사용하기 전에

Q. 문서함의 문서를 삭제할 수 있나요?

  • WORKPLACE에서 생성된 모든 문서는 아카이빙되며 사용자 개인이 삭제할 수 없습니다. 워크플로우 진행 상황에 따라 문서 취소 방법이 있습니다. 처리할 사람 중 첫 번째 처리할 사람이 문서 처리 전인 경우, 작성자는 문서를 열고 [회수]를 클릭하여 문서를 취소합니다. 회수된 문서는 서식별 임시 저장함에 저장됩니다. 처리가 완료된 문서라면 각 관리자에게 취소를 문의해야 합니다. 문서함의 문서는 워크플로우 관리자가 문서 '보이기' / '숨기기' 기능을 이용하여 사용자와 관리자 화면 전체에서 보이지 않도록 처리할 수 있습니다.

Q. 완료된 문서의 내용을 수정하고 싶습니다.

  • 결재 문서는 기업의 중요 정보로 활용되므로, 처리자가 완결한 문서는 수정할 수 없습니다. WORKPLACE는 완료 즉시 해당 문서는 PDF 로 저장하여 처리 결과를 안전하게 보관합니다. 만약 수정해야할 사항이 있다면, 공유 의견을 추가하여 문서 히스토리를 관리할 수 있습니다.

문서함 소개

WORKPLACE는 워크플로우 문서의 처리 상태에 따라 전체 문서/진행중 문서/완료 문서에 자동으로 분류되어 보관됩니다. WORKPLACE 왼쪽 메뉴에서 각각의 문서함으로 이동 가능하며, 문서함별 검색 기능을 제공합니다.

전체 문서

내가 작성하거나, 처리할 사람에 포함된 문서와 공유 받은 문서를 확인하고 인쇄할 수 있습니다.

  • 검색 영역:
    • 상태: 문서 진행 상태별(진행중, 완료, 거절)로 검색하여 조회할 수 있습니다. 처리 중의 문서는 '진행중' 상태로 표기됩니다.
    • 서식: 기본 제공 서식 및 회사에서 생성한 서식으로 작성된 문서를 조회할 수 있습니다.
    • 내용 : 문서 통합 검색(제목/본문/제목+본문/첨부파일) 기능이 제공되며 원하는 검색어를 입력하여 조회합니다.
      • 하단 문서 영역에 검색어가 포함된 경우, 포인트 색상으로 표시됩니다.
      • 오른쪽 상단에 '최신순'/'정확도순' 정렬 기준이 노출되며 선택하여 조회합니다.
        • 최신순: 검색 키워드에 맞는 가장 최근 문서가 위에 조회됩니다.
        • 정확도순: 검색 키워드에 맞는 가장 정확한 결과가 위에 조회됩니다.
  • 필터 기능: 우측 상단의 필터 기능을 통해 내가 처리자인 문서공유 받은 문서를 빠르게 확인할 수 있습니다.
  • 최신 공유 소식에 과거/현재 시점에 노출되는 모든 문서를 조회할 수 있습니다.

진행 중 문서

내가 작성하거나, 처리할 사람에 포함된 문서 중 워크플로우가 진행 중인 건의 진행 상황을 확인합니다.

  • 검색 영역:
    • 상태: 문서 진행 상태별(처리예정, 처리할, 처리한)로 검색하여 조회할 수 있습니다.
    • 서식: 기본 제공 서식 및 회사에서 생성한 서식으로 작성된 문서를 조회할 수 있습니다.
    • 내용 : 문서 통합 검색(제목/본문/제목+본문/첨부파일) 기능이 제공되며 원하는 검색어를 입력하여 조회합니다.
      • 하단 문서 영역에 검색어가 포함된 경우, 포인트 색상으로 표시됩니다.
      • 오른쪽 상단에 '최신순'/'정확도순' 정렬 기준이 노출되며 선택하여 조회합니다.
        • 최신순: 검색 키워드에 맞는 가장 최근 문서가 위에 조회됩니다.
        • 정확도순: 검색 키워드에 맞는 가장 정확한 결과가 위에 조회됩니다.
  • 조회 결과 영역:
    • 워크플로우 상태는 처리 예정/처리할/처리한으로 구분됩니다. 검색 영역에서 워크플로우 상태를 처리한으로 검색 시, 처리할 사람에 본인이 여러번 포함된 경우 '처리예정' 상태의 문서가 조회될 수 있습니다.
    • 처리할 사람에서 워크플로우 진행 상황이 시각적으로 표현되어 워크플로우 진행 상황을 빠르게 파악할 수 있습니다.
      • 결재 구분은 처리자 이름 앞에 붙습니다. 설정에 따라 결재 구분 명칭이 다른 명칭으로 보일 수 있습니다. 결재 구분 명칭 설정은 'WORKPLACE 워크플로우 > 명칭관리'를 참조하세요.
      • 처리할 사람 라인 내 사용자가 화면보다 길 경우 워크플로우 라인 오른쪽에 접힘 버튼이 생성됩니다. 접힘 버튼을 클릭해 워크플로우 라인의 모든 처리자를 확인할 수 있습니다.
      • 처리한: 워크플로우 처리 후 다음 처리자에게 워크플로우가 넘어간 상태입니다.
      • 처리할: 워크플로우 처리를 해야하는 문서입니다. 내 공간 > 처리할 문서 영역에서도 확인 가능합니다. 처리할 문서를 처리하면 처리한으로 변경됩니다.
      • 처리 예정: 처리할 사람에 내가 포함되어 있는 문서로, 순서가 도래하지 않은 처리할 문서입니다.

완료 문서

내가 작성 또는 처리한 문서 중 워크플로우가 완료된(완료/거절) 문서가 보관되며 동료에게 공유 받은 문서를 확인할 수 있습니다.

  • 검색 영역:
    • 상태: 문서 진행 상태별(완료, 거절)로 검색하여 조회할 수 있습니다.
    • 서식: 기본 제공 서식 및 회사에서 생성한 서식으로 작성된 문서를 조회할 수 있습니다.
    • 내용 : 문서 통합 검색(제목/본문/제목+본문/첨부파일) 기능이 제공되며 원하는 검색어를 입력하여 조회합니다.
      • 하단 문서 영역에 검색어가 포함된 경우, 포인트 색상으로 표시됩니다.
      • 오른쪽 상단에 '최신순'/'정확도순' 정렬 기준이 노출되며 선택하여 조회합니다.
        • 최신순: 검색 키워드에 맞는 가장 최근 문서가 위에 조회됩니다.
        • 정확도순: 검색 키워드에 맞는 가장 정확한 결과가 위에 조회됩니다.

문서 조회

문서 내용 및 처리한 사람 목록, 공유 의견, 정보 변경 내역을 확인합니다.

① 공유 의견을 작성하거나, 이전에 작성한 공유 의견을 삭제합니다. 다른 사원이 작성한 공유 의견을 확인합니다.

  • 공유 범위가 '일부 공유'일 경우 공유 받을 사원을 추가하거나 삭제할 수 있습니다.

인쇄를 클릭하여 인쇄 미리보기를 확인하고 문서를 인쇄합니다.

  • 'WORKPLACE Admin > 회사 로고 및 컬러 관리'에서 회사 로고 이미지를 PC에 적용한 경우, 문서 출력 시 하단에 회사 로고 이미지가 표시됩니다.

정보 변경 내역: 문서의 결재선 변경 내역, 문서 수정 내역 및 공유설정 변경 내역이 표시됩니다.

알림 켜기/끄기: 문서별 알림을 ON/OFF하는 버튼입니다. 알림 설정이 되어 있더라도 개별 문서 화면에서 알림 끄기(OFF)를 눌렀을 경우 해당 문서에 대한 모든 알림이 나에게 수신되지 않습니다. 문서의 알림 항목은 '내 공간 > 내 정보 수정 및 환경설정 > 알림 설정'을 참조하세요.

문서 재상신

완료(거절 포함)된 문서에는 작성자에게 [재상신] 버튼이 노출됩니다. 기존 문서를 활용하여 빠른 작성을 원할 경우 재상신을 이용하여 문서를 작성해 보세요.

  • [재상신] 버튼 클릭 시 문서 작성 모드로 전환되며 기 작성된 항목 중 유의미한 항목은 채워진 상태로 열립니다.
  • 문서 내용 수정 후 [저장]합니다.

업무 문서 조회

WORKPLACE에서 기본 제공하는 서식 외, 회사에서 생성한 서식으로 작성된 문서의 상세 내용을 조회합니다.

① 서식별 조회 권한을 부여 받고 서식을 '사용'으로 설정하었을 경우 사원에게 [내 공간] > [문서 보기] > [업무 문서 조회] 메뉴가 노출됩니다. 회사에서 해당 서식을 '사용하지 않음'으로 설정 시 이 메뉴는 보이지 않습니다.

② 조회할 서식을 선택합니다. 하나 이상의 서식에 대한 조회 권한이 있을 경우, 조회할 서식을 선택해야 합니다.

③ 검색할 조건을 입력하여 조회합니다. 작성일/작성자/문서 제목은 기본적으로 제공되는 검색 항목이며 설정에 따라 '텍스트' 입력 형식의 검색 항목이 더 추가될 수 있습니다.

④ 문서 조회 결과입니다. 작성일/작성자/문서 제목은 기본적으로 제공되는 결과 항목이며 회사의 설정에 의해 서식별 결과 항목이 추가될 수 있습니다. 단, 결과 항목에 표, 안내 문구, 스마트 에디터 컴포넌트는 제공되지 않습니다.

⑤ [보기] 버튼을 눌러 문서의 상세 내용을 확인합니다.

이관 문서 조회

WORKPLACE 이전에 사용하던 외부 솔루션의 결재 문서를 '워크플로우 > 데이터 백업'을 통해 PDF파일로 저장 하여 WORKPLACE로 이관해올 수 있습니다. 이관된 문서는 문서별 공유 설정에 따라 [내 공간] > [문서 조회] > [이관 문서 조회] 메뉴에서 노출됩니다.

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