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사용하기 전에

Q. 비용 서비스 권한은 어떻게 획득하나요?

• 비용 사용 권한 획득은 WORKPLACE 시작하기 > 관리자 역할을 참고하세요.

소개

WORKPLACE 비용 서비스는 사용중인 법인카드사와 연동하여 영수증 처리를 손쉽게 할 수 있으며, 비용 정산 신청 시 내외부 참석자를 추가하고 처리과정을 투명하게 관리할 수 있습니다.

비용 서비스 접속 방법

• 비용 서비스는 화면 상단에 위치한 메뉴를 통해 접근할 수 있습니다.
• 비용 메뉴는 권한이 있는 사용자에게만 노출됩니다.

환경 설정 관리

비용 서비스의 환경 설정에서는 결산 구분, 정산 가능 기간, 예산 사용 여부, 비용 계획 사용 여부, 카드사 연동 여부, Self Check 기준 등 기본 정보들을 설정합니다.

① 비용 > 설정 > 환경 설정 관리를 선택합니다.

② 결산 구분 값을 설정합니다.

• 결산구분은 회계에서 설정한 결산 월로 자동 설정됩니다.
• 해당 설정 값에 따라 회기에 적용되는 월이 다르게 적용됩니다.
  • 예시) 3월 결산은 회기가 4월부터 익년 3월까지 적용됩니다.

③ 정산 가능 기간을 설정합니다.

• 법인 카드 승인 내역에 대해 비용 정산 신청 가능 기간을 설정할 수 있습니다. 오랜 기간 정산하지 않아서 생기는 비용 관리의 Risk가 있다면 정산 가능 기간을 짧게 설정하여 사용 즉시 바로 바로 정산하도록 설정할 수 있습니다.
• 비용 사용일로부터 설정된 기간 내에 정산 가능하게 됩니다.
• '0일'로 설정 시 기간 제한 없이 정산 가능합니다.

④ 예산 사용 여부를 선택합니다.

• 회사의 비용 지출에 대한 예산을 부서별(혹은 개인별), 비용 항목별로 관리할 경우 사용합니다.
• 예산은 1년 단위로 수립할 수 있으며, 전년도 편성 내역을 가져와 손쉽게 적용할 수 있습니다.
• 예산 사용 여부를 N으로 설정 시 예산 통제, 예산 현황 등과 같은 예산과 관련된 일련의 기능을 사용할 수 없습니다.

⑤ 비용 계획 사용 여부를 선택합니다.

• 사용할 비용에 대한 계획을 신청할 경우 사용합니다. 참석자에게 미리 비용 지출 계획을 공유할 수 있으며 비용 계획이 정산으로 이어지게 되어 비용사용 후 간편하게 정산이 가능합니다.
• 비용 계획 사용 여부를 Y로 설정 시 사용자에게는 비용 계획 신청, 비용 관리 > 비용 계획 현황, 비용 관리자에게는 비용 > 비용 정산 관리 > 계획 현황 조회 메뉴가 오픈됩니다. 사용자가 신청한 비용계획 중 미정산 건이 있을 경우 내공간 정산내역 좌측에 비용 계획 정산 신청 영역이 노출됩니다.

⑥ 카드사 연동 여부를 선택합니다.

• 카드사 연동 솔루션을 통하여 Scraping 된 카드 이용 정보를 카드사로부터 전송받을 수 있습니다.
• 연동된 카드사에 저장된 모든 승인내역, 매입내역, 청구내역을 일단위로 제공합니다.
• 한국 시간 기준 새벽에 Batch 작업을 하여 전날의 승인 내역까지 확인할 수 있도록 합니다.
• 연동 카드사의 법인카드 등록 시 카드당 비용이 부과됩니다.
• 기본적으로 카드사 연동 여부 N으로 설정되어 있으며, 카드사 연동을 하는 경우 카드내역조회, , Self Check관리, Self Check 조회 메뉴가 오픈됩니다.

⑦ Self Check 기준을 설정합니다.

• 심야 시간을 설정합니다.
  • 심야 시간을 설정하면 해당 시간에 연동된 법인카드로 사용된 비용 정산 신청 내역을 조회할 수 있습니다.
  • [Self Check 관리] > [심야시간 사용]에서 심야 시간 사용 내역을 확인한 후 작성자에게 소명요청 할 수 있습니다.
• 근무 외 지역 거리를 설정합니다.
  • 근무 외 지역거리를 설정하면 연동된 법인카드로 사용된 사용처(가맹점)와 회사 주소지를 비교하여 해당 거리 이외의 지역에서 법인카드 사용 내역을 조회할 수 있습니다.
  • [Self Check 관리] > [근무 외 지역 사용]에서 근무 외 지역에서 사용한 내역을 확인한 후 작성자에게 소명요청 할 수 있습니다.
• 동일 시간 중복을 설정합니다.
  • 동일 시간 중복을 설정하면 해당 동일 시간에 연동된 법인카드로 사용된 비용 정산 신청 중복 내역을 조회할 수 있습니다.
  • [Self Check 관리] > [동일 시간 중복 사용]에서 중복 사용 내역을 확인한 후 작성자에게 소명요청 할 수 있습니다.
• 동일 사용처 중복을 설정합니다.
  • 동일 사용처 중복을 설정하면 비용 정산 신청시 입력된 사용처가 중복 입력된 내역을 조회할 수 있습니다.
  • [Self Check 관리] > [동일 사용처 중복 사용]에서 중복 사용 내역을 확인한 후 작성자에게 소명요청 할 수 있습니다.

예산과목코드 관리

예산과목을 설정하고 관리합니다.

① 비용 > 설정 > 예산과목코드관리를 선택합니다.

② 검색영역에서 예산과목명을 입력하여 원하는 결과를 빠르게 검색할 수 있습니다.

③ 예산과목 코드명을 수정하거나 이월여부, 순서, 사용여부를 변경할 수 있습니다.

• 이월은 회계의 결산구분을 기준으로 1년 내만 가능합니다. (예: 결산구분이 12월인 경우 이월은 당해 1월부터 12월까지만 가용예산 이월가능.)
• 사용 중인 예산과목을 '사용 안함'으로 수정하고자 할 때, 우선 설정 > 비용 항목 코드 관리에서 해당 예산과목이 선택되어 있는 비용항목을 다른 예산과목에 매칭하거나 그 비용 항목 코드 사용을 'N'으로 변경한 후 예산과목 사용을 'N'으로 변경해 주세요.

④ 추가를 클릭하여 신규 예산과목을 추가합니다.

⑤ [저장] 버튼을 클릭하여 저장합니다.

비용 항목 코드 관리

① 비용 > 설정 > 비용 항목 코드 관리를 선택합니다.

② 검색 영역에서 비용 항목명을 입력하여 원하는 결과를 빠르게 검색할 수 있습니다.

• 제공되는 비용 항목의 참석자 추가 여부, 청탁금지법 대상 확인 여부, 예산 과목(비용 > 환경 설정 관리에서 예산 '사용' 시), 계정 과목 및 사용 여부 수정이 필요할 경우 수정할 수 있습니다.

③ [추가]를 클릭하여 신규 비용 항목을 추가할 수 있습니다.

• 맨 아래에 신규 행이 생성됩니다.
• 비용 항목 코드를 입력합니다.
• 비용 항목 코드명을 입력합니다.

• 참석자 추가 여부를 선택합니다. [Y]인 경우 비용 정산 신청 작성 시 내부인 및 외부인 참석자를 입력할 수 있습니다.

• 청탁금지법대상 확인 여부를 선택합니다. [Y]인 경우 비용 정산 신청 작성 시 외부인 영역이 노출되고, 청탁금지법 대상 여부를 선택 및 입력할 수 있습니다.

• 예산 과목 코드를 선택합니다. [비용] > [환경 설정 관리]에서 예산을 '사용' 시에만 보이는 필드입니다.
• 회계에서 사용할 계정 과목을 선택합니다. 계정 과목을 선택하여야 [회계] > [설정] > [전표 양식 관리]에 자동으로 해당 비용 항목 코드 관련 전표 양식이 생성됩니다. 사용자가 추가한 비용항목으로 워크플로우 승인 시 자동으로 전표가 생성되도록 도와줍니다.
• 비용 항목 코드 사용 여부를 선택합니다.

④ [저장] 버튼을 클릭하여 저장합니다.

카드관리

카드사 연동에 필요한 각 카드사와 카드 정보를 관리합니다.

카드사 연동은 각 카드 회사의 법인고객 웹사이트 로그인 정보를 바탕으로 승인 내역을 자동으로 가져오는 방식입니다. 관리자는 회사가 사용중인 카드사의 로그인 ID와 비밀번호를 입력하여 카드 승인내역을 WORKPLACE로 가져올 수 있습니다. 카드사 로그인 ID 및 Password는 네이버 클라우드 플랫폼의 개인정보처리방침에 따라 Naver Cloud Platform WORKPLACE에 안전하게 저장/관리됩니다. 스크래핑 데이터는 승인/취소 건의 반영이 카드사 마다 달라, 비용 담당자는 승인 내역과 법인카드 홈페이지에서 제공하는 승인 내역과 비교 하길 권고합니다.

화면은 크게 상단의 카드사 관리 영역과 하단의 카드 정보 관리 영역으로 구성됩니다.

카드사관리

① 비용 > 설정 > 카드 관리를 선택합니다.

② '+ 카드사 추가' 버튼을 클릭하면 카드사 선택 팝업이 노출됩니다.

• 환경설정에서 카드사 연동을 'Y'로 설정한 경우,
  • 연동 탭: 카드사 연동솔루션을 통해 연동가능한 카드사(2018년 9월 현재 국민, 롯데, 비씨, 신한, 삼성, 하나SK, 현대, 농협, 우리)가 노출됩니다. 회사에서 사용 중인 신용카드사를 선택하고 저장을 누르면 카드관리의 상단 카드사 리스트에 해당 카드사가 추가됩니다. 이미 등록된 카드사는 회색으로 표기됩니다.
  • 미연동 탭: WORKPLACE에서 카드사 연동 서비스를 제공하지 않는 카드사 리스트입니다. 회사에서 사용하는 카드사가 있을 시 선택하고 저장을 누릅니다. 연동서비스가 제공되지 않으나 카드사를 등록하여야 개별 카드를 등록할 수 있습니다.

• 환경설정에서 카드사 연동을 'N'으로 설정한 경우, 탭은 제공되지 않습니다.

③ 환경 설정에서 카드사 연동을 해 둔 경우 ('비용 > 설정 > 환경 설정 관리'의 카드사 연동 여부가 Y일 경우)에 해당 영역이 보이며 ON으로 기본 설정됩니다. 특정 카드사의 연동을 중단할 경우, OFF로 변경할 수 있으며 연동 설정된 카드 연동이 중단됩니다.

• ON일 경우 카드사와 연동되어 있는 카드의 승인 내역, 매입 내역, 청구 내역 등을 일단위로 Scraping 해올 수 있습니다. 카드사 Scraping 가능 조건을 확인합니다.
  • 카드사 홈페이지의 로그인 ID와 Password를 입력합니다.
  • 연동 버튼을 클릭합니다.
    • Login ID/Password 입력오류가 발생하면 개별 카드 등록 후 유효성 검사 시 '로그인 오류' 상태로 표시됩니다. 카드별 유효성 검사 결과는 카드내역조회 > 연동오류현황에서 확인할 수 있습니다.
  • 연동 성공 시, 해당 카드사의 보유하고 있는 신용카드 리스트가 화면 하단의 카드정보관리 영역에 제공됩니다.
• OFF일 경우 카드 승인내역을 Scraping하지 않으나, 법인카드 정산 신청 등의 목적으로 법인카드 정보를 추가할 수 있습니다.

④ 카드사명 탭의 X를 눌러 등록된 카드사를 삭제할 수 있습니다. 삭제하려는 카드사로 등록된 법인카드가 있는 경우 해당 카드사의 법인카드를 모두 삭제 후 카드사 삭제가 가능합니다.

카드정보관리

⑤ 추가 버튼을 클릭하여 회사에서 사용할 법인카드를 추가합니다. 카드사 연동여부가 ON인 경우 법인카드 추가 시 카드당 비용이 부과됩니다.

• 카드사 연동이 안된 법인카드는 Scraping 기능은 사용할 수 없지만 비용 정산과 회계처리는 가능합니다.

• 카드번호/카드별칭/보유사원(카드 담당자)을 입력합니다.

  • 보유사원을 입력하면 법인카드 승인 내역을 제공하여 개인별 비용 정산을 손쉽게 진행할 수 있습니다.
  • WORKPLACE를 그룹사 형태로 이용 시, 원소속 사원 및 타 그룹사 소속의 겸직사원을 카드 보유사원으로 설정할 수 있습니다. 카드 보유사원 설정 범위는 그룹사 가이드를 참고하세요.

• 카드구분/결제일을 선택합니다. 카드 구분이 '법인(체크)'일 경우 결제계좌번호를 선택하여 입력하여야 합니다.

• 카드 유효기간을 MM/YY 형식으로입력합니다.

• 연동 Y/N을 선택합니다.

  • 카드 등록 후 개별카드 연동을 Y/N으로 변경할 수 있습니다. N인 상태에서 Y로 변경 후 저장 시 카드유효성검사가 진행됩니다.

• 연동상태: 등록된 법인카드 상태를 표시합니다.

  

  • 신규등록: 법인카드 신규 추가 시 '신규등록' 상태로 보입니다.
  • 연동등록: 법인카드사 로그인 정보 확인 시 발급된 모든 카드정보를 불러왔을 때 '연동등록'으로 표시됩니다.
  • 정상: 법인카드 유효성검사 결과 연동된 카드사이며 Scraping에 문제가 없는 경우 '정상'으로 표시됩니다.
  • 오류: 카드 번호, 카드 상태 (예: 분실,만료) 및 기타 정보가 정확하지 않을 시 '오류'로 표시됩니다.
  • 로그인 오류: 카드사 연동솔루션을 통해 Login Password가 정확하지 않을 경우 '로그인 오류'로 표시됩니다. 안전한 법인카드 홈페이지 이용이 가능하도록, 로그인 오류 상태에서는 해당 카드사에 대한 Scraping을 더이상 진행하지 않습니다.
  • 미연동: 해당 카드사가 연동되지 않은 카드사이거나 카드정보의 연동 상태를 N으로 체크한 경우 '미연동'으로 표시됩니다.
  • 오류/로그인 오류 상태의 연동현황은 카드 내역 조회 > 연동 오류 현황에 누적됩니다.

• 카드 사용 Y/N을 선택합니다. 사용을 'N'으로 변경하면, 비용정산 신청 시 카드 선택에 해당 카드가 노출되지 않습니다.

⑥ 카드유효성검사는 카드 상태의 변경이 필요할 경우 선택적으로 클릭하여 카드 유효성을 상시적으로 검사할 수 있습니다.

• 연동상태 '오류'로 표시되었을 시, 카드사 연동 여부 및 카드정보 재확인 후 유효성 검사를 진행합니다.
• 연동상태 '로그인 오류'로 표시되었을 시 카드사 로그인 정보를 정확하게 입력한 후 유효성 검사를 진행합니다.

⑦ 카드 선택 후 삭제 버튼을 눌러 카드를 삭제합니다.

⑧ 저장 버튼을 눌러 저장합니다.

⑨ 등록된 총 법인카드수와 연동상태별 카드수를 표시합니다. '비용 > 설정 > 환경설정관리'의 카드사 연동여부가 N일 경우 연동상태별 카드수는 표시되지 않습니다.

⑩ [다운로드] 버튼을 클릭하여 등록된 카드사별 카드정보를 다운로드합니다.

카드사 등록, 비용 정산(카드연동조회정산) 및 회계의 연결

법인카드 보유사원이 비용 정산 신청 시 연동된 카드승인내역을 조회하여 정산신청을 하면 해당 내용으로 회계에서 자동전표가 생성되고 회계관리자가 출금전표를 생성하면 정산한 비용은 사용자에게 입금됩니다.

카드사 연동을 하지 않더라도, 비용 정산 신청 시 법인 공용카드, 법인 개인카드 선택을 가능하게 할 수 있으며 등록된 법인카드 정산 내역은 회계 관리로 연결되어 전표 처리됩니다.