문서 관리

결재 관리자가 시스템 상의 모든 문서를 조회할 수 있고, 처리 진행 중인 모든 문서의 결재선을 변경하거나 공유설정 변경, 처리자를 위임 처리할 수 있습니다. 문서를 숨기기하면 사용자 화면에 해당 문서가 노출되지 않도록 합니다.

  • 검색: 조회할 정보를 입력하면 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있습니다.
    • WORKPLACE를 그룹사 형태로 이용 시, 작성자는 그룹사 전체 사원을 검색할 수 있습니다. 작성자의 검색 가이드는 그룹사 가이드를 참고하세요.
  • 문서 조회: 목록에서 문서를 클릭하면 문서 상세 화면으로 이동합니다.
  • 문서 숨기기: 문서를 숨기기하면 사용자 화면에 해당 문서가 노출되지 않지만, 관리자는 문서 관리에서 조회 가능합니다. 결재 진행 중인 문서는 숨기기 할 수 없습니다.
  • 문서 보이기: 취소선이 표기된 문서 선택 후 보이기를 클릭하면 문서가 다시 관리자와 사용자의 화면에 노출됩니다.

  • 결재선 변경 및 위임: 워크플로우 관리자는 진행중인 문서의 처리할 사람을 추가하거나, 다음 결재자를 위임할 수 있습니다.

    • 처리자 추가: 처리할 사람 영역에서 [편집]을 눌러 문서 처리자를 추가합니다. 단, 다음 처리자 뒤로만 추가 가능합니다.
    • 처리자 위임: 다음 결재자의 처리 위임 필요 시 위임자를 검색하여 위임할 수 있습니다.
  • [다운로드]: 목록의 문서정보를 엑셀파일로 다운로드합니다.

문서 삭제

완료된 문서 중 필요에 따라 문서를 삭제할 수 있는 기능을 제공합니다. 문서 삭제 시, 서식별로 각 서비스에 입력된 데이터가 함께 삭제되며 삭제된 문서와 데이터는 복구할 수 없습니다. 문서 삭제는 신중하게 진행해야 하며, 서비스에 입력된 데이터 삭제가 필요 없는 경우 문서 숨기기 기능을 활용하기 바랍니다.

① [워크플로우] > [문서 관리]로 이동합니다.

② 완료된 문서 중 삭제가 필요한 문서를 눌러 문서 조회 화면에 진입합니다.

③ 하단의 [삭제] 버튼을 눌러 삭제 사유를 작성하고 [확인]을 눌러 문서를 삭제합니다.

문서 삭제 흐름

  • 마감된 문서의 삭제: 연차 마감이나 근무 마감, 회계 전표 마감된 문서는 각 관리자에게 마감 해제 요청 후 삭제 가능합니다.
    • 연차 마감: 연차 발생 기준 관리의 연차 사용 기간의 설정에 따라 전년도에 사용한 연차를 신청할 수 있는 기간이 정해지며, 해당 기간이 지난 연차 신청 문서는 인사 관리자에게 '연차 사용 기간' 변경 후 삭제할 수 있습니다.
    • 근무 마감: 기준일의 근로 시간이 확정된 근무 결과 신청 문서는 근무 관리자에게 확정 취소 요청 후 삭제할 수 있습니다.
    • 회계 전표 마감: 사용일의 해당 사업장 전표가 마감된 비용 정산 문서는 회계 관리자에게 마감 해제 요청 후 삭제할 수 있습니다.
  • 마감 전 문서 및 기타 문서: 마감 전의 문서 및 일반/증명서/근무 계획 신청/비용 계획 신청/회사 생성 서식으로 작성된 문서는 즉시 삭제 가능합니다.
  • 삭제된 문서는 [사용자] > [문서함] 및 [워크플로우 ]> [문서 관리]에서 더 이상 조회할 수 없습니다.

④ 삭제 완료된 문서는 Admin > 보안 > 문서 삭제 내역에 기록됩니다.

문서 삭제 시 변경사항

  • 연차/특별 휴가 : 사용된 연차나 휴가 일수가 복구됩니다.
  • 경조 휴가/출장 : 사용된 휴가일이 복구되며 지급된 경조금 /출장비 전표가 역분개됩니다.
  • 증명서 : 증명서 발급 내역이 삭제됩니다.
  • 근무 계획 신청 : 계획 신청 내역이 삭제됩니다.
  • 근무 결과 신청 : 출퇴근 체크 이외의 출근/퇴근/휴게/외부 근무 입력 시간이 삭제됩니다. 누적 근로 시간을 재계산합니다.
  • 비용 계획 : 계획 신청 내역이 삭제됩니다. 예산이 복구됩니다.
  • 비용 정산 : 정산 신청 내역이 삭제됩니다. 예산이 복구됩니다. 전표가 역분개됩니다.
  • 회사 생성 서식: 업무 문서 내역이 삭제됩니다.

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