감사항목관리

비용 계획 신청 시 총 지출 계획 금액에 대한 기준을 설정하거나 비용 정산 신청 시 결제 방법이나 사용 위치, 사용 시간에 따른 금액 제한을 두어 사용자가 비용 계획이나 정산 문서 작성 시 미리 정해진 제한 사항을 확인할 수 있는 Self check 기능을 제공합니다. 외부인이 포함된 경우 인당 사용 금액을 제한할 수 있어 부정 청탁 및 금품 수수 금지 법률(김영란법) 대응이 가능합니다.

WORKPLACE가 제공한 감사 항목 템플릿을 기반으로 비용 계획, 비용 정산에 대한 감사 기준을 생성하고 관리합니다.

Self Check > 감사 항목 관리로 이동합니다.

검색 버튼: 감사 항목명, 적용 상태(적용/일시정지/임시 저장), 적용 단계(비용 계획 신청/비용 정산 신청)를 입력하여 원하는 감사 항목을 빠르게 조회할 수 있습니다.

추가 버튼: 새로운 감사 항목을 추가합니다. 추가 버튼을 누르면 감사 항목 템플릿 조회 팝업이 노출됩니다.

  • 제공된 템플릿의 감사 규칙(외부인/기준 금액/결제 방법/지역/시간)을 확인하여 생성할 감사 내용에 알맞은 템플릿을 선택 후 감사 항목 추가 버튼을 클릭하면 신규 감사 항목 생성 화면으로 이동됩니다.
  • 일정 금액 이상의 비용을 사용하지 못하도록 제한하거나, 기존 결재선과 다른 결재선 (예: 대표이사 결재 포함)을 이용하고자 하는 경우 감사 규칙에 기준금액이 표시된 템플릿을 사용합니다.
  • 특정 결제 수단으로 일정 금액 이상을 사용하지 못하도록 제한하거나, 기존 결재선과 다른 결재선(예: 대표이사 결재 포함)을 이용하고자 하는 경우 감사 규칙에 기준 금액, 결제 방법이 표시된 템플릿을 사용합니다.
  • 본사로부터 일정 거리 이상 떨어진 곳에서 일정 금액 이상을 사용하지 못하도록 제한하거나, 기존 결재선과 다른 결재선(예: 대표이사 결재 포함)을 이용하고자 하는 경우 감사 규칙에 기준 금액과 거리가 표시된 템플릿을 사용합니다. 이때 본사로부터의 거리를 측정하기 위하여, [관리] >[ 기본 환경] > [회사 정보 관리]에 본사 주소가 정확하게 등록되어야 하며 법인 카드 연동으로 사용처의 주소가 포함된 경우에만 활용 가능합니다.
  • 휴일이나 평일 특정 시간에 일정 금액 이상의 비용을 사용하지 못하도록 제한하거나, 기존 결재선과 다른 결재선(예: 대표이사 결재 포함)을 이용하고자 하는 경우 감사규칙에 기준금액과 시간이 표시된 템플릿을 사용합니다. 이때 평일 특정시간을 확인하기 위하여 법인카드 연동으로 카드 승인시간이 포함된 경우에만 활용 가능합니다.
  • 청탁금지법 대상이 포함된 경우에는 해당 비용 건의 인당 사용 금액을 제한할 수 있습니다. 인당 일정 금액 이상 사용을 제한하고자 하는 경우 감사규칙에 외부인이 표시된 템플릿을 사용합니다.

[삭제] 버튼: 감사항목을 선택 후 삭제버튼을 클릭하여 삭제합니다. 단, 감사항목이 사용 중일 때는 삭제할 수 없습니다.

감사 항목명을 클릭하면 감사 항목의 상세 내용을 확인할 수 있습니다.

감사 항목 설정 및 적용

감사 항목 적용의 예

총금액 제한을 위한 감사항목 생성

비용 계획 신청이나 비용 정산 신청 시의 총금액 제한에 대한 감사 항목을 정의합니다. 감사 항목 템플릿 선택 팝업에서 '기준 금액' 감사 규칙이 적용된 템플릿을 선택합니다.

감사 항목 템플릿:

  • 선택한 감사 항목 템플릿의 ID, 템플릿명 등이 노출됩니다. 예제 문구는 WORKPLACE에서 해당 감사 템플릿의 이해를 돕고자 작성된 것입니다.

감사 개요:

  • 감사항목명: 감사항목명을 입력합니다.
  • 설명: 감사 항목에 대한 설명을 입력합니다.
  • 적용단계: 감사항목이 적용될 단계를 선택합니다.
    • 총금액 제한 감사항목은 비용계획신청, 비용정산신청 단계에 모두 적용할 수 있습니다.

감사적용 대상:

  • 비용 항목: 감사 항목을 적용할 비용 항목을 보여줍니다.
  • 귀속 부서: 감사를 적용하려는 비용 귀속 부서를 입력합니다. '조직도'를 클릭하여 적용 부서를 선택하거나, 전체에 체크하면 모든 부서에 적용됩니다. 예산을 부여 받은 개인도 비용 귀속 부서로 보나, 이 경우는 ⑤ 예외설정 탭에서 해당 사원명을 입력하고 위반 금액을 설정하세요.
  • 직급: 감사를 적용하려는 직급을 입력합니다. 선택한 직급은 입력란 아래에 표기됩니다. 전체에 체크하면 모든 직급에 적용됩니다. [인사] > [인사 정보] > [기본 정보 설정]에서 직급을 '사용 안함'으로 설정한 경우 직급 입력 영역은 보여지지 않습니다.
  • 직책: 감사를 적용하려는 직책을 입력합니다. 선택한 직책은 입력란 아래에 표기됩니다. 전체에 체크하면 모든 직책에 적용됩니다. [인사] > [인사 정보] > [기본 정보 설정]에서 직책을 '사용 안함'으로 설정한 경우 직책 입력 영역은 보여지지 않습니다.

기본 금액 탭:

  • 비용 계획이나 비용정산 시 제한할 기준 금액을 입력합니다.

예외 설정 탭:

  • 특정 사원 혹은 부서장에게 예외 위반 금액을 설정하고자 할 때 입력합니다. (예: 영업팀 사원 혹은 영업팀장)
  • 예외 금액이 설정된 사원 및 부서장은 감사 적용 시 기본 금액이 아닌 예외 금액으로 적용됩니다.

감사 위반 처리:

  • 회사의 감사 기준에 따라 위반 항목이 있더라도 결재를 진행하여 처리할 수 있도록 하였습니다.
  • 상신 불가: 비용 계획 신청 또는 비용 정산 신청 시 위반 메세지가 노출되며 결재 진행이 되지 않습니다.
  • 상신 가능: 위반 메세지가 노출되나 상신 가능하며 적용할 결재선(기본 결재선/위반 결재선)을 선택합니다. 위반 결재선 설정 방법은 결재선설정 가이드를 참조하세요. 위반 결재선이 미사용으로 되어 있는 경우 [워크플로우] > [결재선 설정]에서 '사용'으로 변경합니다.

감사 항목 저장:

  • 임시 저장 : 감사 항목 생성 작업 임시저장이며 실제 비용계획신청이나 비용 정산 신청에 적용되지 않습니다.
  • 적용 : 감사 항목 입력 완료 후 적용 버튼 클릭 시 내용이 저장되며 실제 적용됩니다.
  • 일시 정지 : 적용된 감사 항목에 대해 일시 정지 할수 있으며 일시정지를 취소할 때까지 해당 감사 항목은 비용 계획, 비용 정산 시 적용되지 않습니다.
  • 취소 : 이전 감사 항목 목록 화면으로 이동합니다. 입력 또는 수정 작업 중 이라면 취소 여부를 확인하고 이동합니다.

결제방법, 지역, 시간에 따른 총금액 제한을 위한 감사항목 생성

결제 방법/사용 지역/사용 시간을 포함한 총 사용 금액을 제한할 경우의 감사 항목을 정의합니다. 감사 규칙에 따라 보이는 영역이 상이할 수 있습니다.

감사 항목 템플릿:

  • 선택한 감사항목 템플릿의 ID, 템플릿명 등이 노출됩니다. 예제문구는 WORKPLACE에서 해당 감사 템플릿의 이해를 돕고자 작성된 것입니다.

감사 개요:

  • 감사 항목명: 감사 항목명을 입력합니다.
  • 설명: 감사 항목에 대한 설명을 입력합니다.
  • 적용 단계: 감사 항목이 적용될 단계를 보여줍니다.
    • 결제 방법/지역/시간을 포함한 기준 금액 제한 감사 항목은 비용 정산 신청 단계에만 적용됩니다.
    • 기준 금액을 제한하거나 외부인 포함 시 인당 사용금액 제한 감사 항목은 비용 계획 신청, 비용 정산 신청 단계에 모두 적용할 수 있습니다.

감사 적용 대상:

  • 비용 항목: 감사 항목을 적용할 비용 항목을 보여줍니다.
  • 귀속 부서: 감사를 적용하려는 비용 귀속 부서를 입력합니다. '조직도'를 클릭하여 적용 부서를 선택하거나, 전체에 체크하면 모든 부서에 적용됩니다. 예산을 부여 받은 개인도 비용 귀속 부서로 보나, 이 경우는 ⑤ 예외설정 탭에서 해당 사원명을 입력하고 위반 금액을 설정하세요.
  • 직급: 감사를 적용하려는 직급을 입력합니다. 선택한 직급은 입력란 아래에 표기됩니다. 전체에 체크하면 모든 직급에 적용됩니다. '인사 > 인사정보 > 기본 정보 설정'에서 직급을 '사용 안 함'으로 설정한 경우 직급 입력 영역은 보여지지 않습니다.
  • 직책: 감사를 적용하려는 직책을 입력합니다. 선택한 직책은 입력란 아래에 표기됩니다. 전체에 체크하면 모든 직책에 적용됩니다. '인사 > 인사정보 > 기본 정보 설정'에서 직책을 '사용 안 함'으로 설정한 경우 직책 입력 영역은 보여지지 않습니다.

기본 금액 탭:

  • 비용정산 시 제한할 기준금액을 입력합니다.

예외 설정 탭:

  • 특정 사원 혹은 부서장에게 예외 위반 금액을 설정하고자 할 때 입력합니다. (예: 영업팀 사원 혹은 영업 팀장)
  • 예외 금액이 설정된 사원 및 부서장은 감사적용 시 기본 금액이 아닌 예외 금액으로 적용됩니다.

비용 정산 신청 위반 유형 입력:

  • 비용 정산 신청에만 적용되는 위반 유형입니다.
  • 감사 항목 템플릿은 아래의 3가지 위반 유형 중 한 가지씩 설정하도록 제공됩니다.
  • 결제 방법: 회사 내규 상 허용되지 않는 결제 수단을 입력합니다. 예를 들어 교통비는 개인카드, 현금 사용을 일정 금액 이상 사용을 제한할 경우 결제 방법에 개인카드, 현금을 체크합니다.
  • 지역: 회사 내규 상 본사로부터 일정 거리 이상 떨어진 곳에서 사용을 제한할 경우 해당 거리를 입력합니다. 입력한 거리 이상의 위치에서 비용지출을 제한합니다. 이때 본사로부터의 거리를 측정하기 위하여, [관리] > [기본 환경 ]> [회사 정보 관리]에 본사 주소가 정확하게 등록되어야 하며 법인카드 연동으로 사용처의 주소가 포함된 경우에만 활용 가능합니다. 예를 들어 간식비를 본사로부터 10km 이상 떨어진 곳에서는 사용을 제한할 경우 10km를 입력합니다.
  • 시간: 휴일이나 평일 특정 시간에는 사용을 제한할 경우 시간을 입력합니다. 평일인 경우 위반되는 시간 구간을 입력합니다. 휴일 선택 시 공휴일을 포함한 회사 휴일, 연차 사용일에 비용 사용을 제한합니다. 이때, 평일 특정 시간을 확인하기 위하여 법인 카드 연동으로 카드 승인 시간이 포함된 경우에만 활용 가능합니다. 예를 들어 연차일이나 평일 22시 이후에 사용을 제한할 경우 평일 체크 후 제한 시간 입력, 휴일 체크를 합니다.

감사 위반 처리:

  • 회사의 감사 기준에 따라 위반 항목이 있더라도 결재를 진행하여 처리할 수 있도록 하였습니다.
  • 상신 불가: 비용 정산 신청 시 위반 메세지가 노출되며 결재 진행이 되지 않습니다.
  • 상신 가능: 위반메세지가 노출되나 상신 가능하며 적용할 결재선(기본 결재선/위반 결재선)을 선택합니다. 위반 결재선 설정 방법은 결재선설정 가이드를 참조하세요. 위반 결재선이 미사용으로 되어 있는 경우 [워크플로우] > [결재선 설정]에서 '사용'으로 변경합니다.

감사 항목 저장:

  • 임시 저장 : 감사 항목 생성 작업 임시 저장이며 실제 비용 정산 신청에 적용되지 않습니다.
  • 적용 : 감사 항목 입력 완료 후 적용 버튼 클릭 시 내용이 저장되며 실제 적용됩니다.
  • 일시 정지 : 적용된 감사 항목에 대해 일시 정지 할수 있으며 일시 정지를 취소할 때까지 해당 감사 항목은 비용 정산 시 적용되지 않습니다.
  • 취소 : 이전 감사 항목 목록 화면으로 이동합니다. 입력 또는 수정 작업 중 이라면 취소 여부를 확인하고 이동합니다.

외부인이 포함된 인당 사용 금액 제한 감사항목 생성:

청탁금지법 대상 포함인 경우에 적용할 감사항목을 생성합니다. 감사항목 템플릿 선택 팝업에서 '외부인' 감사규칙이 적용된 템플릿을 선택합니다.

감사 항목 템플릿:

  • 선택한 감사 항목 템플릿의 ID, 템플릿명 등이 노출됩니다. 예제문구는 WORKPLACE에서 해당 감사 템플릿의 이해를 돕고자 작성된 것입니다.

감사 개요:

  • 감사 항목명: 감사항목명을 입력합니다.
  • 설명: 해당 감사항목에 대한 설명을 입력합니다.
  • 적용 단계: 감사 항목이 적용될 단계를 선택합니다.
    • 외부인이 포함된 인당 사용금액 제한 감사 항목은 비용 계획 신청, 비용 정산 신청 단계에 모두 적용할 수 있습니다.

감사 적용 대상:

  • 비용 항목: 해당 감사 항목을 적용할 비용 항목을 보여줍니다.
  • 귀속 부서: 외부인 참석자 혹은 청탁금지법 대상 유무 확인이 필요한 비용 항목의 감사 적용 대상은 전체 부서입니다.
  • 직급(책): 외부인 참석자 혹은 청탁금지법 대상유무 확인이 필요한 비용항목의 감사적용 대상은 전체 직급(책)입니다. [인사] > [인사 정보] > [기본 정보 설정]에서 직급(책)을 '사용 안함'으로 설정한 경우 직급(책)입력 영역은 보여지지 않습니다.

위반 기준 금액:

  • 청탁금지법 대상자 포함인 경우 1인당 지출 허용 금액을 제한합니다.
  • 설정된 위반 기준 금액 초과 시 위반 메세지가 노출되며 워크플로우 진행이 제한됩니다.
  • 회사 규정에 따라 금액 변경이 가능합니다.

감사 항목 저장:

  • 임시 저장 : 감사 항목 생성 작업 임시 저장이며 실제 비용 계획이나 비용 정산 신청에 적용되지 않습니다.
  • 적용 : 감사항목 입력 완료 후 적용 버튼 클릭 시 내용이 저장되며 실제 적용됩니다.
  • 일시 정지 : 적용된 감사 항목에 대해 일시 정지 할수 있으며 일시 정지를 취소할 때까지 해당 감사 항목은 비용 계획, 비용 정산 시 적용되지 않습니다.
  • 취소 : 이전 감사 항목 목록 화면으로 이동합니다. 입력 또는 수정 작업 중 이라면 취소 여부를 확인하고 이동합니다.

위반 및 소명관리

비용 정산 신청 후 워크플로우 처리가 완료되었더라도 동일 사용처 사용건, 휴일 사용건, 심야 시간 사용건, 근무 외 지역 사용건, 동일 시간 중복 사용건, 부적절 비용 집행건, 이중 비용 정산 신청 의심건에 대해 비용 정산 신청자로부터 입력 받은 소명 내용을 조회 및 관리할 수 있습니다. 리포트 > 각 현황에서 소명 요청 후 내용이 입력된 비용은 본 페이지에서 확인할 수 있습니다.

소명요청과 관리의 흐름

Self Check > 위반 및 소명 관리로 이동합니다.

검색 버튼: 귀속 부서/소명 요청일/증빙 유형/소명 요청 구분/소명여부를 입력하여 원하는 결과를 빠르게 검색할 수 있습니다.

  • 귀속 부서:
    • 비용 신청자가 2개 이상의 부서에 소속되었거나 개인에 부여한 예산이 있는 경우, 조회할 내용에 알맞은 비용 귀속 부서나 사원명을 입력하고 조회하세요.
    • 비용 신청자의 비용 귀속 부서가 명확한 경우 (소속 부서 1개) 해당 부서를 입력하고 조회하세요.
  • 소명 요청일 : 비용 관리자가 정산 신청자에게 소명을 요청한 날짜입니다. 소명요청은 리포트 > 각 사용현황에서 가능합니다.
  • 증빙 유형 : 법인(공용)/법인(개인)/법인(체크)/개인카드/현금 중 결제에 사용한 방식입니다.
  • 소명 요청 구분 : 동일 사용처 중복 사용/휴일 사용/심야 시간 사용/근무 외 지역 사용/동일 시간 중복 사용/부적절 비용 집행/이중 비용 정산 신청 의심 등에 해당되는 소명 구분입니다.
  • 소명 여부 : 비용 정산 신청자가 소명 요청 메일을 받고 소명한 경우 '완료'로, 소명하지 않은 경우 '미완료' 건으로 조회할 수 있습니다.

③ 정산 문서 번호를 클릭하여 비용 정산 신청 문서를 확인합니다.

④ 목록에서 비용 항목별로 조회할 수 있습니다.

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