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사용하기 전에

Q. 비용 서비스 권한은 어떻게 획득하나요?

• 비용 사용 권한 획득은 WORKPLACE [k] 시작하기 > 관리자 역할을 참고하세요.

소개

WORKPLACE 비용 서비스는 사용 중인 법인카드사와 연동하여 영수증 처리를 손쉽게 할 수 있으며, 비용 정산 신청 시 내외부 참석자를 추가하고 처리 과정을 투명하게 관리할 수 있습니다.

비용 서비스 접속 방법

• 비용 서비스는 화면 상단에 위치한 메뉴를 통해 접근할 수 있습니다.
• 비용 메뉴는 권한이 있는 사용자에게만 노출됩니다.

환경 설정 관리

비용 서비스의 환경 설정에서는 결산 구분, 정산 가능 기간, 예산 사용 여부, 비용 계획 사용 여부, 카드사 연동 여부, Self Check 기준 등 기본 정보들을 설정합니다.

① 비용 > 설정 > 환경 설정 관리를 선택합니다.

② 결산 구분 값을 설정합니다.

• 결산구분은 회계에서 설정한 결산 월로 자동 설정됩니다.
• 해당 설정 값에 따라 회기에 적용되는 월이 다르게 적용됩니다.
  • 예시) 3월 결산은 회기가 4월부터 익년 3월까지 적용됩니다.

③ 정산 가능 기간을 설정합니다.

• 법인카드 승인내역에 대해 비용 정산 신청 가능 기간을 설정할 수 있습니다. 오랜 기간 정산하지 않아서 생기는 비용 관리의 Risk가 있다면 정산 가능 기간을 짧게 설정하여 사용 즉시 바로 바로 정산하도록 설정할 수 있습니다.
• 비용 사용일로부터 설정된 기간 내에 정산 가능하게 됩니다.
• '0일'로 설정 시 기간 제한 없이 정산 가능합니다.

④ 예산 사용 여부를 선택합니다.

• 회사의 비용 지출에 대한 예산을 부서별(혹은 개인별), 비용 항목별로 관리할 경우 사용합니다.
• 예산은 1년 단위로 수립할 수 있으며, 전년도 편성 내역을 가져와 손쉽게 적용할 수 있습니다.
• 예산 사용 여부를 N으로 설정 시 예산 통제, 예산 현황 등과 같은 예산과 관련된 일련의 기능을 사용할 수 없습니다.

⑤ 비용 계획 사용 여부를 선택합니다.

• 사용할 비용에 대한 계획을 신청할 경우 사용합니다. 참석자에게 미리 비용 지출 계획을 공유할 수 있으며 비용 계획이 정산으로 이어지게 되어 비용사용 후 간편하게 정산이 가능합니다.
• 비용 계획 사용 여부를 Y로 설정 시 사용자에게는 비용 계획 신청, 비용 관리 > 비용 계획 현황, 비용 관리자에게는 비용 > 비용 신청 현황 > 계획 신청 현황 메뉴가 오픈됩니다. 사용자가 신청한 비용계획 중 미정산 건이 있을 경우 내공간 > 미정산내역(비용 계획 정산 신청) 영역에 노출됩니다.

⑥ 카드사 연동 여부를 선택합니다.

• 카드사 연동 솔루션을 통하여 Scraping 된 카드 이용 정보를 카드사로부터 전송받을 수 있습니다.
• 연동된 카드사에 저장된 모든 승인내역, 매입내역, 청구내역을 일단위로 제공합니다.
• 한국 시간 기준 새벽에 Batch 작업을 하여 전날의 승인 내역까지 확인할 수 있도록 합니다.
• 연동 카드사의 법인카드 등록 시 카드당 비용이 부과됩니다.
• 기본적으로 카드사 연동 여부 N으로 설정되어 있으며, 카드사 연동을 하는 경우 카드내역조회, , Self Check관리, Self Check 조회 메뉴가 오픈됩니다.

⑦ Self Check 기준을 설정합니다.

• 심야 시간을 설정합니다.
  • 심야 시간을 설정하면 해당 시간에 연동된 법인카드로 사용된 비용 정산 신청 내역을 조회할 수 있습니다.
  • [Self Check 관리] > [심야시간 사용]에서 심야 시간 사용 내역을 확인한 후 작성자에게 소명요청 할 수 있습니다.
• 근무 외 지역 거리를 설정합니다.
  • 근무 외 지역거리를 설정하면 연동된 법인카드로 사용된 사용처(가맹점)와 회사 주소지를 비교하여 해당 거리 이외의 지역에서 법인카드 사용 내역을 조회할 수 있습니다.
  • [Self Check 관리] > [근무 외 지역 사용]에서 근무 외 지역에서 사용한 내역을 확인한 후 작성자에게 소명요청 할 수 있습니다.
• 동일 시간 중복을 설정합니다.
  • 동일 시간 중복을 설정하면 해당 동일 시간에 연동된 법인카드로 사용된 비용 정산 신청 중복 내역을 조회할 수 있습니다.
  • [Self Check 관리] > [동일 시간 중복 사용]에서 중복 사용 내역을 확인한 후 작성자에게 소명요청 할 수 있습니다.
• 동일 사용처 중복을 설정합니다.
  • 동일 사용처 중복을 설정하면 비용 정산 신청시 입력된 사용처가 중복 입력된 내역을 조회할 수 있습니다.
  • [Self Check 관리] > [동일 사용처 중복 사용]에서 중복 사용 내역을 확인한 후 작성자에게 소명요청 할 수 있습니다.

예산 과목 코드 관리

예산 과목을 설정하고 관리합니다.

① 비용 > 설정 > 예산 과목 코드 관리를 선택합니다.

② 검색영역에서 예산과목명을 입력하여 원하는 결과를 빠르게 검색할 수 있습니다.

③ 예산과목 코드명을 수정하거나 이월여부, 순서, 사용여부를 변경할 수 있습니다.

• 이월은 회계의 결산구분을 기준으로 1년 내만 가능합니다. (예: 결산구분이 12월인 경우 이월은 당해 1월부터 12월까지만 가용예산 이월가능.)
• 사용 중인 예산과목을 '사용 안 함'으로 수정하고자 할 때, 우선 설정 > 비용 항목 코드 관리에서 해당 예산과목이 선택되어 있는 비용항목을 다른 예산과목에 매칭하거나 그 비용 항목 코드 사용을 'N'으로 변경한 후 예산과목 사용을 'N'으로 변경해 주세요.

④ 추가를 클릭하여 신규 예산과목을 추가합니다.

⑤ [저장] 버튼을 클릭하여 저장합니다.

비용 항목 코드 관리

① 비용 > 설정 > 비용 항목 코드 관리를 선택합니다.

② 검색 영역에서 비용 항목명을 입력하여 원하는 결과를 빠르게 검색할 수 있습니다.

• 제공되는 비용 항목의 참석자 추가 여부, 청탁금지법 대상 확인 여부, 예산 과목(비용 > 환경 설정 관리에서 예산 '사용' 시), 계정 과목 및 사용 여부 수정이 필요할 경우 수정할 수 있습니다.

③ [추가]를 클릭하여 신규 비용 항목을 추가할 수 있습니다.

• 맨 아래에 신규 행이 생성됩니다.
• 비용 항목 코드를 입력합니다.
• 비용 항목 코드명을 입력합니다.

• 참석자 추가 여부를 선택합니다. [Y]인 경우 비용 정산 신청 작성 시 내부인 및 외부인 참석자를 입력할 수 있습니다.

• 청탁금지법대상 확인여부를 선택합니다. [Y]인 경우 비용 정산 신청 작성 시 외부인 영역이 노출되고, 청탁금지법 대상 여부를 선택 및 입력할 수 있습니다.

• 예산 과목 코드를 선택합니다. [비용] > [환경 설정 관리]에서 예산을 '사용' 시에만 보이는 필드입니다.
• 회계에서 사용할 계정 과목을 선택합니다. 계정 과목을 선택하여야 [회계] > [설정] > [전표 양식 관리]에 자동으로 해당 비용 항목 코드 관련 전표 양식이 생성됩니다. 사용자가 추가한 비용항목으로 워크플로우 승인 시 자동으로 전표가 생성되도록 도와줍니다.
• 비용 항목 코드 사용여부를 선택합니다.

④ [저장] 버튼을 클릭하여 저장합니다.

카드 관리

카드사 연동에 필요한 각 카드사와 카드 정보를 관리합니다.

카드사 연동은 각 카드 회사의 법인고객 웹사이트 로그인 정보를 바탕으로 승인내역을 자동으로 가져오는 방식입니다. 관리자는 회사가 사용 중인 카드사의 로그인 ID와 비밀번호를 입력하여 카드 승인내역을 WORKPLACE로 가져올 수 있습니다. 카드사 로그인 ID 및 Password는 네이버 클라우드 플랫폼의 개인정보처리방침에 따라 Naver Cloud Platform WORKPLACE에 안전하게 저장/관리됩니다. 스크래핑 데이터는 승인/취소 건의 반영이 카드사 마다 달라, 비용 담당자는 승인 내역과 법인카드 홈페이지에서 제공하는 승인 내역과 비교 하길 권고합니다.

화면은 크게 상단의 카드사 관리 영역과 하단의 카드 정보 관리 영역으로 구성됩니다.

카드사 관리

① 비용 > 설정 > 카드 관리를 선택합니다.

② '+ 카드사 추가' 버튼을 클릭하면 카드사 선택 팝업이 노출됩니다.

• 환경설정에서 카드사 연동을 'Y'로 설정한 경우,
  • 연동 탭: 카드사 연동솔루션을 통해 연동가능한 카드사(국민, 현대, 삼성, BC, 신한(신용/체크), 하나SK, 우리, 농협, 롯데 )가 노출됩니다. 회사에서 사용 중인 신용카드사를 선택하고 저장을 누르면 카드 관리의 상단 카드사 리스트에 해당 카드사가 추가됩니다. 이미 등록된 카드사는 회색으로 표기됩니다.
  • 미연동 탭: WORKPLACE에서 카드사 연동 서비스를 제공하지 않는 카드사 리스트입니다. 회사에서 사용하는 카드사가 있을 시 선택하고 저장을 누릅니다. 연동서비스가 제공되지 않으나 카드사를 등록하여야 개별 카드를 등록할 수 있습니다.

• 환경설정에서 카드사 연동을 'N'으로 설정한 경우, 탭은 제공되지 않습니다.

③ 환경 설정에서 카드사 연동을 해 둔 경우 ('비용 > 설정 > 환경 설정 관리'의 카드사 연동 여부가 Y일 경우)에 해당 영역이 보이며 ON으로 기본 설정됩니다. 특정 카드사의 연동을 중단할 경우, OFF로 변경할 수 있으며 연동 설정된 카드 연동이 중단됩니다.

• ON일 경우 카드사와 연동되어 있는 카드의 승인 내역, 매입 내역, 청구 내역 등을 일단위로 Scraping 해올 수 있습니다. 카드사 Scraping 가능 조건을 확인합니다.
  • 카드사 홈페이지의 로그인 ID와 Password를 입력합니다.
  • 연동 버튼을 클릭합니다.
    • Login ID/Password 입력오류가 발생하면 개별 카드 등록 후 유효성 검사 시 '로그인 오류' 상태로 표시됩니다. 카드별 유효성 검사 결과는 카드내역조회 > 연동오류현황에서 확인할 수 있습니다.
  • 연동 성공 시, 해당 카드사의 보유하고 있는 신용카드 리스트가 화면 하단의 카드정보관리 영역에 제공됩니다.
• OFF일 경우 카드 승인내역을 Scraping하지 않으나, 법인카드 정산 신청 등의 목적으로 법인카드 정보를 추가할 수 있습니다.

④ 카드사명 탭의 X를 눌러 등록된 카드사를 삭제할 수 있습니다. 삭제하려는 카드사로 등록된 법인카드가 있는 경우 해당 카드사의 법인카드를 모두 삭제 후 카드사 삭제가 가능합니다.

카드 정보 관리

⑤ 추가 버튼을 클릭하여 회사에서 사용할 법인카드를 추가합니다. 카드사 연동여부가 ON인 경우 법인카드 추가 시 카드당 비용이 부과됩니다.

• 카드사 연동이 안된 법인카드는 Scraping 기능은 사용할 수 없지만 비용 정산과 회계처리는 가능합니다.

• 카드번호/카드별칭/보유사원(카드 담당자)을 입력합니다.

  • 보유사원을 입력하면 법인카드 승인 내역을 제공하여 개인별 비용 정산을 손쉽게 진행할 수 있습니다.
  • WORKPLACE를 그룹사 형태로 이용 시, 원소속 사원 및 타 그룹사 소속의 겸직 사원을 카드 보유사원으로 설정할 수 있습니다. 카드 보유사원 설정 범위는 그룹사 가이드를 참고하세요.

• 카드구분/결제일을 선택합니다. 카드 구분이 '법인(체크)'일 경우 결제 계좌번호를 선택하여 입력하여야 합니다.

• 카드 유효기간을 MM/YY 형식으로입력합니다.

• 연동 Y/N을 선택합니다.

  • 카드 등록 후 개별카드 연동을 Y/N으로 변경할 수 있습니다. N인 상태에서 Y로 변경 후 저장 시 카드유효성검사가 진행됩니다.

• 연동 상태: 등록된 법인카드 상태를 표시합니다.

  

  • 신규 등록: 법인카드 신규 추가 시 '신규 등록' 상태로 보입니다.
  • 연동 등록: 법인카드사 로그인 정보 확인 시 발급된 모든 카드정보를 불러왔을 때 '연동 등록'으로 표시됩니다.
  • 정상: 법인카드 유효성검사 결과 연동된 카드사이며 Scraping에 문제가 없는 경우 '정상'으로 표시됩니다.
  • 오류: 카드 번호, 카드 상태 (예: 분실,만료) 및 기타 정보가 정확하지 않을 시 '오류'로 표시됩니다.
  • 로그인 오류: 카드사 연동솔루션을 통해 Login Password가 정확하지 않을 경우 '로그인 오류'로 표시됩니다. 안전한 법인카드 홈페이지 이용이 가능하도록, 로그인 오류 상태에서는 해당 카드사에 대한 Scraping을 더이상 진행하지 않습니다.
  • 미연동: 해당 카드사가 연동되지 않은 카드사이거나 카드정보의 연동 상태를 N으로 체크한 경우 '미연동'으로 표시됩니다.
  • 오류/로그인 오류 상태의 연동현황은 카드 내역 조회 > 연동 오류 현황에 누적됩니다.

• 카드 사용 Y/N을 선택합니다. 사용을 'N'으로 변경하면, 비용정산 신청 시 카드 선택에 해당 카드가 노출되지 않습니다.

⑥ 카드유효성검사는 카드 상태의 변경이 필요할 경우 선택적으로 클릭하여 카드 유효성을 상시적으로 검사할 수 있습니다.

• 연동 상태 '오류'로 표시되었을 시, 카드사 연동 여부 및 카드정보 재확인 후 유효성 검사를 진행합니다.
• 연동 상태 '로그인 오류'로 표시되었을 시 카드사 로그인 정보를 정확하게 입력한 후 유효성 검사를 진행합니다.

⑦ 카드 선택 후 삭제 버튼을 눌러 카드를 삭제합니다.

⑧ 저장 버튼을 눌러 저장합니다.

⑨ 등록된 총 법인카드수와 연동 상태별 카드수를 표시합니다. '비용 > 설정 > 환경 설정 관리'의 카드사 연동여부가 N일 경우 연동 상태별 카드수는 표시되지 않습니다.

⑩ [다운로드] 버튼을 클릭하여 등록된 카드사별 카드정보를 다운로드합니다.

카드사 등록, 비용 정산(카드 연동 조회 정산) 및 회계의 연결

법인카드 보유사원이 비용 정산 신청 시 연동된 카드 승인내역을 조회하여 정산 신청을 하면 해당 내용으로 회계에서 자동전표가 생성되고 회계 관리자가 출금 전표를 생성하면 정산한 비용은 사용자에게 입금됩니다. 해외에서 카드 사용 후 정산 시 정확한 사용내역 제공이 어렵습니다. 가급적 해당 건은 직접정산으로 추가하여 정산하시기 바랍니다.

카드사 연동을 하지 않더라도, 비용 정산 신청 시 법인 공용카드, 법인 개인카드 선택을 가능하게 할 수 있으며 등록된 법인카드 정산 내역은 회계 관리로 연결되어 전표 처리됩니다.