사용하기 전에

Q. 네이버 클라우드 플랫폼 WORKPLACE 기본 정보를 설정하는 이유가 무엇인가요?

  • WORKPLACE는 회사 정보를 생성하고 축적하며 동시에 공유하는 시스템입니다. 따라서 정보 보관 전에 어떤 정보를 어떻게 보관할지에 대한 기준 설정이 필요합니다.

Q. 사명이 변경되었습니다.

  • 사명 정보가 입력되어 있는 각 메뉴에서 직접 수정 가능합니다. WORKPLACE 관리 내 회사 정보 관리, 회사 로고 및 컬러 관리에서 사명 정보를 변경하세요.
  • 조직도의 최상위 조직명을 변경합니다. 구성원 > 조직도로 이동하여 최상위 조직을 선택하고 부서명을 변경된 사명으로 변경합니다.
  • WORKPLACE URL로 사용되는 회사 아이디는 온라인에서 바로 변경이 어렵습니다. 고객지원에 문의주세요.

Q. 2개 언어 이상을 사용할 수 있나요?

  • WORKPLACE 관리자는 기본 언어와, 사용자가 추가로 사용할 수 있는 언어를 설정합니다. 사용자는 관리자가 설정한 언어 중에서 본인의 화면에 표시할 언어를 선택할 수 있습니다. 단, 기본 언어로 설정된 항목은 반드시 입력해야 합니다.

Q. 회사 아이덴티티를 WORKPLACE에 적용하고 싶습니다.

  • 회사 로고 및 컬러 설정을 통해 WORKPLACE 로그인 화면, 메인 화면에 회사의 아이덴티티 연출이 가능합니다.

소개

WORKPLACE 기본 정보 설정을 통해 회사 맞춤형 정보 관리 환경을 구축합니다.

회사의 기본 정보를 입력하고, 로고 및 대표 컬러를 설정해 회사의 아이덴티티를 WORKPLACE에 적용합니다. 서비스 상단 메뉴에 WORKPLACE 확장 서비스와 회사 홈페이지와 같은 관련 사이트의 바로가기를 등록하면 사용 접근성을 높일 수 있습니다. 회사 휴일 관리는 WORKPLACE가 제공하는 국가별 캘린더로 간편하게 설정 가능합니다. 사용할 다국어 설정으로 글로벌 비즈니스 환경에 최적화된 업무 환경을 제공할 수 있습니다.

WORKPLACE 관리의 흐름

  • WORKPLACE는 가입 후 바로 사용이 가능하도록 기본 설정이 완료되어 제공됩니다. 필요에 따라 기본 환경 메뉴에서 내용을 추가할 수 있습니다.
  • 사원 정보 등록을 담당할 관리자를 초대하고, 사원 가입을 위한 비밀 번호 정책을 검토합니다.
  • 관리자 역할에 대한 설명은 WORKPLACE 시작하기 > 관리자 역할 내용을 참고하세요.

WORKPLACE Admin 서비스 접속 방법

  • WORKPLACE의 Admin 메뉴는 내 공간에서 서비스 상단 메뉴에 포함되어 있습니다.
  • 'Admin' 메뉴는 관리 권한이 있는 사용자 화면에만 노출됩니다.

회사 정보 관리

가입 시 입력한 회사 정보가 기본적으로 반영되어 제공됩니다.

  • 다국어를 사용하는 경우, 회사명의 다국어 입력 버튼 [A]를 클릭하여 다국어 정보를 입력합니다.
  • WORKPLACE 신청 시 설정한 국가, GMT 시간, 기준 통화, 언어 기본값을 확인할 수 있습니다.
  • 회사 URL은 변경할 수 없습니다.

언어/시간대 설정

WORKPLACE에서 관리자가 입력값 언어를 선택할 수 있습니다.

  • 다국어 사용 여부를 설정할 수 있으며 선택한 언어만큼 추가 및 관리가 가능합니다.

입력값 언어란?

  • 직급 명칭(예: 부장, 과장, 연구원) 등 관리자가 설정한 값을 말합니다.

회사 로고 및 컬러 관리

WORKPLACE 대표 URL의 로그인 페이지, PC 화면, 모바일 앱 로딩 및 화면 상단에 표시되는 회사 로고 또는 회사명을 설정할 수 있습니다. 컬러를 설정하면 WORKPLACE에 회사 아이덴티티를 강화할 수 있습니다. 로고의 형태 변형을 막기 위해 권장 해상도의 이미지를 사용합니다.

① 회사명을 입력하거나 로고 이미지를 등록합니다. 이미지는 투명 배경, 380x112pixel을 권장합니다.

② WORKPLACE 기본 로고 노출(사용 안함), 회사명 노출 혹은 로고 이미지 노출을 설정합니다.

③ 메뉴 영역 배경 컬러 및 포인트 컬러를 설정합니다.

[WORKPLACE PC - 메뉴 배경 컬러 적용 예시]

[WORKPLACE PC - 회사명 및 컬러 적용 예시]

  • 회사 로고 이미지 적용의 경우, PC에서 문서 출력 시 하단에 회사 로고 이미지가 표시됩니다.

[WORKPLACE 모바일 - 컬러 적용 예시]

서비스 상단 메뉴

서비스 상단에 WORKPLACE 확장 서비스와 회사 홈페이지와 같은 자주 방문하는 사이트의 바로가기를 메뉴로 등록하면 접근성을 높일 수 있습니다. WORKPLACE Admin, 구성원, 워크플로우 서비스는 사용 권한이 있는 경우 기본으로 제공됩니다.

  • 등록된 이미지가 없을 경우 기본 이미지로 표시됩니다. 이미지 권장 사양은 3MB 미만, 20x20pixel, PNG 파일입니다.
  • 서비스를 클릭하면 서비스 페이지가 열릴 위치를 새 창 열림/현재 창 전환/지정 창 열림 중에서 선택할 수 있습니다.

서비스 상단 메뉴 구성 예시

  • Admin, 구성원, 워크플로우 메뉴는 권한 획득 시 상단 메뉴에 자동으로 추가됩니다.

[관리자]

기본 제공 메뉴 NCP 관리자 WORKPLACE 관리자 워크플로우 관리자 구성원관리자
WORKPLACE Admin
워크플로우 서비스
구성원 서비스

회사 휴일 관리

회사의 휴일/휴무를 설정합니다.

① 국가별 캘린더 사용 여부 및 주휴일을 설정합니다. 기준 언어를 '일본어'로 설정 시, 일본 캘린더가 자동 반영됩니다.

  • 주휴일로 설정된 날은 휴일로 표시됩니다.

② 캘린더에서 특정 날짜를 선택하여 회사 휴무로 지정합니다.

  • 회사 휴무로 지정된 날은 휴무로 표시됩니다.

③ 국가별 캘린더 사용 혹은 회사에서 휴무일 지정 시 휴무 목록에 휴무일이 노출됩니다.

내 공간 관리

'내 공간'에 기본적으로 노출할 항목을 설정합니다. 관리자가 설정한 노출 항목은 모든 사원에게 공통으로 적용되며 사용자가 해제할 수 없습니다. 관리자가 선택하지 않은 항목에 대해 추가 설정을 원할 경우 사용자가 개별적으로 추가할 수 있습니다.

  • 가이드: 사용자의 내 공간에 워크플로우 작성 가이드('구성원 조회/결재 문서 작성/ 문서 결재/문서 조회/알림 설정')의 노출여부를 설정합니다.
  • Task: 사용자의 내 공간에 처리할 문서/이번주 알림 내역 카드의 노출여부를 설정합니다.
  • 바로 작성하기: 사용자의 내 공간에 자주 사용하는 서식의 바로가기를 설정합니다. WORKPLACE가 기본으로 제공하는 '일반' 서식 외, 회사에서 생성한 서식도 바로가기 설정을 할 수 있습니다.

비밀번호 정책 관리

비밀번호 정책을 설정합니다. 최적의 보안 관리를 위한 설정이 기본 설정되어 제공됩니다.

모바일 기기 현황

WORKPLACE에 연결된 사용자의 모바일 기기정보를 확인합니다.

로그인 현황

사용자의 WORKPLACE 접속 상황을 확인합니다.

  • 도메인 내의 로그인을 추적하고 성공, 실패 또는 의심되는 로그인을 표시합니다.
  • 로그인 정보는 최대 3개월만 보관합니다.
  • 검색 기간은 최대 1개월만 선택 가능합니다.
  • 데이터를 다운로드해서 확인하실 수 있습니다.

고객센터 접근 허용

WORKPLACE 사용 중 발생한 장애처리 시 고객 정보 접근으로 문제의 원인과 해결점을 찾아야 할 경우 고객 동의 후 고객 정보에 접근해야 합니다. 장애 처리 후 해당 페이지에서 동의 체크를 풀어 고객센터가 접근하는 것을 차단할 수 있습니다.

파트너사 또는 회사(네이버 비즈니스 플랫폼)는 접근 목적을 위해서만 접근 정보에 접근하며, 회사는 중대한 과실이 없는 한 일체의 책임을 지지 않습니다.

① [보안] > [고객센터 접근 허용] 메뉴로 이동하여 '동의합니다'에 체크합니다.

② [저장]을 클릭합니다.

접속 IP 설정

WORKPLACE는 어디에서나 접근 가능한 공용 네트워크를 사용하므로, 회사가 사용하는 사설 네트워크 하에서만 WORKPLACE를 접속할 수 있도록 설정할 수 있습니다. WORKPLACE 모바일 앱에서는 접속IP 설정과 무관하게 사용 가능합니다.

① [Admin] > [보안] > [접속 IP 설정] 메뉴로 이동합니다.

② 접속 IP 제한 여부를 선택합니다.

③ ②에서 '지정한 IP에서만 접속 허용' 선택 시 허용할 IP 혹은 IP 대역을 입력합니다.

  • IP 지정에 도움을 주고자 우측 상단에 내 접속 IP를 제공하고 있습니다.
  • 회사의 IP 주소(xxx.xxx.xxx.xxx) 및 대역(xxx.xxx.xxx.0/24)을 확인하여 지정한 IP에서만 접속할 수 있도록 합니다.
  • 허용된 IP 범위 외에서 접속 시 로그인이 제한됩니다.

'대표 관리자는 모든 IP에서 접속 허용'에 체크하여 대표 관리자는 접속 제한 없이 모든 IP에서 접속하게 할 수 있습니다.

대표 관리자는 WORKPLACE 관리자 중 '대표' 표시가 붙어있는 사원으로, 네이버 클라우드 플랫폼 관리 권한과 WORKPLACE 관리 권한을 동시에 가진 1명의 사용자를 '대표 WORKPLACE 관리자'라 정의합니다. 대표 관리자 변경은 관리자 역할 설명을 참고하세요.

⑤ [저장]을 클릭합니다.

만약 접속 IP를 잘못 입력하여 모든 사원이 WORKPLACE 진입이 어렵다면, 고객지원으로 문의하세요.

데이터 Export

WORKPLACE에서 생성된 모든 자료와 정보는 고객사 소유의 데이터로 생성된 내역을 상시 다운로드할 수 있습니다. 현재까지 생성된 모든 문서와 구성원 정보 전체를 일괄 다운로드해 보관용으로 활용하거나, 이용 중인 타 솔루션으로 이관할 수 있습니다. 특히 문서의 경우 완료(거절 및 취소 포함) 된 문서를 개별 PDF로 저장하여 제공하므로 회사의 중요 문서 보관에 도움이 됩니다.

오랜 기간 WORKPLACE를 사용해온 고객이라면 생성 정보가 많아 백업 정보를 전달드리는 데 시간이 소요될 수 있습니다. 백업 신청 후 다운로드 준비가 완료되면 메일로 안내 드리고, 바로 다운로드할 수 있도록 하였습니다.

① [Admin] > [보안] > [데이터 백업] 메뉴로 이동합니다.

② 서비스별 다운로드 가능한 목록 및 파일 형식을 확인합니다.

  • 사용 중인 서비스에 한해 다운로드합니다.
  • 원하는 서비스나 메뉴나 생성 시기를 선택적으로 다운로드할 수 없으며 Zip파일 형태로 전체 내역을 다운로드합니다.
  • 워크플로우 문서는 진행 중인 상태의 정보는 다운로드하지 않습니다.
  • 문서의 첨부파일도 다운로드합니다.
  • 문서는 작성일 기준의 폴더로 구분되어 다운로드합니다.
  • 회사가 설정한 언어로 다운로드합니다.

③ [신청] 버튼을 클릭하여 데이터 백업을 신청합니다. 신청이 완료되면 [다운로드] 버튼이 노출됩니다.

  • 다운로드 준비가 완료되면 알림 메일이 발송됩니다.
  • 백업할 정보가 많지 않은 경우, 즉시 다운로드 가능합니다.

④ 다운로드 신청 중 취소를 원할 경우 [백업 초기화]를 눌러 취소할 수 있으며 초기화 버튼을 누르면 다운로드 중의 파일이 삭제됩니다.

서비스 초기화

WORKPLACE 사용 시 생성된 문서나, 이용 로그 등을 초기화하거나 설정 값들까지 모두 초기화 할 수 있는 기능을 제공합니다. 초기화를 원할 경우 네이버 비지니스 플랫폼 고객지원에 문의를 하여, 상담 후 고객지원에서 '서비스 초기화' 메뉴를 요청일부터 7일간 오픈합니다.

① [Admin] > [보안] > [데이터 백업]으로 이동합니다. 초기화 전 데이터 백업을 통해 사용하던 정보를 모두 다운로드 받은 후 초기화를 진행합니다.

② '서비스 초기화' 탭 메뉴를 선택합니다. 고객지원센터에서 초기화 기간에만 일시적으로 오픈하는 기능입니다.

③ 초기화 작업 가능 기간이 표시됩니다. 해당 기간이 지나면 서비스 초기화 메뉴는 보이지 않습니다.

④ 초기화 방식을 선택합니다.

  • 데이터 초기화 : 설정 정보를 제외한 모든 입력 값을 초기화하는 방식입니다.

    • 워크플로우: 작성했던 모든 문서가 삭제되어 초기화됩니다.
    • 내 공간: 사용자 > '내 정보'를 제외한 모든 문서, 작업 내역이 삭제되어 초기화 됩니다.
  • 로그인: WORKPLACE 로그인 비밀번호는 유지됩니다.

  • 서비스 초기화 : 입력 값 및 설정 정보까지 모두 초기화하는 방식입니다. 데이터 초기화에서 수행했던 초기화 항목과 함께 관리자가 설정한 값(예: 워크플로우 결재선 설정) 이 모두 삭제되어 초기화 됩니다. 초기화 시 특이사항이 있는 항목은 아래 내용을 참조하세요.

    • 구성원
      • 부서: 회사가 '구성원 > 조직 정보 > 조직도'에서 구성했던 조직도는 모두 초기화되며 최상위 부서만 유지됩니다. 사원의 부서정보도 최상위 부서로 변경 됩니다.
      • 사원 관리: 재직인 사원만 표시됩니다.
      • 사원의 인사카드는 필수 정보(이름, 부서: 최상위 부서, 업무 메일, 개인 메일)만 유지됩니다.
    • 관리 권한: 회사가 권한 관리에서 구성했던 권한은 모두 초기화 되며 WORKPLACE 대표 관리자만 모든 서비스의 관리자로 유지됩니다.
    • 내 공간: 사용자 > '내 정보'의 인사 필수 정보만 유지됩니다.
    • 로그인: WORKPLACE 로그인 비밀번호는 유지됩니다.
    • WORKPLACE Developers : Developers 사용 중인 회사인 경우 설정 사항이 초기화됩니다.

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