사용하기 전에

Q. 워크플로우 서비스 사용 권한은 어떻게 획득하나요?

Q. 관리자가 설정한 결재선(처리한 사람)을 워크플로우 처리 중에 문서 작성자 또는 처리한 사람에 의해 변경될 수 있나요?

  • 관리자가 설정한 기본 처리자는 사용자가 삭제할 수 없습니다. 워크플로우에 필수로 추가되어야 하는 처리자는 '결재선 설정'에서 처리자로 추가하세요.

Q. 사용하던 결재 서식들은 활용 가능한가요?

  • 워크플로우 관리의 '일반 서식 설정' 기능을 통하여 활용할 수 있습니다. 양식이 정해져 있을 경우, 글양식을 사용하여 표 등의 형태를 구성할 수 있습니다. 모바일에서의 글양식은 편집기의 화면 제공 시 제약이 있어 에디터를 활용한 구성은 어렵습니다. 양식이 복잡한 경우 PC에서만 글양식을 사용하세요.

Q. 연차 신청 시 직급이 부장 이상인 직원들은 대표님의 결재까지 받도록 설정할 수 있나요?

  • 부재 일정 서식의 결재선 설정에서 기본 결재선 설정 이외에, 조건별 결재선을 추가로 설정할 수 있습니다. 조건별 결재선 설정 팝업에서 '부재 항목 사용'에 체크하고 연차를 선택합니다. '대상자 사용'에 체크하고 대상자의 인사 정보에 '직급' 선택 후, 우리 회사의 부장 이상의 직급을 모두 선택합니다. 다음 처리자 입력에서 '직접입력' 방식으로 대표님을 설정한 후 저장합니다.

소개

WORKPLACE의 워크플로우 서식을 우리 회사 환경에 맞게 설정합니다. 결재선을 사용하지 않거나 전 사원과 문서를 공유하도록 함으로써 소통이 잘 되는 사내 문화를 구축할 수 있습니다.

워크플로우 접속 방법

  • 워크플로우 서비스는 화면 상단에 위치한 서비스 상단 메뉴를 통해 접근할 수 있습니다.
  • 메뉴는 권한이 있는 사용자 화면에만 노출됩니다.

결재선 설정

서식별 결재선(처리할 사람)을 설정합니다. 결재선 설정은 차수별 상위 부서장, 차수별 Reports To 또는 특정 사원 단위로 설정 가능하며 조건별 결재선을 추가 설정할 수도 있습니다. 관리자가 설정한 기본 처리자는 사용자가 삭제할 수 없습니다.

결재선 설정으로 이동합니다.

② 카테고리를 클릭하여 서식을 선택하고 결재선 사용 여부를 선택합니다.

  • 결재선 '사용'이 기본 값으로 설정되어 제공됩니다.

  • 결재선 '사용'을 해제하면, 문서 서식에 결재선 설정 영역이 노출되지 않습니다.

③ (결재선 사용으로 설정 시) 추가 버튼을 클릭합니다.

④ 생성된 입력 필드에 처리자를 입력합니다.

결재선 항목 설명 선택 가능 경우 자동 동의 여부
N차 상위 부서장 작성자의 1~N차 상위 부서장을 자동으로 가져옵니다. 회사의 부서 Level만큼 지정할 수 있습니다. 기본 정보 설정의 부서 사용을 '예'로 설정한 경우에만 노출됩니다. 사용 가능
Reports To 차수가 자동으로 설정된 Reports To가 보입니다. 예를 들어 Reports To를 2번 설정하는 경우, 1차 Reports To, 2차 Reports To(Reports To's reports to)로 설정됩니다. 기본 정보 설정의 Reports To 사용을 '예'로 설정한 경우에만 노출됩니다. 사용 불가
직접 입력 사원명을 직접 입력하여 항상 해당 사원이 동의할 수 있도록 넣을 수 있습니다. 항상 선택 가능합니다. 사용 가능
  • [인사] > [인사 정보] >[기본 정보 설정]에서 Reports To 사용여부'예'로 설정한 경우 결재선 설정에서 처리자를 N차 Reports To로 선택할 수 있습니다.

  • 결재선에 자동 동의 대상자를 선택할 수 있습니다.

    • 자동 동의가 선택된 사원에게는 결재가 처리되는 시점에 자동 동의된 문서를 확인할 수 있는 안내 메일이 발송됩니다.

  • WORKPLACE를 그룹사 형태로 이용 시, 처리할 사람은 그룹사의 모든 사원을 선택할 수 있습니다. 자세한 설명은 그룹사 가이드를 참고하세요.

⑤ 순서 변경: 처리자의 처리 순서 변경이 가능합니다.

⑥ 삭제: 처리자 삭제가 가능합니다.

⑦ 우선 순위로 적용할 결재 조건이 있을 경우 조건별 결재선 추가를 클릭하여 설정합니다.

  • 조건별 결재선 설정 팝업이 노출됩니다.

  • 팝업의 상단 내용은 서식별 다르게 보여질 수 있습니다.

    • 부재 일정: 부재항목, 대상자의 인사 정보에 따른 설정이 가능합니다. (예: 부장 직급자의 연차 등록)
    • 증명서: 증명서 구분, 대상자의 인사 정보에 따른 설정이 가능합니다. (예: 파견직의 재직증명서 발급)
    • 비용 계획 신청/비용 정산 신청 : 대상자의 인사 정보에 따른 설정이 가능합니다. (예: A사업장 소속 사원의 정산 신청)
    • 일반 : 서식 구분, 대상자의 인사 정보에 따른 설정이 가능합니다.
    • 근무 계획 신청/근무 결과 신청/근무 결과 신청 취소: 대상자의 인사 정보에 따른 설정이 가능합니다.(예: 아르바이트의 근무 결과 신청)
  • 조건별 결재선 설정(예: 부재 일정 서식)

    • 부재 항목에 사용 시, '사용'에 체크하고 적용할 항목을 선택합니다.
    • 대상자에 사용 시, '사용'에 체크하고 적용할 대상자의 부서/직급/직책/고용형태/사업장 중 선택합니다. 부서/직급/직책/고용형태/사업장의 선택은 [인사] > [인사정보] > [기본 정보 설정]의 영향을 받을 수 있습니다. (예: 기본 정보 설정에서 직급을 '사용 안함'으로 설정 시 선택 항목에 직급이 보이지 않습니다.)
    • 추가 버튼을 눌러 처리할 사람(부서장, Reports To, 직접 입력)을 입력하고 자동 동의 여부를 체크합니다.
    • 확인을 누르면 조건별 결재선 추가가 완료됩니다. 조건별 결재선이 여러 개 추가되었을 시, 순위가 높은 것부터 실행되며 가장 마지막에 추가한 조건이 1순위로 적용됩니다.

⑧ 저장 버튼을 클릭합니다.

⑨ 비용 정산 신청, 비용 계획 신청 서식은 기본 결재선 이외에 위반 결재선을 추가로 설정할 수 있습니다.

  • 위반 결재선: 위반 결재선은 [비용] > [Self Check관리] > [감사 항목 관리]에서 감사 항목 생성 시 위반된 항목에 대하여 워크플로우를 지속할 경우 기본 결재선과 다른 결재선을 적용할 때 사용합니다. 위반 결재선은 기본 결재선보다 더 상위의 처리자나 비용 담당자를 직접 지정하여 활용하게 됩니다(예: 감사항목 위반 시 대표이사 결재 추가).
  • 위반 결재선 사용 여부가 체크되어 있어야 위반된 항목을 위반 결재선으로 결재 가능하도록 설정할 수 있습니다. 자세한 내용은 감사항목 생성 설명서를 참고하세요.

결재선 설정 팁

  • '결재선'은 '처리할 사람', '결재자'는 '처리자'를 의미합니다.
  • 관리자가 설정한 결재선에 유효하지 않은 결재자(퇴직, 휴직 일시정지 상태)가 발생할 경우, 워크플로우 관리자에게 결재선 변경 요청을 알리는 메일이 발송됩니다.
  • 관리자가 설정한 결재선에 공석인 부서장이 포함된 경우, 서식의 결재선은 공석 대상이 제외된 상태로 제공됩니다.

결재선 예외 관리

서식별로 설정된 결재선에서 처리자별로 예외 처리가 필요한 경우, 결재선 예외 관리에 등록합니다.

결재선 예외 관리로 이동합니다.

② 예외 내용을 입력하고 등록을 클릭하면, 하단 목록에 추가됩니다.

  • 원결재자별, 카테고리별, 서식별, 서식 세부 항목별 설정이 가능합니다.
  • 결재자 생략, 변경 설정 또는 자동 동의 설정이 가능하며, 변경 설정 시 결재 위임자를 지정해야 설정이 완료됩니다.
  • 중복된 예외 변경 설정을 등록할 수 없습니다.
  • WORKPLACE를 그룹사 형태로 이용 시, 원결재자와 변경할 결재자의 검색 범위는 그룹사 가이드를 참고하세요.

결재선 설정 팁

  • [삭제]를 클릭하여 예외 설정 항목을 삭제합니다.
  • 결재선 예외 설정이 문서 작성 시점에 반영된 경우, 결재선 예외 항목을 삭제하더라도 예외 설정이 유지됩니다.
  • 처리자가 퇴직 등의 사유로 예외 반영이 불가한 경우, 예외 설정은 시스템에서 자동으로 삭제되고 원래의 결재선이 적용됩니다.
  • 자동 동의 설정 시 처리해야 할 단계에 자동으로 동의되며 처리자에게 알림 메일이 발송됩니다.

설명 영역 관리

설명 영역을 이용해 사용자에게 문서 작성 가이드를 제공할 수 있습니다. 설명 영역에서 제공할 콘텐츠는 텍스트와 이미지를 이용하여 자유롭게 편집 가능합니다.

설명 영역 문구 예시

서식 설명 문구 예
부재 일정 휴가, 경조, 출장, 외근과 같은 부재 일정 공유에 활용하는 서식입니다.
비용 정산 신청 업무상 지출한 비용을 정산합니다. 법인 카드, 개인 카드, 현금 등 다양한 증빙으로 사용된 비용을 정산할 수 있습니다.
비용 계획 신청 업무상 지출할 비용 계획을 신청합니다. 비용계획을 미리 신청하면 그 비용 계획을 기반으로 간편하게 비용을 정산할 수 있습니다.
일반 교육 신청, 비품 구입 신청 등에 활용하는 서식입니다. 예상되는 경비 지출에 대해 사전 동의를 얻거나, 사내 직원과 공유할 수 있습니다.
증명서 회사에서 발급하는 증명서를 신청합니다. '알림'에 '완료' 알림이 생성되면, 그린팩토리 4층 업무데스크에 방문해 증명서를 수령하세요.
근무 계획 신청 시간 외 근무 계획이 있을 경우 근무 계획을 신청합니다.
근무 결과 신청 출퇴근 기록 변경 혹은 근로일에 연장 근무를 하였거나, 휴일/휴무일에 근무를 하였을 경우 근무 결과 신청 서식을 작성하여 승인을 받아야 연장(시간 외) 근로로 기록됩니다.

서식 권한 설정

서식별 작성 권한을 조직이나 권한, 사원 단위로 부여하거나 제외하는 설정을 합니다.

  • WORKPLACE를 그룹사 형태로 이용 시, 서식 권한은 원소속 사원 및 타 그룹사 소속의 겸직 사원을 권한자로 추가할 수 있습니다. 권한 설정 가이드는 그룹사 가이드를 참고하세요.

서식 권한 설정 팁

  • 서식 작성 권한이 없는 사용자의 화면에는 해당 서식이 노출되지 않습니다.
  • 퇴직한 사람이나 삭제된 권한, 부서가 있으면 목록에서 자동으로 삭제됩니다.

공유 설정

서식별 공유 상태를 설정합니다. 처리 완료된 문서에 의견을 공유합니다. 전 사원과 문서를 공유하도록 함으로써 오픈된 사내 문화를 구축할 수 있습니다.

  • WORKPLACE를 그룹사 형태로 이용 시, 공유 설정에 대한 자세한 설명은 그룹사 가이드를 참고하세요.

공유 설정 팁

  • 일부 공유의 경우, 조직이나 권한, 작성자의 부서, 사원 단위로 공유 대상을 선택할 수 있습니다.
  • 공유 상태는 결재 진행 중에 사용자에 의해 변경 가능합니다.

일반 서식 설정

기업 내규에 따른 워크플로우 서식을 추가하거나 삭제합니다. 표/이미지 삽입 등 서식별 글양식을 자유롭게 편집 가능한 에디터가 제공됩니다.

일반 서식 설정으로 이동합니다.

② 서식 추가를 '사용'으로 설정합니다.

③ [추가] 버튼을 눌러 서식을 추가합니다. 서식명을 입력합니다.

글양식 사용 여부에 체크 시 사용자의 문서 작성 화면에 설정된 양식이 노출됩니다.

⑤ 에디터를 사용하여 글 양식을 작성합니다.

⑥ [미리보기] 버튼을 눌러 양식을 확인합니다.

⑦ 저장 버튼을 누르면 설정된 양식이 저장되고, 문서 작성 화면에 적용됩니다.

일반 서식 추가 팁

  • 글양식을 'PC,모바일 모두'로 선택할 경우, 일부 편집 기능이 제한됩니다.
  • 글양식을 'PC만'으로 선택하여 작성하면 모바일에서는 글양식이 보이지 않습니다.

문서번호 관리

서식별로 문서 번호 채번 규칙을 설정하여 자유롭게 관리할 수 있습니다.

문서 번호 관리 팁

  • 먼저 문서 번호 형식을 선택합니다. 예: 연월일+서식 구분+일련 번호
  • 연월일 형식/서식 구분명/일련 번호 길이/구분자를 각각 선택합니다.
  • 문서 번호 사용 중에 규칙을 변경하면 변경 시점부터 작성된 문서에 적용됩니다.

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