사용하기 전에

Q. 웹에서의 결재 문서 작성과 모바일에서의 결재 문서 작성 방법에 차이가 있나요?

  • 유사한 UI로 구성되어 WORKPLACE 웹 사용 경험이 있다면 누구나 쉽게 모바일을 사용할 수 있습니다.

Q. 모바일 앱 아이콘의 배지 숫자는 무엇을 의미하나요?

  • 처리할 문서의 숫자가 앱 아이콘의 배지로 제공됩니다.

소개

WORKPLACE 모바일은 웹과 동일하게 워크플로우 문서를 작성하고 문서함에서 워크플로우 처리 과정을 확인할 수 있습니다.

처리자는 모바일 화면에서 워크플로우 문서에 처리 의견을 작성하고 처리(동의/거절/위임)하거나 공유 설정을 변경할 수 있습니다. 관리자의 설정에 따라 문서 진행 중이나 문서 완료 시점부터 공유대상에게 문서가 공유될 수 있습니다. 워크플로우 문서는 최신 공유 소식에 공유되고, 사원들은 공유 의견을 통해 의견을 교환합니다.

WORKPLACE 모바일 워크플로우 활용 범위

문서 작성

워크플로우 문서 작성 프로세스

  • 내 공간에서 워크플로우 서식을 선택하고 문서를 작성합니다.
  • 처리자 그룹에는 워크플로우 관리자가 설정한 처리자가 포함되어 제공되며 삭제할 수 없습니다. 문서 작성자와 처리자는 처리자를 추가하거나 처리 순서를 변경할 수 있습니다.
  • 문서가 저장되면 문서 작성자와 문서 처리자의 최신 공유 소식에 공유됩니다. 관리자의 설정에 따라 문서 처리 중 혹은 문서 완료 시점부터 공유 대상에게 공유될 수 있습니다. 문서는 공유자의 최신 공유 소식에 공유되며 문서 조회 및 공유 의견 작성이 가능합니다.
  • 문서 작성자와 처리자는 공유 설정을 변경할 수 있습니다. 워크플로우 완료 후에는 공유 설정을 변경할 수 없으며 일부 공유로 설정된 문서는 공유자 추가가 가능합니다.
  • 저장된 워크플로우 문서는 문서 처리가 발생하기 전까지 문서 작성자에 의해 취소 가능합니다. 워크플로우 진행 중이거나 워크플로우 완료된 건의 취소가 필요한 경우 '문서 취소'를 참고합니다.
  • 문서를 처리할 시점에 처리할 사람은 문서의 일부를 수정할 수 있습니다. 문서의 수정가능 여부는 서식별로 관리자의 설정에 따라 정해지며 수정 가능으로 설정해둔 경우에 수정할 수 있습니다. 수정된 항목은 문서 조회 > '정보 변경 내역'에서 확인할 수 있습니다. 설정에 대한 자세한 내용은 WORKPLACE 워크플로우 > 워크플로우 서식만들기 > 서식관리를 참조하세요.

Step 1. 워크플로우 서식 선택

워크플로우 서식을 선택합니다.

  • 일반: WORKPLACE가 기본으로 제공하는 서식이며, 회사의 동의가 필요하거나 공유가 필요한 업무에 대해 사용하는 서식입니다(예: 교육 신청, 비품 신청, 사업 관련).

Step 2. 내용 작성

선택한 서식의 작성 화면으로 이동해 내용을 작성합니다.

일반 신청

문서 작성 > 일반 서식을 선택합니다.

② 일반 신청 제목을 입력합니다(예: 일일 강의 계획 신청합니다).

  • 제목 입력은 필수입니다.

③ 양식에 맞게 내용을 입력합니다. 워크플로우 관리자가 '워크플로우 > 글양식 관리'에서 문서의 양식을 설정하지 않았거나, 글 양식 '사용 안함'으로 설정했을 경우 양식이 보이지 않습니다.

파일 첨부를 눌러 자료를 첨부할 수 있습니다.

연관 문서를 눌러 작성 중인 내용과 연관되는 문서를 찾아 첨부하면 문서처리에 도움이 될 수 있습니다.

처리할 사람을 터치하여 처리할 사람을 설정합니다. 처리할 사람의 설정 방법은 Step 3. 처리할 사람 설정을 참조하세요.

전체 공유를 터치하여 공유 범위를 설정합니다. 공유 설정 방법은 Step 4. 공유 설정을 참조하세요.

저장을 클릭하면 처리가 시작되며, 처리 완료 시 지정된 공유 범위에 공유됩니다.

Step 3. 처리할 사람 설정

처리할 사람을 터치합니다. 처리할 사람 버튼에 설정된 처리자 수가 표시됩니다.

  • 현재 설정된 처리자 목록이 보입니다.

  • 관리자가 결재선을 부서직급, 직책으로 설정한 경우, 작성자는 해당 부서/직급/직책에 속하는 사원을 반드시 한명 선택해야 합니다. 선택 후 [확인]을 누릅니다.

  • 관리자가 결재선을 N차 Reports To로 설정한 경우, 작성자는 반드시 한명을 선택해야 합니다.

편집을 터치하여 편집 화면으로 이동합니다. 추가, 순서 변경, 삭제가 가능합니다.

추가: 검색 필드에 추가할 사원의 이름을 검색하고 선택합니다.

④ 추가된 처리자의 결재 구분을 선택합니다. 결재 구분은 동의/자동 동의/합의가 있으며 명칭은 관리자의 설정에 따라 다르게 보일 수 있습니다.

  • 동의(혹은 '일반 결재', '일반'으로 보일 수 있음) : 일반 적인 문서 진행의 의사 결정을 선택하는 결재 구분입니다.
  • 자동 동의(혹은 '참조 결재', '참조', '통보'로 보일 수 있음) : 자동으로 문서를 진행하는 결재 구분입니다.
    • 자동 동의로 처리되는 경우, 처리할 사람에는 남아있으나 따로 동의할 필요가 없습니다.
    • 자동 동의 처리된 사원에게는 자동 동의되었다는 안내가 제공됩니다.
    • 자동 동의는 일반적인 결재 서비스의 '참조 결재'와 동일하며, 결재선에는 있으나 동의(승인) 업무는 하지 않는 경우에 활용할 수 있습니다.
  • 합의(혹은 '합의 결재', '협조'로 보일 수 있음) : '동의'와 같은 처리 방식으로, 내부 결재선 이외의 외부 처리자를 통하여 문서 진행의 의사 결정을 선택하는 결재 구분입니다.

순서 변경: 순서 변경 버튼을 누른 채 드래그하여 원하는 순서로 이동시킵니다.

삭제: 목록에서 이름 오른쪽의 [X]를 터치합니다.

⑦ 편집을 종료하려면 확인을 터치합니다.

⑧ 설정 완료된 처리자 목록이 보입니다. [<-] 버튼을 터치해 문서 작성 화면으로 돌아갑니다.

Step 4. 공유 설정

① 현재 설정된 공유 설정 값이 보입니다. 공유 설정을 터치합니다.

  • 관리자의 설정에 의해 서식 별로 공유 시점이 달라질 수 있습니다. 공유자는 해당 서식의 공유 설정에 따라 문서 진행중에도 문서를 확인할 수 있고 댓글을 남길 수 있습니다. 공유 설정은 WORKPLACE 워크플로우 > 공유 설정 설명을 참조하세요.

② 공유 설정을 선택합니다.

  • '전체 공유' 및 '일부 공유' 중 선택할 수 있습니다.
  • 공유 설정은 문서 처리 중에 처리자에 의해 변경될 수 있습니다. 문서가 완료되면 공유 설정은 변경할수 없습니다. 공유 대상은 문서의 마지막 처리자가 설정한 공유 값으로 공유됩니다.
  • 일부 공유를 선택할 경우, 공유할 대상 지정을 위한 과정을 진행합니다.
  • 공유대상이 없으면 '일부 공유'를 선택 후 공유자를 추가하지 않고 저장합니다.

공유자 추가: 공유할 조직명 또는 사원명으로 검색하면 공유 대상 목록에 추가됩니다.

  • 조직명으로 검색 시 조직원이 공유 대상 목록에 추가됩니다.
  • 공유할 조직에 하위 조직을 포함할 경우, '하위 조직 포함'에 체크면 하위 조직의 조직원까지 모두 공유 대상에 추가할 수 있습니다.
  • 완료된 문서의 공유 설정 변경은 불가하나, '일부 공유'의 경우 공유자를 추가할 수 있습니다.

④ 삭제: 목록에서 이름 오른쪽의 [X]를 터치합니다.

⑤ [확인]을 터치합니다.

⑥ 설정된 공유 설정이 보입니다.

Step 5. 진행 중인 워크플로우

진행 중인 워크플로우의 워크플로우 진행 상황은 문서함에서 확인 가능합니다. 문서 제목 앞에 워크플로우 진행 상태가 표시됩니다.

진행중 문서 로 이동하면 진행 중인 건만 확인할 수 있어 편리합니다. 문서 제목 앞에 진행 상태가 표기됩니다.

  • 처리 예정: 처리할 사람에 내가 포함되어 있는 문서로, 아직 처리 순서가 도래하지 않은 워크플로우입니다.
  • 처리할: 워크플로우 처리를 해야하는 문서입니다. 해당 건은 [내 공간] > [처리할 문서] 영역에도 노출됩니다. 처리할 문서를 워크플로우 처리하면 처리한으로 변경됩니다.
  • 처리한: 워크플로우 처리 후 다음 처리자에게 워크플로우가 넘어간 상태입니다.

'완료 문서'에서 처리가 완료된 문서 목록을 확인할 수 있습니다.

  • 완료: 모든 처리자로부터 '동의' 처리가 된 건입니다.
  • 거절: 처리자 중 한 명이 '거절' 처리하여 워크플로우가 종료된 건입니다.

'전체 문서'에서 처리가 진행중인 문서와 완료, 거절된 문서 목록을 확인할 수 있습니다.

  • 우측 상단의 '문서 보기 설정' 기능을 통해 내가 처리자인 문서, 내가 공유 받은 문서를 필터로 빠르게 확인할 수 있습니다.

Step 6. 워크플로우 완료

회사 관리자의 알림 설정에 따라 워크플로우 처리 완료 시 '내 공간> 알림' 화면, 이메일 혹은 모바일 푸시가 수신됩니다.

① 워크플로우 처리 (동의/거절/위임)가 완료 되면 [이번주 알림 내역] 영역에 알림이 생성됩니다.

② 워크플로우 문서는 [완료 문서]에서 확인 가능합니다.

문서 취소

워크플로우 진행 상황에 따라 문서 취소 방법이 달라집니다. [진행중 문서]에서 진행 상황을 확인하고, 상황별 가이드를 참고하세요.

  • 처리할 사람 중 첫번째 결재자가 문서 처리 전인 경우: 작성자는 문서를 열고 [회수]를 클릭하여 문서를 취소합니다. '자동 동의'를 포함하여 처리할 사람이 처리를 진행한 경우 회수 버튼은 사라집니다.
    • 문서 회수 시 해당 문서는 PC 화면에 임시 저장됩니다. 임시 저장된 문서 확인 시 PC화면을 이용하세요.
    • 회수 후 모바일 화면은 문서 내용과 함께 작성 모드로 전환됩니다.
    • 문서 임시 저장(PC 화면)은 서식별 최대 10개까지 가능하며 10개 초과 시 가장 오래된 문서부터 삭제됩니다.
    • 처리할 사람이 없는 문서는 바로 완료되므로 회수 버튼이 노출되지 않습니다.

  • 처리할 사람에 의해 처리 진행 중: [진행중 문서]에서 현재 순서의 처리할 사람을 확인합니다. 이름에 강조 표시로 보입니다. 해당 사용자에게 '거절' 처리를 요청합니다.
  • 문서 처리가 완료된 경우: [진행중 문서]에서 문서를 찾을 수 없다면 문서가 완료된 건입니다. 워크플로우 서식에 따라 '부재 일정'은 인사 관리자에게, '근무 결과 신청'은 근무 관리자에게, '비용 정산 신청'은 비용 관리자에게 문서 취소를 요청합니다.

워크플로우 동의/거절/위임

WORKPLALCE의 워크플로우 문서 작성과 취소 방법을 워크플로우 프로세스에 따라 설명합니다.

워크플로우 문서가 저장되면, 처리할 사람으로 포함된 사용자에게 워크플로우 요청 알림이 [내 공간] > [처리할 문서] 영역에 생성되고, 처리 요청 메일이 발송됩니다. 처리자는 WORKPLACE는 웹과 모바일, 메일 화면에서 워크플로우 처리가 가능합니다.

워크플로우 처리 프로세스

Step 1. 워크플로우 처리 요청 수신

  • 워크플로우 처리 요청을 받으면, [내 공간] > [처리할 문서] 영역에 알림이 생성됩니다.
  • 알림을 터치하면 해당 워크플로우 문서 조회 화면으로 이동합니다.

Step 2. 내용 검토

문서 조회 화면으로 이동하여 내용을 검토합니다. 처리 의견을 작성하거나, 공유 설정 및 처리할 사람을 수정할 수 있습니다.

① [처리하기]를 터치하여 문서를 처리합니다.

② 공유 설정을 확인합니다. 설정을 변경하려면 공유 설정을 터치합니다.

  • 공유 설정 값은 마지막 처리자의 설정 값으로 최종 반영됩니다.
  • 별도의 공유 대상이 없을 경우 '일부 공유' 선택 후 공유자를 추가하지 않고 저장합니다.

정보 변경 내역을 터치해 처리할 사람, 공유 설정 변경, 문서 수정 내역 등 문서 내 정보 변경 사항을 확인합니다.

④ 해당 문서에 대한 알림을 ON/OFF하는 버튼입니다. 알림 설정이 되어 있더라도 개별 문서 화면에서 알림 끄기(OFF)를 눌렀을 경우 해당 문서에 대한 모든 알림이 나에게 수신되지 않습니다. 문서의 알림 항목은 '내 공간 > 알림 설정'을 참조하세요.

Step 3. 워크플로우 처리

처리할 사람을 터치하면 처리 화면으로 이동합니다.

  • 처리한 사람은 목록에서 내 이름 위 쪽에, 처리할 사람은 목록에서 내 이름 아래 쪽에 위치합니다.

② 결재 구분이 자동 동의(혹은 '참조 결재', '참조' 또는 '통보'로 보임)인 경우, 처리할 사람에는 남아있으나 따로 동의할 필요가 없습니다.

③ 결재 구분이 동의합의인 경우, 처리 버튼(동의/거절/위임) 중 하나를 클릭하여 워크플로우를 처리합니다. 처리 버튼 명칭은 관리자의 설정에 따라 다르게 보입니다.

④ 처리할 사람을 추가할 경우 [편집]을 터치합니다.

  • 추가할 사람을 검색하여 처리할 사람 목록에 추가합니다.

  • 처리자에 대해 결재 구분(동의/자동 동의/합의)을 선택합니다.

  • 순서 변경과 삭제를 할 수 있습니다.

  • 확인을 터치해 처리할 사람 편집을 완료합니다.

  • 해당 문서의 결재선이 'N차Reports To'로 설정된 경우 다음 처리할 사람이 2명 이상일 수 있습니다. 처리 위임을 받았을 경우, 'Reports To 선택'에서 문서 처리에 적합한 처리자를 위임받은 사람이 대신 선택해야 합니다.

⑤ 처리 버튼을 터치해 워크플로우를 처리합니다.

  • 의견 작성 란에 처리 의견을 입력할 수 있습니다.

    • 입력한 의견은 문서 작성자와 처리자 모두 열람 가능합니다.
  • 처리 버튼을 누릅니다.

    • 동의(혹은 '승인', '찬성', '확인'으로 보임) : 문서 내용에 동의하고 다음 단계로 진행함을 의미합니다.
    • 거절(혹은 '반려', '거절', '반대' 또는 '취소'로 보임) : 문서의 진행을 멈추고 더 이상 진행하지 않음을 의미합니다.
    • 위임(혹은 '전달'로 보임) : 문서의 의사 결정 의무를 다른 사람에게 부여함을 의미합니다.
  • 모든 처리자의 워크플로우 처리가 완료되면, 문서 작성자와 모든 처리자의 [이번주 알림 내역] 영역에 워크플로우 완료 알림이 생성됩니다.
  • 워크플로우 문서는 [전체 문서], [완료 문서]에서 확인 가능합니다.

위임을 터치해 워크플로우 위임자를 지정할 수 있습니다.

  • 위임자에게 워크플로우 처리 요청 알림 메일이 전달되고, 위임자의 [내 공간] > [처리할 문서] 영역에 워크플로우 처리 요청 알림이 생성됩니다.
  • 워크플로우가 완료되면, 위임자와 워크플로우를 위임한 당사자 모두 [이번주 알림 내역] 카드를 눌러 워크플로우 완료 사항을 확인할 수 있습니다.
문서 수정 후 동의

문서 수정이 필요할 경우, 처리자가 문서를 수정한 다음 동의할 수 있습니다.

① 수정 가능한 서식인 경우 [수정] 버튼이 노출됩니다.

② [수정] 버튼 터치 시 작성된 내용과 함께 작성 모드로 전환됩니다.

  • 내용을 수정합니다. 수정된 내역은 사용자 > 문서 조회 > '정보 변경 내역' 팝업에서 확인할 수 있습니다.

  • 처리자에 의해 수정된 항목은 파란색으로 표시됩니다.

  • 서식 별 수정할 수 없는 항목은 아래 표를 참조하세요.

서식명 수정할 수 없는 항목
일반 겸직 부서, 구분
서식 생성기로 만든 서식 히든텍스트 및 자동 번호 컴포넌트
스마트 에디터 컴포넌트는 수정 시 멀티텍스트 박스로 출력됩니다.

③ 처리 의견을 입력합니다.

④ [저장 후 동의] 버튼을 터치합니다. 문서 수정 후 처리 시에는 위임과 거절을 할 수 없습니다.

공유 의견

워크플로우가 완료되면 최신 공유 소식에 공유됩니다. 문서의 공유 범위에 따라 공유 의견을 작성해 사원들과 의견을 나눌 수 있습니다. 문서 공유 시점은 서식별 관리자의 설정에 따라 문서 처리 중에 공유되거나 처리 완료부터 공유될 수 있습니다. 공유 의견 작성 기능은 메신저와 유사한 UI 및 디자인으로 사원들의 참여를 유도합니다.

공유 의견 작성하기

  • 워크플로우 완료 건은 최신 공유 소식에 공유됩니다. 전체 공유가 아닐 경우 자물쇠 모양으로 구분됩니다.
  • 사원들은 최신 공유 소식에서 문서를 열람하고 의견을 작성할 수 있습니다.
  • 관리자의 '공유 시점' 설정에 따라 공유 가능 시점이 정해집니다.
    • 공유 시점이 '문서 작성부터 계속 공유'로 설정되면 진행중인 문서도 열람 및 의견을 작성할 수 있습니다. 단, 문서 처리 중 처리자에 의해 공유 대상에서 제외되면 더이상 문서를 열람할 수 없습니다.
    • 공유 시점이 '완료된 후 공유'로 설정되면 완료된 문서만 열람 및 의견을 작성할 수 있습니다. 거절이나 취소된 문서도 공유 의견을 작성할 수 있습니다.
  • 공유 의견을 작성하거나 확인하려면 문서 조회 화면 하단에 공유 설정 버튼을 선택합니다.
  • 이전에 작성된 모든 공유 의견 확인이 가능하며, 의견 입력 필드에 나의 의견을 작성하고 공유할 수 있습니다.
  • 공유 의견이 작성되면, 문서 작성자와 해당 문서에 공유 의견을 작성한 사람의 [내 공간] > [알림]에 알림이 생성됩니다.

문서함 및 문서 조회

WORKPLACE는 워크플로우 문서의 처리 상태에 따라 전체 문서/진행중 문서/완료 문서에 자동으로 분류되어 보관됩니다. 검색 기능을 통해 필요한 문서를 빠르게 검색할 수 있습니다.

전체 문서

  • 내가 작성하거나, 처리할 사람으로 포함된 문서와 공유받은 문서를 확인할 수 있습니다.
  • 최신 공유 소식에 과거/현재 시점에 노출되는 모든 문서를 조회할 수 있습니다.
  • 문서 진행 상태별(진행중, 완료, 거절)로 검색하여 조회할 수 있습니다. 처리 중의 문서는 '진행중' 상태로 표기됩니다.
  • 문서 보기 설정 필터 기능을 통해 내가 처리자인 문서와 공유 받은 문서를 빠르게 확인할 수 있습니다.

진행중 문서

  • 내가 작성하거나, 처리할 사람에 포함된 문서 중 워크플로우가 진행 중인 건의 진행 상황을 확인합니다. 처리해야 하는 처리할 문서는 강조 표시가 보입니다.
  • 워크플로우 상태는 처리 예정/처리할/처리한으로 구분됩니다.
    • 처리 예정 문서: 처리할 사람에 내가 포함되어 있는 문서로, 아직 처리 순서가 도래하지 않은 문서입니다.
    • 처리할 문서: 워크플로우 처리를 해야하는 문서입니다. 해당 건은 [내 공간] > [처리할 문서] 영역에도 노출됩니다. 처리할 문서를 처리하면 처리한으로 변경됩니다.
    • 처리한 문서: 워크플로우 처리 후 다음 처리자에게 워크플로우가 넘어간 상태입니다.

완료 문서

  • 내가 작성하거나, 처리할 사람에 포함된 문서 중 워크플로우가 완료된(동의/거절/취소) 문서를 확인합니다.
  • 내가 처리한 문서만 보기를 이용해 내가 작성한 문서만 확인할 수 있습니다.
  • 동료에게 공유받은 문서를 확인할 수 있습니다.

문서 재상신

완료(거절 포함)된 문서에는 작성자에게 [재상신] 버튼이 노출됩니다. 기존 문서를 활용하여 빠른 작성을 원할 경우 재상신을 이용하여 문서를 작성해 보세요.

  • [재상신] 버튼 클릭 시 문서 작성 모드로 전환되며 기 작성된 항목 중 유의미한 항목은 채워진 상태로 열립니다.

  • 문서 내용 수정 후 [저장]합니다.

이관 문서 조회

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