사용하기 전에

Q. '구성원 '서비스 사용 권한은 어떻게 획득하나요?

Q.구성원 기본 설정이 꼭 필요한가요?

  • 사용자 등록을 위한 사원 정보 입력에는 회사의 사원관리 기준에 따른 구성원 기본 정보(직급, 직책, 사원 번호, Reports To 등)가 포함됩니다.

Q. 여러 명의 사원 정보를 한꺼번에 추가하고 싶습니다.

  • WORKPLACE는 다수의 사용자를 한꺼번에 등록할 수 있는 양식을 제공합니다. 사용자 일괄 추가 방법은 WORKPLACE 구성원 > 기본 정보 설정에 자세히 설명되어 있습니다.

Q. 사원의 직급/직책 정보를 변경하고 싶습니다.

  • 사원의 직급/직책 정보는 인사카드 내 직급/직책 수정을 통해 변경 가능합니다. 'WORKPLACE 구성원 > 구성원 정보 > 사원 관리'에서 사원명을 눌러 수정하세요.

Q. WORKPLACE 사용 안내 메일 발송에 오류가 있습니다. 안내 메일 발송을 재발송할 수 있나요?

  • WORKPLACE 메일 재발송이 필요하다면, WORKPLACE 구성원 > 계정 관리로 이동해 메일 버튼을 클릭합니다.

  • 재발송 후에도 메일 발송에 문제가 있다면 WORKPLACE 구성원 > 구성원 정보 > 사원 관리로 이동해 개인 메일 주소 혹은 업무 메일 주소를 다시 한번 확인하세요. 메일 재발송 시 이전에 발송된 메일은 무효 처리됩니다.

  • 회사에서 개인 메일을 '사용 안 함'으로 설정 시, 안내 메일은 업무 메일 주소로 발송됩니다.

소개

조직의 사원정보 관리 기준을 설정하고 WORKPLACE로 사원을 초대하세요. 여기에서 설명하는 구성원 기본 설정은 WORKPLACE 사용을 위해 가장 먼저 진행해야 합니다.

구성원 기본정보 설정 프로세스

'구성원' 서비스 접속 방법

  • '구성원' 서비스는 화면 상단에 위치한 메뉴를 통해 접근할 수 있습니다.
  • '구성원' 메뉴는 권한이 있는 사용자 화면에만 노출됩니다.

조직 정보 설정

Step 1. 조직도 설정

트리 형태의 조직도를 설정합니다. 화면에서 직접 입력하는 방법과 서식 활용을 통한 일괄 추가 방법이 있습니다.

[조직도]로 이동합니다.

  • 조직도를 만들거나 편집할 수 있습니다.
  • 하위 부서나 조직원이 있는 조직을 삭제하려면 이동될 부서를 입력해야 합니다.
  • 부서장은 'WORKPLACE 구성원 > 구성원 정보 > 부서장 관리'에서 설정하며, 결재선의 상위 조직장으로 설정됩니다.

② 조직도를 편집합니다. 조직을 추가하는 방법은 다음과 같습니다.

  • 추가: 부서를 추가합니다. 부서명 편집 영역에서 부서명을 입력합니다.
  • 삭제: 부서를 삭제합니다. 미리보기 영역에서 삭제할 부서를 선택하고 [삭제]를 클릭합니다. 부서에 소속원이 있으면 부서를 삭제할 수 없습니다.
  • 순서 변경: 부서를 마우스로 끌어다 놓아 부서의 계층 및 순서를 변경합니다.
  • 부서명 변경: 부서를 선택한 뒤 부서명 편집 영역에 변경할 부서명을 입력합니다. 다국어 입력이 가능합니다.

[확인]을 클릭합니다.

Step 2. 기본 정보 설정

회사의 사원관리 정책에 따라 사원의 속성 정보를 설정합니다. 직급이나 직책 등 사원 정보 항목 사용 여부를 선택적으로 설정할 수 있습니다. 사용으로 설정된 항목은 사원 정보 입력 시에 보이게 되며, 사원 검색 결과에 노출 여부를 설정하여 검색용 정보로 활용할 수 있습니다.

[기본 정보 설정]으로 이동합니다.

업무 메일은 기본으로 사용으로 설정됩니다.

개인 메일 항목의 사용 여부를 선택합니다.

  • 회사가 개인 메일을 사용 안 함으로 설정 시 비밀번호 설정 메일은 업무 메일로 전송됩니다.

휴대폰/회사 전화번호 항목의 사용 여부를 선택합니다.

Reports To 항목의 사용 여부를 선택합니다. 사원 검색창의 조직도에서 개인 보고 라인인 Reports To를 확인할 수 있습니다.

입사일/고용형태/직급/직책 항목의 사용 여부를 선택합니다. 사용하려면 [Y]를 선택합니다.

  • 사용 여부를 [N]으로 변경하면 사원 정보 입력 시 해당 필드는 노출되지 않습니다.
  • 입사일/고용형태/직급/직책 사용 중, 회사의 사원관리 정책 변경으로 인해 사용 여부를 [N]으로 변경하면 입사일/고용형태/직급/직책 정보가 초기화되며 다시 사용으로 변경하더라도 복구되지 않습니다.
  • 고용형태, 직급/직책명은 회사 내규에 따라 항목명을 변경할 수 있습니다.
    • 고용형태, 직급명/직책명을 입력합니다. 다국어를 사용하는 경우 다국어 입력[A] 버튼이 노출되며 언어별 명칭을 입력할 수 있습니다.
    • [추가]를 클릭하여 항목을 추가합니다.
    • [순서 변경]을 이용해 목록 내 정렬 순서를 변경할 수 있습니다.
    • [삭제]를 클릭하면 항목이 삭제됩니다. 사용 중인 고용형태, 직급/직책은 삭제할 수 없습니다.

사원 번호 항목의 사용 여부를 선택합니다.

  • 사원번호 사용 여부[Y]로 선택하고 사원 번호 항목을 클릭하면 오른쪽 영역에서 사원 번호 자동 부여 여부를 선택할 수 있습니다.
    • 사원 번호 자동 부여 체크 시, 이 후 입사하는 사원부터 번호가 자동 부여되고 구성원 정보 > 사원 번호 관리 메뉴에서는 사원 번호를 조회용으로만 사용할 수 있습니다.
    • 사원 번호 구분명, 일련 번호 길이를 설정해 놓으면 더욱 편리하게 사용할 수 있습니다.
    • 기 입사한 사원에게 다른 규칙의 사원 번호가 부여되어 있을 시, 사원 번호 자동 부여를 먼저 해지하고 구성원 정보 > 사원 번호 관리 메뉴에서 기 입사한 사원의 번호를 수동으로 수정 후 사용하세요.
    • 사원 번호 자동 부여 기능을 사용하지 않는 경우, 구성원 정보 > 사원 번호 관리 메뉴에서 사원 번호를 수동으로 관리합니다.
  • 사원 번호가 부여된 사원이 있는 상태에서 사원번호 사용 여부를 [N]으로 변경하면 기존 사원 번호 정보는 초기화됩니다.

사원 검색 노출 여부[예]로 설정하면 사용자 화면 우측 상단의 사원 검색을 통해 검색된 결과 화면에 노출됩니다.

⑨ [저장]을 클릭합니다.

Step 3. 추가 정보 설정

회사에서 관리하는 정보 중 기본 정보에 포함되지 않은 항목은 추가 정보에서 직접 입력하여 관리할 수 있습니다. Y/N형, 선택형, 날짜형, 서술형 등 다양한 방식으로 필요한 항목을 추가할 수 있고, 필요에 따라 사원 정보 검색에 노출할 수 있습니다.

추가 정보 설정으로 이동합니다.

② 사원 정보 등록 시 인적 사항/경력 정보/기타 정보 사용 여부를 선택합니다. 선택 해지 시 사원 정보 등록에 해당 필드가 보이지 않습니다.

추가를 클릭하면 추가 정보 설정 팝업이 열립니다.

  • 추가 정보 이름 입력, 형태 선택, 사원 검색 결과에 노출 여부를 선택하고 저장합니다.
  • 추가된 정보가 보이며 순서 변경/수정/삭제가 가능합니다.
  • 선택형 콤보 형태의 경우는 항목명을 설정할 수 있으며 오른쪽 영역에 각 세부 항목별 사원 수가 몇 명인지 표시됩니다.
  • 사원 검색 노출 여부[예]로 설정 시 추가 정보 항목이 사원 검색 결과에 노출됩니다.

Step 4. 사원번호 관리

구성원 정보 > 기본 정보 설정의 사원 번호 사용 여부가 사용으로 설정되고, 사원 번호 자동 부여를 사용하지 않을 시 이 메뉴에서 사원에게 부여하는 사원 번호를 관리합니다.

사원 번호 관리로 이동합니다.

  • 사원 번호: 사원번호 입력 필드에 부여할 사원 번호를 입력합니다.
  • 검색: 검색 영역에서 사원번호, 사원명을 입력하면 원하는 정보를 빠르게 검색할 수 있습니다.
  • 다운로드: 사원번호 정보를 다운로드하여 Excel 파일로 저장할 수 있습니다.

구성원 정보 > 기본 정보 설정사원 번호 자동 부여에 체크 시, 사원번호 입력필드는 편집할 수 없는 상태로 변경되며 기 입사한 사원의 사원번호 변경이 필요할 경우 구성원 정보 > 기본 정보 설정의 사원 번호 자동 부여를 먼저 해지하고 사원 번호 관리 메뉴에서 기 입사한 사원의 번호를 수동으로 수정 후 사용하세요.

사원 정보 입력 및 초대

사원 정보 입력은 직접 입력하는 방법과 제공되는 서식을 활용하는 '일괄 추가' 방법이 있습니다. '일괄 추가'는 시스템 초기 설정 시 기존 사원을 재직원들을 등록할 때 유용합니다. 인적사항의 모든 필수 값이 입력되면 해당 사원에게 WORKPLACE 사용 안내 메일이 자동으로 발송됩니다.

사원 관리

  • 사원을 추가하면 개인 메일로 로그인 안내 메일이 발송됩니다. 메일 인증한 사원은 WORKPLACE를 사용할 수 있습니다.
    • 회사가 개인 메일을 사용 안 함으로 설정 시 안내 메일은 업무메일로 전송됩니다.
    • 사원 정보 삭제는 'WORKPLACE 구성원 > 계정 관리'에서 해당 사용자 계정을 삭제합니다.
  • 일괄 추가는 사원을 한꺼번에 추가하는 용도로 제한되며, 이미 등록된 사원의 정보는 일괄로 수정할 수 없습니다.
  • 업무 메일 주소는 사용자 로그인 아이디로 사용됩니다.
  • [보기]를 누르면 사원 정보를 확인할 수 있습니다.
  • 하단의 인쇄 아이콘을 누르면 해당 사원의 인사 카드를 출력할 수 있습니다.

인사카드 출력

인쇄 옵션 창에서 원하는 출력 항목을 선택 후 확인을 누르면 선택한 항목만 출력할 수 있습니다. 출력 항목에 대한 설정은 각 사원별로 다르게 출력 가능합니다.

일괄 추가하기

[사원 관리]로 이동합니다.

[일괄 추가]를 클릭합니다.

[샘플파일 다운로드]를 클릭합니다.

샘플파일 작성 안내

샘플 파일 작성 안내를 참고하여 내용을 작성하고 저장합니다.

[일괄 추가]를 클릭해 작성한 파일을 첨부합니다.

[저장]을 클릭하여 저장합니다.

등록 데이터 확인

  • 입력 오류가 있는 시트나 셀은 빨간색으로 표기되며 하단에 오류 메시지가 노출됩니다.
  • 등록한 엑셀 파일에서 오류를 수정 후 재업로드합니다.

등록 완료

사원 일괄 추가 완료 결과를 확인합니다.

  • 등록이 완료되면 구성원 > 구성원 정보 > 사원 관리에서 추가된 사원을 확인할 수 있습니다.

개별 추가하기

[사원 관리]로 이동합니다.

[추가]를 클릭합니다.

③ 사원의 [기본 정보]를 입력합니다. 사원 인적 사항 내 모든 필수 입력 값을 작성합니다.

  • 부서, 직급/직책 변경은 사원 정보 보기 화면에서 진행합니다.
  • 업무 메일과 개인 메일의 메일 아이디는 2자 이상의 영문 숫자 특수 문자 . - _ ! 허용입니다.

④ 회사에서 정의한 추가 정보가 있을 경우, 추가 정보 탭을 클릭하여 등록합니다.

[저장]을 클릭하면 WORKPLACE 사용 안내 메일이 즉시 발송됩니다.

계정 관리

WORKPLACE 사용자의 계정 사용 상태를 확인하고, 계정을 일시 정지할 수 있습니다. 상황에 따라 사용자의 로그인 상태를 강제로 로그아웃 시킬 수 있습니다.

① WORKPLACE 사용자의 사용 상태를 확인합니다.

  • 사용: 정상적으로 WORKPLACE를 사용 중인 사용자입니다. 일시 정지를 클릭해 WORKPLACE 사용을 제한할 수 있습니다.
  • 사용 대기: 초대 메일을 발송하였으나, 로그인하지 않은 사용자입니다. 사용 대기 상태가 지속되면 초대 메일을 정상적으로 수신하였는지 확인합니다.
  • 일시 정지: WORKPLACE 관리자에 의해 사용이 제한되어 있는 상태입니다. 메모를 클릭하여 일시정지 사유를 확인합니다. 사용 제한을 해제하려면 사용을 클릭합니다. 일시정지 상태는 과금 대상입니다.
  • 계정 잠김: 정해진 최대 횟수만큼 비밀번호를 잘못 입력한 경우 계정이 잠기게 되며, 해당 상태가 표시됩니다. 계정 잠금을 해제하기 위해서는 관리자가 초대 메일을 재발송하거나, 사용자가 비밀번호를 초기화하여 상태를 변경할 수 있습니다.

② 사용자 계정을 일시 정지합니다. 사유를 작성하고 저장하면 사용 상태에서 확인 가능합니다. 일시 정지 상태를 해지 시 사용을 클릭합니다.

③ 사용자의 로그인 세션을 강제 종료할 수 있습니다. 강제 종료하려면 [로그아웃]을 클릭합니다. 로그아웃은 최대 5분정도 소요될 수 있으며, 이 후 사용자는 다시 로그인할 수 있습니다.

④ WORKPLACE 초대 메일 재발송: 등록된 사원의 개인 메일 주소로 WORKPLACE 초대 메일을 발송합니다.

부서장 관리

부서의 Leader를 부서장으로 지정한 후, 결재선을 차수별 상위 부서장으로 설정해 놓으면 유용하게 사용됩니다.

① '구성원 정보 > 부서장 관리'로 이동합니다.

② 부서에 소속된 사원 중 부서의 Leader를 선택하고 저장합니다.

③ 결재선 설정에서 차상위 부서장을 서식별로 자동 설정할 수 있습니다.

Reports To 관리

'구성원 > 기본 정보 설정'에서 Reports To를 사용으로 설정한 경우에만 이용할 수 있습니다. Reports To는 업무를 보고받는 매니저의 개념으로서, 매트릭스 조직 내의 사원이 보고할 업무의 내용에 따라 매니저를 선택 지정할 수 있게끔 여러 매니저를 Reports To로 설정할 수 있습니다. 결재선을 차수별 Reports To로 설정할 경우 작성자별 Reports To가 자동으로 지정됩니다.

① Reports To로 지정할 사원명을 자동완성 기능을 통하여 입력하여 지정할 수 있습니다.

② 설정된 Reports To는 입력필드의 오른쪽에서 확인할 수 있으며 빨간색 X를 눌러 삭제할 수 있습니다.

③ 저장을 클릭합니다.

④ Reports To 사원을 검색하면, 해당 사원의 상위 Reports To와 해당 사원에게 보고하는 Direct Reports를 함께 조회할 수 있습니다.

⑤ 결재선 설정에서 차수별 Reports To를 서식별로 자동 설정할 수 있습니다.

'Reports To'는 무엇인가요?

  • 보고 대상을 의미하는 말로, 업무 보고를 하는 상위 사원을 Reports To로 표현하며, Reports To (person)을 생략하여 부릅니다. 개인 간 보고 라인으로 조직을 구성하는 경우에는 사원별 Reports To를 설정하고, 이를 활용한 자동 결재라인을 만들수 있습니다. 2명 이상을 Reports To로 설정할 수 있어 매트릭스 조직에서 활용도가 높으며, 문서 처리 시 더 적합한 처리자를 선택하여 워크플로우를 진행할 수 있습니다.

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