사용하기 전에

Q. 문서함의 문서를 삭제할 수 있나요?

  • WORKPLACE에서 생성된 모든 문서는 아카이빙되며 사용자 개인이 삭제할 수 없습니다. 유일하게 삭제가 가능한 경우는 문서 저장 후 처리할 사람이 한 명도 처리하지 않았을 경우에만 삭제할 수 있습니다. 문서함의 문서는 워크플로우 관리자가 문서 '보이기' / '숨기기' 기능을 이용하여 사용자와 관리자 화면 전체에서 보이지 않도록 처리할 수 있습니다.

Q. 문서 처리가 진행 중인데 내용을 조금만 바꾸고 싶습니다. 문서의 내용을 수정할수 있나요?

  • 등록된 문서는 수정이 어렵습니다. 처리 중의 문서내용 수정이 꼭 필요한 경우 다음 처리자에게 '거절' 처리를 요청한 후 새롭게 문서를 생성해야 합니다. 결재 문서는 기업의 중요 정보로 활용되는데 처리 중의 문서를 수정 가능하게 할 시 수정과 결재가 동시에 이루어질 수 있는 가능성으로 인해 결재 문서에 혼선이 있게 됩니다.

문서함 소개

WORKPLACE는 워크플로우 문서의 처리 상태에 따라 전체/진행중/완료 문서함에 자동으로 분류되어 보관됩니다. WORKPLACE 왼쪽 메뉴에서 각각의 문서함으로 이동 가능하며, 문서함별 검색 기능을 제공합니다.

전체

  • 내가 작성하거나, 처리할 사람에 포함된 문서와 공유 받은 문서를 확인하고 인쇄할 수 있습니다.
  • 최신 공유 소식에 과거/현재 시점에 노출되는 모든 문서를 조회할 수 있습니다.

진행 중

  • 내가 작성하거나, 처리할 사람에 포함된 문서 중 워크플로우가 진행 중인 건의 진행 상황을 확인합니다.
  • 워크플로우 상태는 처리 예정/처리할/처리한으로 구분됩니다.

  • 검색 영역에서 워크플로우 상태를 처리한으로 검색 시, 처리할 사람에 본인이 여러번 포함된 경우 '처리예정' 상태의 문서가 조회될 수 있습니다.

  • 처리할 사람에서 워크플로우 진행 상황이 시각적으로 표현되어 워크플로우 진행 상황을 빠르게 파악할 수 있습니다.
  • 처리할 사람 라인 내 사용자가 화면보다 길 경우 워크플로우 라인 오른쪽에 접힘 버튼이 생성됩니다. 접힘 버튼을 클릭해 워크플로우 라인의 모든 처리자를 확인할 수 있습니다.

  • 처리한: 워크플로우 처리 후 다음 처리자에게 워크플로우가 넘어간 상태입니다.
  • 처리할: 워크플로우 처리를 해야하는 문서입니다. 내 공간 > 처리할 문서 영역에서도 확인 가능합니다. 처리할 문서를 처리하면 처리한으로 변경됩니다.
  • 처리 예정: 처리할 사람에 내가 포함되어 있는 문서로, 순서가 도래하지 않은 처리할 문서입니다.

완료

  • 내가 작성 또는 처리한 문서 중 워크플로우가 완료된(완료/거절) 문서가 보관됩니다.
  • 동료에게 공유받은 문서를 확인할 수 있습니다.

문서 조회

문서 내용 및 처리한 사람 목록, 공유 의견, 정보 변경 내역을 확인합니다.

① 공유 의견을 작성하거나, 이전에 작성한 공유 의견을 삭제합니다. 다른 사원이 작성한 공유 의견을 확인합니다.

인쇄를 클릭하여 인쇄 미리보기를 확인하고 문서를 인쇄합니다. 공유 의견 포함 여부를 선택할 수 있습니다.

  • WORKPLACE [관리] > [회사 로고 및 컬러 관리]에서 회사 로고 이미지를 PC에 적용한 경우, 문서 출력 시 하단에 회사 로고 이미지가 표시됩니다.

업무 문서 조회

WORKPLACE에서 기본 제공하는 서식(부재 일정, 근무 결과 신청, 비용 정산 신청 등) 외, 회사에서 생성한 서식으로 작성된 문서를 조회합니다.

① 서식별 조회 권한을 부여 받고 서식을 '사용'으로 설정되었을 경우 사원에게 [내 공간] > [문서 보기] > [업무 문서 조회] 메뉴가 노출됩니다. 회사에서 해당 서식을 '사용하지 않음'으로 설정 시 이 메뉴는 보이지 않습니다.

② 조회할 서식을 선택합니다. 하나 이상의 서식에 대한 조회 권한이 있을 경우, 조회할 서식을 선택해야 합니다.

③ 검색할 조건을 입력하여 조회합니다. 작성일/작성자/문서 제목은 기본적으로 제공되는 검색 항목이며 설정에 따라 '텍스트' 입력 형식의 검색 항목이 더 추가될 수 있습니다.

④ 문서 조회 결과입니다. 작성일/작성자/문서 제목은 기본적으로 제공되는 결과 항목이며 회사의 설정에 의해 서식별 결과 항목이 추가될 수 있습니다. 단, 결과 항목에 표, 안내 문구, 스마트 에디터 컴포넌트는 제공되지 않습니다.

⑤ [보기] 버튼을 눌러 문서의 상세 내용을 확인합니다.

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아래 가이드에서 연관 정보를 확인할 수 있습니다.

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