있습니다(예: 교육 신청, 비품 신청, 사업 관련).

혹은 내 공간에 서식 바로가기 카드가 설정되어 있을 경우 내 공간에서 작성할 서식을 선택할 수 있습니다. 설정 방법은 내 공간 소개를 참고하세요.

Step 2. 내용 작성

선택한 서식의 작성 화면으로 이동해 내용을 작성합니다. 자세한 활용 방법은 일반 서식 사용 설명을 참고합니다.

  • 파일 첨부: 문서 작성 시 관련된 파일 첨부가 필요할 경우 첨부합니다. 마우스로 파일을 끌어다 놓아 첨부할 수 있습니다.
  • 연관문서: 문서 작성 시 작성자와 관련된 모든 문서 리스트 중 연관문서를 찾아 첨부함으로써 문서 처리에 도움을 받을 수 있습니다.
    • 연관문서 버튼을 클릭합니다.
    • 팝업창에서 연관된 문서를 선택하여 첨부합니다.
      • '완료 문서'나 '이관된 문서' 탭에서 문서를 선택합니다.
      • 연관된 문서를 첨부하면 현재 작성 중인 문서의 처리자에게 연관문서 조회 권한이 주어져 처리 시 내용 참고가 가능합니다.
  • 설명 영역: 문서 작성에 대한 주의사항 등 설명이 표시되는 영역이며 워크플로우 관리자가 설정합니다. 자세한 내용은 'WORKPLACE 워크플로우 > 워크플로우 기본 설정 > 설명 영역 관리' 가이드를 확인하세요.

Step 3. 처리할 사람 선택

담당자 지정을 클릭합니다.

② 관리자가 설정한 결재선이 있을 경우 확인할 수 있습니다. 관리자가 설정한 결재선은 수정할 수 없습니다.

  • 관리자가 결재선을 부서직급, 직책으로 설정한 경우, 작성자는 해당 부서/직급/직책에 속하는 사원을 반드시 한 명 선택해야 합니다. 선택 후 확인을 클릭합니다.

  • 관리자가 결재선을 N차 Reports To로 설정한 경우, 작성자는 반드시 한 명을 선택해야 합니다.

편집: 처리할 사람을 추가하려면 편집을 클릭합니다.

④ 추가할 사원명을 입력해 처리할 사람을 검색 및 선택합니다. 처리할 사람 목록에 추가됩니다.

⑤ 추가된 처리자의 결재 구분을 선택합니다. 결재 구분은 동의/자동 동의/합의가 있으며 명칭은 관리자의 설정에 따라 서식별로 다르게 보일 수 있습니다. 명칭 설정에 대한 자세한 설명은 'WORKPLACE 워크플로우 > 워크플로우 기본 설정 > 명칭 관리'를 참조하세요.

  • 동의(혹은 '일반 결재', '일반'으로 보일 수 있음): 일반적인 문서 진행의 의사 결정을 선택하는 결재 구분입니다.
  • 자동 동의(혹은 '참조 결재', '참조', '통보'로 보일 수 있음): 자동으로 문서를 진행하는 결재 구분입니다.
    • 자동 동의로 처리되는 경우, 처리할 사람에는 남아있으나 따로 동의할 필요가 없습니다.
    • 자동 동의 처리된 사원에게는 자동 동의되었다는 안내가 제공됩니다.
    • 자동 동의는 일반적인 결재 서비스의 '참조 결재'와 동일하며, 결재선에는 있으나 동의(승인) 업무는 하지 않는 경우에 활용할 수 있습니다.
  • 합의(혹은 '합의 결재', '협조'로 보일 수 있음): '동의'와 같은 처리 방식으로, 내부 결재선 이외의 외부 처리자를 통하여 문서 진행의 의사 결정을 선택하는 결재 구분입니다.

삭제: 처리할 사람에서 제외하려면 처리할 사람 목록에서 선택 후 삭제 버튼을 눌러 삭제합니다. 관리자가 설정한 처리자는 삭제할 수 없습니다.

순서 변경: 처리할 순서를 변경하려면 처리할 사람 목록에서 순서를 변경할 사람을 선택하고 화살표 버튼을 이용해 순서를 변경합니다.

확인을 클릭하여 처리할 사람 편집을 저장합니다.

Step 4. 공유 설정

담당자 지정을 클릭합니다.

② 현재 설정된 공유 설정 값이 보입니다.

③ 공유 값을 선택합니다(전체 공유/일부 공유).

  • 공유 설정은 문서 처리 중에 처리자에 의해 변경될 수 있습니다. 문서가 완료되면 공유 설정을 변경할 수 없습니다. 공유 대상은 문서의 마지막 처리자가 설정한 공유 값으로 공유됩니다.
  • 공유할 대상이 없을 경우 '일부 공유' 선택 후 공유자를 추가하지 않고 저장합니다.

④ '일부 공유' 선택 시 공유할 대상 선택을 위한 검색 창이 활성화됩니다.

  • 공유할 조직명 또는 사원명으로 검색할 수 있습니다.
  • 조직명으로 검색 시 조직원이 공유 대상 목록에 추가됩니다.
  • 공유할 조직의 하위 조직 조직원까지 모두 공유 대상에 포함하려면 하위 조직 포함을 선택합니다.
  • 추가된 공유자의 알림 화면에 알림이 생성됩니다.
  • 완료된 문서의 공유 설정 변경은 불가하나, '일부 공유'의 경우 공유자를 추가할 수 있습니다.

Step 5. 저장하기

모든 항목의 작성 및 설정이 완료되면 저장 버튼을 클릭합니다.

  • 임시 저장 버튼을 클릭하면 임시 저장 문서가 최대 10건까지 보관됩니다.
  • 문서를 임시 저장 시 처리할 사람과 공유 설정은 임시 저장 시점의 사용자 정보로 저장됩니다.
  • 저장 전 확인 페이지가 제공됩니다. 작성자 또는 결재할 사람의 뒤로 누가 처리하는지, 문서가 완료되면 누가 공유받는지를 한 번 더 확인할 수 있습니다.

Step 6. 진행 중인 문서

① 진행 중인 문서는 내 공간 > 진행중 문서에서 확인합니다.

② 처리 상태는 처리 예정/처리할/처리한으로 구분됩니다.

  • 처리 예정: 내가 처리할 사람에 포함되어 있고, 아직 처리 순서가 도래하지 않은 문서입니다. 나의 처리 순서가 되면 처리할로 변경됩니다. 내 공간 > 처리할 문서 영역에 알림이 생성됩니다.
  • 처리할: 내가 처리해야 하는 문서입니다. 내 공간 > 처리할 문서 영역에 알림이 생성됩니다. 처리 후에는 처리한으로 상태가 변경됩니다.
  • 처리한: 내가 처리 완료한 문서입니다. 다음 순서의 처리할 사람에게 전달된 상태입니다.

처리할 사람에서는 결재 구분, 처리할 사람의 이름과 현 진행 상태를 시각적으로 전달합니다.

Step 7. 문서 완료

문서 처리가 완료 또는 거절되면 알림 화면에서 알림 내역을 확인할 수 있으며 알림 메일이 발송됩니다. 완료된 문서는 완료 문서 화면에 보관됩니다.

완료 문서 화면에서 완료된 문서의 처리 상태(완료, 거절)를 확인할 수 있습니다.

② 문서 처리가 완료되면 알림 화면에 알림이 생성되고 알림 메일이 발송됩니다. 내 공간이번주 알림 내역 카드를 클릭하여 확인합니다.

문서 취소

워크플로우 진행 상황에 따라 문서 취소 방법이 달라집니다. 내 공간 > 진행중 문서에서 진행 상황을 확인하고, 상황별 가이드를 참고하세요.

  • 처리할 사람 중 첫 번째 처리할 사람이 문서 처리 전인 경우: 작성자는 문서를 열고 [회수]를 클릭하여 문서를 취소합니다. '자동 동의'를 포함하여 처리할 사람이 처리를 진행한 경우 회수 버튼은 사라집니다.
    • 문서 회수 시 해당 문서는 임시 저장되며 문서 내용과 함께 작성 모드로 전환됩니다. 내용 수정 후 재신청할 수 있습니다.
    • 문서 임시 저장은 서식별 최대 10개까지 가능하며 10개 초과 시 가장 오래된 문서부터 삭제됩니다.
    • 처리할 사람이 없는 문서는 바로 완료되므로 회수 버튼이 노출되지 않습니다.

  • 처리할 사람에 의해 처리 진행 중: 진행중 문서에서 현재 순서의 처리할 사람을 확인합니다. 이름에 강조 표시로 보입니다. 해당 사용자에게 별도로 '거절' 처리를 요청합니다.
  • 문서 처리가 완료된 경우: 진행중 문서에서 문서를 찾을 수 없다면 문서가 완료된 건입니다. 관리자에게 문서 취소를 요청합니다.

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